Nach Tod oder Auszug

Welche Daten von Heimbewohnern müssen wie lange aufbewahrt werden?

Stuttgart - 27.04.2022, 07:00 Uhr

Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne: Im Rahmen der Heimversorgung sammeln sich Dokumente und sensible Daten an. (s / Foto: Inga Nielsen/AdobeStock)

Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne: Im Rahmen der Heimversorgung sammeln sich Dokumente und sensible Daten an. (s / Foto: Inga Nielsen/AdobeStock)


Im Rahmen der Heimversorgung sammeln und verarbeiten Apotheken eine Reihe personenbezogener (Gesundheits-)Daten. Hierzu gehören Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne. Was geschieht mit diesen Dokumenten, wenn Bewohnerinnen und Bewohner versterben oder aus dem jeweiligen Heim ziehen?

Gesundheitsversorgung bedeutet auch immer Datenverarbeitung – und das nicht erst seit Beginn des digitalen Zeitalters. Im Arzneimittel- und Apothekenrecht, vor allem in der Apothekenbetriebsordnung, ist den Apotheken eine Vielzahl von Dokumentationspflichten vorgegeben. Zugleich ist geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft den allgemeinen Apothekenbetrieb sowie das Qualitätsmanagement, den Umgang mit bestimmten Arzneimitteln, Medizinprodukten, Gefahrstoffen, Betäubungsmitteln sowie den Datenschutz, das Personalwesen und nicht zuletzt auch das Handels- und Steuerrecht. Im Rahmen des DAZ-Schwerpunkts „Bürokratie“ (DAZ 2019, Nr. 19, S. 60) wurde für alle Abonnenten das kostenlose Poster „Dokumentation in der Apotheke – Inhalte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen“ veröffentlicht. Die Übersicht ist auch im Downloadbereich von DAZ.online verfügbar.

Doch es gibt weitere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Apotheken, die sich auf bestimmte Versorgungsbereiche spezialisiert haben. Hierzu gehört die Heimversorgung. Gemeinsam mit dem jeweiligen Träger sollte die Kooperation von Anfang an vertraglich geregelt sein. Bei Heimversorgung KOMPAKT im Rahmen der INTERPHARM online 2022 betonte Professor Dr. Hilko J. Meyer, dass die wenigen gesetzlichen Vorgaben die Komplexität dieses Versorgungsbereiches kaum abbilden können. Umso mehr Bedeutung kommt dem Heimversorgungsvertrag zu. Einen entsprechenden Mustervertrag hat Meyer im Deutschen Apotheker Verlag herausgegeben.

Heimversorgende Apotheken sammeln spezielle Daten

Im Rahmen dieses Vertrags sollte sich zumindest die Datenschutzerklärung und Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung wiederfinden. Doch Apotheke und Heim beziehungsweise Heimbewohner können weitere Vereinbarungen zu den Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten treffen. Denn hierzu fehlen entsprechende Bestimmungen im bundesweit geltenden Heimgesetz, wie die Apothekerkammer Nordrhein (AKNR) auf Anfrage der DAZ erklärt. Auch im für NRW geltenden Wohn- und Teilhabegesetz finde man keine verbindlichen Fristen, die die Apotheke betreffen, sagt die Kammerjuristin Dorothea Scherbarth. Einziger Adressat von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sei immer nur die Pflegeeinrichtung.

Dabei sammeln und verarbeiten die Apotheken im Rahmen der Heimversorgung durchaus personenbezogen Daten, die über das übliche Maß hinausgehen. Hierzu gehören beispielsweise Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne. Wie ist mit diesen Dokumenten zu verfahren, wenn Bewohnerinnen und Bewohner versterben oder aus dem jeweiligen Heim ziehen? Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO), das Apotheken- und Arzneimittelgesetz enthalten für einzelne Dokumente im Zusammenhang mit der Heimversorgung keine Vorgaben. Einzig zur Dokumentation der Überprüfung der Arzneimittel in zu versorgenden Einrichtungen werden die Apotheken gemäß § 22 Abs. 1 ApBetrO verpflichtet. Die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen beträgt fünf Jahre.

30 Jahre Aufbewahrungsfrist – zumindest theoretisch denkbar

Bei allen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten stellt sich laut der AKNR-Juristin grundsätzlich die Frage, „ob und zu welchem Zweck noch zu einem späteren Zeitpunkt ein Rückgriff auf die Unterlagen geboten sein kann“. Das könnte strenggenommen eine Zeitspanne von 30 Jahren sein. Denn theoretisch, so Scherbarth, könnte ein Bewohner beziehungsweise dessen Angehörige wegen mutmaßlicher Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit klagen. Mit Blick auf diese Möglichkeit, wäre es vertretbar, alle Unterlagen sicherheitshalber 30 Jahre aufzubewahren, denn so lange beträgt die absolute Verjährungsfrist bei deliktischen Ansprüchen. Zwingend sei dies – weil gesetzlich nicht konkret geregelt – jedoch nicht.

Rechte und Pflichten zu (vorzeitigen) Löschung

Doch Bewohner und Patienten können jederzeit auch ihre Rechte auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geltend machen und eine Löschung ihrer Daten fordern. Dies könne aber nur die Daten betreffen, die abseits gesetzlicher Vorgaben gesammelt werden, macht die AKNR-Juristin deutlich. Die Dokumentation des Betäubungsmittelverkehrs (3 Jahre, § 13 Abs. 3 BtMVV) oder die Herstellungsprotokolle im Rahmen der Verblisterung (mindestens 5 Jahre, § 22 Abs. 1 ApBetrO) beispielsweise dürfen auf Wunsch nicht vorzeitig gelöscht werden. Wohl aber Einwilligungserklärungen, Lieferscheine oder Medikationspläne, deren Erstellung im Rahmen der Heimversorgung mit dem Träger beziehungsweise den Bewohnern vereinbart wurden.

Gesundheitseinrichtungen wie Apotheken sollten sich aber nicht nur verpflichtet fühlen, erhobene Daten aufzubewahren. Es gelte, so die AKNR, auch immer die Datenvermeidung beziehungsweise Datensparsamkeit. Dabei geht es um die Grundidee, dass bei der Datenverarbeitung nur so viele personenbezogene Daten gesammelt werden, wie für die jeweilige Anwendung unbedingt notwendig sind. So empfiehlt die Bundesapothekerkammer (BAK) allen heimversorgenden Apotheken, im Rahmen der Einwilligungserklärung (der Heimbewohner gegenüber der Apotheke) eine bestimmte Frist vorzusehen, wann welche Daten endgültig gelöscht werden – auch ohne ausdrückliches Verlangen der Bewohnerinnen und Bewohner. So könnte beispielsweise die bewohnerbezogene Medikationsdokumentation drei Jahre nach der letzten Eintragung oder im Todesfall gelöscht werden. Es sei denn, es gelten für bestimmte Arzneimittel (Betäubungsmittel, T-Rezeptverordnungen, Zubereitungen nach Transfusionsgesetz) längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen würden auch nach dem Tod des jeweiligen Patienten bestehen bleiben.

Die AKNR rät ihren Mitgliedern: „Sofern keine gesetzlichen Dokumentationspflichten einschlägig sind, sollte eine Aufbewahrung nur so lange erfolgen, wie es für die Zwecke der Datenverarbeitung zwingend erforderlich ist.“ Vorsorglich sollten Apotheken dieses Anliegen auch nochmal mit dem Gesundheitsamt beziehungsweise der örtlich zuständigen Arzneimittelaufsicht besprechen. Im Hinblick auf mögliche unterschiedliche Gesetze in den einzelnen Bundesländern, weist Kammerjuristin Dorothea Scherbarth auch darauf hin, die jeweilige Rechtslage anhand der dortigen Gesetze zu überprüfen.



Dr. Armin Edalat, Apotheker, Chefredakteur DAZ
redaktion@daz.online


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