Von BtM bis Transfusionsgesetz

Dokumentationspflichten in der Apotheke – was, wann, wie lange

Bonn - 02.01.2019, 07:00 Uhr

Apotheker unterliegen zahlreichen Dokumentationpflichten. (Foto: BillionPhotos.com/stock.adobe.com)

Apotheker unterliegen zahlreichen Dokumentationpflichten. (Foto: BillionPhotos.com/stock.adobe.com)


Drei, fünf, zehn oder gar dreißig Jahre: Je nach Dokument gelten in der Apotheke unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Hier die wichtigsten im Überblick. Außerdem: Was passiert mit den Unterlagen, wenn die Apotheke schließt?

Arzneimittel sind besondere Güter und deshalb müssen viele Dokumente in der Apotheke aufbewahrt werden, teilweise über viele Jahre. Das gilt nicht nur für BtM-Belege oder Rezepte und Lieferscheine verschreibungspflichtiger Tierarzneimittel, sondern auch für Nachweise von steuerbefreitem Alkohol oder Verbleibsnachweise nach dem Transfusionsgesetz. Wann darf diese Dokumentation eigentlich vernichtet werden? Geregelt ist dies größtenteils in §22 der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO).

Vieles aber nicht alles: 5 Jahre aufheben

Der Grundsatz in der ApBetrO lautet, dass alle Aufzeichnungen und Nachweise vollständig und mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre lang, aufzubewahren sind.

Der Einfachheit halber kann man sich hier merken: das meiste ist fünf Jahre zu dokumentieren. So zum Beispiel fast alles, was mit Labor und Rezeptur zu tun hat, also Plausiprüfungen, Herstellungsanweisungen, Herstellungsprotokolle und Prüfprotokolle für Rezeptur und Defektur. Das Einfuhrbuch über Importe nach §73 (3) AMG, Protokolle über Stationsbegehungen von Krankenhäusern und Altenheimen, Lieferscheine und Rezepte verschreibungspflichtiger Tierarzneimittel oder die AMK Meldungen sind ebenfalls fünf Jahre aufzubewahren.

Was gerne vergessen wird

Auch Lieferscheine mit der Chargenbezeichnung der jeweiligen Arzneimittel bei Lieferung von einer Apotheke an andere Apotheken oder dem Bezug von anderen Apotheken nach §17 ApBetrO (z.B. Einkaufsgemeinschaften, Haupt-und Filialapotheke, kollegiale Hilfe) sind über fünf Jahre zu dokumentieren.

Nicht vergessen werden sollte auch, dass Nachweise zu Sonderanfertigungen bei Medizinprodukten, also zum Beispiel bei Kompressionsstrümpfen, ebenfalls aufbewahrt und fünf Jahre dokumentiert werden müssen.  

DAP-Arbeitshilfe

Das DeutscheApothekenPortal stellt auf seiner Seite eine Arbeitshilfe „Dokumentation und Aufbewahrungsfristen“ zur Verfügung.



Lars Peter Frohn, Apotheker, Autor DAZ.online
radaktion@daz.online


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