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Management

So steigern Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit

Strategien gegen Reizüberflutung und Ablenkungsfallen

Im Mitarbeitergespräch will dem Apothekenleiter partout nicht das Argument einfallen, das er sich doch extra vorab überlegt hat. Dann kommt er einfach nicht auf den Namen des Kunden, obwohl es sich um einen Stammkunden handelt. Mit Konzentrationsschwächen kämpfen wir alle. Doch es gibt Strategien, mit denen uns das Vergessen schwer(er) fällt.

Störquellenanalyse durchführen

In einem bewegten und hektisch-stressigen Arbeitsalltag gibt es eine Vielzahl an Ablenkungsmöglichkeiten. Aufgrund der „Vorherrschaft“ der modernen Kommunikationsmedien wächst die Gefahr, dass wir permanent unterbrochen werden. Natürlich hat dies mit unserem individuellen Umgang mit jenen Kommunika­tionsmedien zu tun – wir selbst entscheiden, ob wir uns ablenken lassen wollen oder nicht. Auf der anderen Seite fällt es uns schwer, uns dem Zwang zu entziehen, zum Beispiel zeitnah auf eine wichtige Nachricht zu reagieren, die auf dem Smartphone eingeht. Darum könnte der erste Schritt zu einer gesteigerten Konzentra­tionsfähigkeit darin bestehen, sich seiner Störquellen bewusst zu werden und der Reizüberflutung konsequent gegenzusteuern.

Dazu notiert man eine Zeit lang alle Störquellen und analysiert, welche dieser Quellen man akzeptieren muss, weil sie unumgänglich sind. Gewiss aber wird es Störquellen geben, die man ausmerzen oder durch ein intelligentes Zeitmanagement in den Griff bekommen kann. Ein Beispiel für den Fall, dass das Smartphone als Störquelle identifiziert wurde: Das Handy bleibt in der Zeit von 9:00 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 17:00 Uhr aus, die Nachrichten – das gilt auch für Mails etc. – werden davor und danach, am besten zu einem festgelegten Zeitpunkt, im Paket gecheckt und ggf. beantwortet. Das schützt vor Ablenkung und hat zudem den Vorteil, dass man sich dann voll – und nicht nur wie sonst oft nur halbherzig – auf die Nachrichten auf dem Smartphone konzentriert.

Entscheidend ist dabei weniger die konkrete zeitliche Lösung, sondern die Absicht, unnötige Zeitfresser aufspüren und mögliche Ablenkungsstolpersteine eliminieren zu wollen. Dazu braucht man den festen Willen, die Fähigkeit auszubauen – oder diese Kompetenz wieder neu zu erlernen –, sich dem gegenwärtigen Augenblick und der Aufgabe, die hier und heute zu erledigen ist, zu widmen und sich darauf zu konzentrieren.

Übrigens: Solch eine Störquellenanalyse kann und sollte der Apothekenleiter gemeinsam mit dem Team durchführen, um Ablenkungsfallen zu entdecken, die sowohl ihn als auch seine Mitarbeiter in ihrer Konzentrationsfähigkeit beeinflussen.

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Warum nicht mal Mikado spielen? Dabei kann man die Konzentration spielerisch üben – lässt man sich ablenken, wackelt garantiert ein Stäbchen ...

Zeitdiebe festnehmen

Bei der Störquellenanalyse ist es hilfreich, zwischen Störungen zu unterscheiden, die man selbst verursacht, und Störungen, für die andere Personen die Verantwortung tragen. Zu den selbst ver­ursachten Zeitdieben gehören schlechte Organisation, fehlende Selbstdisziplin, der morgendliche Stau auf der Fahrt in die Apotheke und private Anrufe während der Arbeitszeit. Hier verfügt der Apothekenleiter über große Einflussmöglichkeiten, indem er die organisatorischen Abläufe und Pro­zesse in der Apotheke optimiert. Zudem sollte geprüft werden, ob es nicht zeitsparender wäre, mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit zu fahren.

Davon zu differenzieren sind die Zeitkiller, die zwar durch andere verursacht werden, die aber trotzdem beeinflusst werden können: fehlender Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern und dem Chef oder Überbelastung durch Aufgaben, die nicht unbedingt vom Apothekenleiter selbst erledigt werden müssen. Dieser sollte reflektieren, ob eine Entlastung durch professionelle Delegation möglich ist.

Konzentrationssteigernde Aktivitäten

Die Störquellenanalyse ist eine Möglichkeit, die äußeren Störungen in den Griff zu bekommen. Oft sind es aber eher die inneren Störungen, welche die Konzentration negativ beeinflussen, etwa wenn man durch Grübeleien ständig abgelenkt wird. Hier sind Konzentrationsübungen und die Fokussierung auf Tätigkeiten sinnvoll, die mittel- und langfristig helfen, sich dem einzelnen Augenblick zu widmen – und damit dem Kunden, der gerade beraten wird.

Zu jenen Tätigkeiten zählt das konzentrierte Versenken in einen Text, etwa in ein Buch. Indem wir uns für einen längeren Zeitraum ganz und gar in eine andere Welt begeben, trainieren wir unsere Konzentrationsfähigkeit. Selbstverständlich muss dies nicht unbedingt durch Lektüre geschehen. Jede Tätigkeit und Interaktion im privat-persönlichen Bereich, die eine Konzentration über einen längeren Zeitraum erfordert, kann dazu verhelfen. Man sollte experimentieren und so herausfinden, mit welcher Aktivität sich die Konzentrationsfähigkeit am besten steigern lässt.

Konkrete Übungen

Entspannung, Meditation und regelmäßige Bewegung gehören zu den Optionen, die Konzentration hoch zu halten. Wiederum gibt es kein Patentrezept; entscheidend sind der Wille und die Bereitschaft, sich der Reizüber­flutung zu entziehen, indem man sich die Zeit nimmt, durch äußere Ruhe zu einer inneren Ruhe zu gelangen, um so die Aufmerksamkeit ganz und gar auf eine Sache zu lenken.

Zudem bieten Gedächtnisübungen Gelegenheit, die Konzentrationsfähigkeit zu erhöhen. Der Nutzen liegt auf der Hand: Gewiss freut es den Stammkunden, wenn sich der Apothekenleiter nach dem Ausgang der wichtigen Prüfung des Sohnes erkundigt, von der er ihm vor einigen Wochen erzählt hat. Und es spart Zeit, wenn man sich Telefonnummern und bestimmte Preise merken kann.

In der Multitaskingwelt Zeit nehmen für äußere und innere Ruhe und sich einer Sache widmen.

Bildhaft denken

Grundlage eines Gedächtnisses in Höchstform ist die Fähigkeit zum bildhaften Denken. Das heißt: Immer dann, wenn man sich etwas merken will oder muss, macht man sich dazu eine bildhafte Vorstellung. Einfaches Beispiel: Es ist für die Kundenbindung immer von Vorteil, wenn der Apothekenleiter und das Team einen Kunden mit seinem Namen ansprechen. Darum verknüpfen sie den Namen des Kunden mit einem prägnanten äußerlichen Merkmal oder einem charakteristischen Verhalten zu einem eingängigen Bild: Der Name „Madel“ des Kunden, der die Apotheke oft wegen seines Heuschnupfens aufsucht, wird in Anlehnung an die „Nadel im Heuhaufen“ unter „Der Madel im Heuhaufen“ abgespeichert.

Sicherlich: Mancher Name ist eine Herausforderung; darum sind Übung und Training angesagt. So kann man den Namen im Stillen wiederholen und mit den Augen die Linien der einzelnen Buchstaben nachfahren, diesen also quasi „schreiben“. Damit nutzt man den auditiven Sinneskanal – man hört ja den Namen – und zugleich den visuellen Sinneskanal, nämlich das im Geiste geschriebene Wort, um sich den Namen einzuprägen.

Natürlich: Sich den Namen „Becker“ zu merken, ist einfach. Komplizierte Namen ohne konkrete Bedeutung dagegen fordern das Gedächtnis heraus: Darum zerlegt man den schwierigen Namen Trennkowitz in „Trenn ko witz“ und merkt ihn sich über die Eselsbrücke „Trenne keine Witze“. |

Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater

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