Management

Das Tu-es-gleich-Prinzip

Zeitmanagement in der Apotheke: Strategien gegen die „Aufschieberitis“

„Was du heute kannst besorgen, verschiebe getrost auf morgen“: Apotheker, die unter der Managerkrankheit „Aufschieberitis“ leiden, sollten feststellen, zu welchem Aufschieberitis-Typ sie gehören und die „Tu-es-gleich“-Haltung aufbauen.

Wer sich dem „inneren Schweinehund“ ausliefert, der einem einredet, eine Aufgabe könne „doch eigentlich auch morgen erledigt“ werden, hat kaum eine Chance, die Aufschieberitis zu besiegen. Darum sollte sich der Apotheker verdeutlichen, dass es vor allem ihm selbst und seiner Apotheke schadet, wenn er Dinge immer wieder aufschiebt.

Und dann ist da noch die berühmt-berüchtigte Vorbildfunktion: Warum sollte sich die PTA sofort um die Neubestückung des Handverkaufsaufstellers kümmern, wenn ihr der Chef vorexerziert, dass es doch nicht so tragisch ist, lästige Aufgaben auf den nächsten Tag zu verschieben?

Darum: Zielführend ist es, wenn der Apotheker das „Tu-es-gleich“-Prinzip anwendet und seinem Team mit gutem Beispiel vorangeht. Bei überschaubaren und daher in wenigen Minuten zu erledigenden Aufgaben gilt folgender Leitsatz: Alle Aufgaben, die nicht mehr als fünf Minuten in Anspruch nehmen, werden direkt angegangen:

  • Mails werden sofort beantwortet (bzw. gelöscht), auch wenn sie nicht dringlich oder wichtig sind.

  • Anrufe erledigt der Apotheker direkt, sofern sie eine Angelegenheit betreffen, bei denen ein größerer Aufschub mehr Schaden als Nutzen nach sich zieht.

  • Der Artikel in der Fachzeitschrift wird sofort gelesen, weil er Informationen enthält, die der Apotheker benötigt, um einen Kunden beraten zu können.

Der Papierkorb als Mitarbeiter

Alle anderen Aufgaben kann der Apotheker delegieren, also von einem Mitarbeiter erledigen lassen, oder auf Termin legen. Überdies sollte er den Mut haben, bestimmte Dinge einfach sein zu lassen. Die Mail wird nicht beantwortet, der Anruf nicht getätigt, der Artikel nie gelesen.

Die zu erledigenden Aufgaben bündelt er zu einem Paket und arbeitet sie im Block ab. Dazu reserviert er eine halbe Stunde Zeit, in der er mindestens sechs dieser „kleinen“ Aufgaben (in je fünf Minuten) angeht.

Das Problem: Die Aufschieberitis-Krankheit hat viel mit der Persönlichkeit zu tun. Wer ein Perfektionist ist, der zu detailverliebt und planungsbesessen ist, um Dinge einfach „mal schnell nebenbei“ zu erledigen, dem nutzen die Zeitersparnishinweise wenig. Denn er kann „nicht aus seiner Haut schlüpfen“. Ähnliches gilt für den unorganisierten Chaoten, dem jeder Planungstipp zuwider ist.

Die Konsequenz: Man muss analysieren, zu welchem Aufschieberitis-Typ man gehört. Nach der Diagnose kann man die Therapie einleiten und sich von behindernden Überzeugungssätzen verabschieden, etwa dem, immer perfekt sein zu müssen. Erst dann ist es möglich, eine klare und persönliche, auf den individuellen Typus abgestimmte Arbeitsmethode zu entwickeln und die Dinge, die man ansonsten gerne verschiebt, effektiv anzugehen.

Ziele und Prioritäten setzen

Der Kampf gegen die Aufschieberitis lässt sich gewinnen, wenn man weiß, welchen Sinn die Aktivitäten – beruflich wie persönlich – überhaupt haben. „Wer nicht weiß, in welchen Hafen er segeln will, für den ist kein Wind der richtige“, so der Philosoph Seneca vor rund 2000 Jahren. Ziele sind Wegweiser zum Erfolg, denn sie sind der Maßstab, an dem sich jede Aktivität messen lassen muss. Fehlen sie, hat die Aufschieberitis leichtes Spiel.

Der erste Schritt in Richtung eines effektiven Zeitmanagements besteht in der Festlegung beruflicher und persönlicher Ziele, die man für die wichtigsten hält. Diese Ziele sollten möglichst schriftlich in einer „To-do-Liste“ oder einer Checkliste festgehalten werden. Und dann verpflichtet man sich selbst gegenüber, konsequent an die Abarbeitung dieser Liste zu gehen. Dabei setzt man Prioritäten, bringt die Aufgaben mithin in eine Reihenfolge:

  • So unterscheidet er zwischen wichtigen und dringlichen, also unaufschiebbaren A-Aufgaben.

  • B-Aufgaben sind nicht so wichtig und dringlich, als dass sie direkt erledigt werden müssten.

  • C-Aufgaben kann der Apotheker ruhigen Gewissens delegieren.

Wer sich konkrete Ziele setzt, wird feststellen, dass sich sein Leben wie automatisch an diesen Zielen orientiert. Hilfreich ist es, wenn man sich zunächst ein übergreifendes Lebensziel setzt, aus dem die beruflichen und privaten Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele abgeleitet werden.

Unangenehme Aufgaben zu festem Zeitpunkt bearbeiten

Bei umfangreichen Aufgaben bietet die Zergliederung in mehrere Teilschritte sowie die Konzentration auf den ersten Schritt Unterstützung: Das Riesenpaket „Verwaltung und Organisation: Steuern“ besteht aus den Teilaspekten „Belege für Steuererklärung sammeln“, „Rechnungsunterlagen bearbeiten“ und „Termin mit Steuerberater vorbereiten“. Man beginnt mit der Zusammenstellung der Sozialversicherungsunterlagen. Diese Untergliederung in Teilschritte hilft vor allem dem unorganisierten Chaoten weiter, der so lernt, Kleinaufgaben zu meistern und schließlich in der Lage ist, auch größere Aufgaben nicht zu verschieben, sondern effektiv zu bearbeiten.

Unangenehme Aufgaben geht man an, indem sie als notwendig definiert und jeden Tag zu einem festgelegten Zeitpunkt bearbeitet werden. Konkretes Beispiel: Verwaltungsaufgaben können in der Viertelstunde vor Öffnung der Apotheke erledigt werden.

Entscheidend ist, für die Erledigung des Unangenehmen, aber Notwendigen eine feste Zeit einzuplanen. Mit Hilfe der „Tu-es-gleich“-Einstellung gelingt es, die Bearbeitung dieser Aufgaben zu institutionalisieren. Es gehört zum Tagesrhythmus, dem Unangenehmen jeden Tag ein paar Minuten zu widmen. So kann sich der Berg unerledigter Aufgaben gar nicht erst auftürmen.

Zeitmanagement – systematisch vorgehen

Aus den genannten Tipps lässt sich ein individuelles Sieben-Punkte-Programm ableiten:

1. Aufschieberitis-Typ erkennen und prüfen, warum die Aufschieberitis-Krankheit auftaucht.

2. Die größten/gröbsten Problembereiche schriftlich formulieren: Bei welchen Aufgaben verliere ich warum am meisten Zeit?

3. Diese Aufgaben in Teilschritte zerlegen.

4. Teilaufgaben priorisieren (wichtig und dringlich bis unwichtig und nicht dringlich).

5. Teilaufgaben nach und nach erledigen.

6. Ergebnis kontrollieren, Erfolge feststellen und schriftlich zur späteren Motivation festhalten, nach dem Motto: „Wenn ich das damals geschafft habe, schaffe ich es jetzt auch wieder.“

7. Die unangenehm(st)en Aufgaben, die ich aber selbst erledigen muss, im Block und zu festem Zeitpunkt bearbeiten.

Zeitdiebe fangen

Eine höchst willkommene Gelegenheit, Dinge aufzuschieben, bieten Störungen und Unterbrechungen. Man sollte darum seinen „Zeitdieben“ auf die Spur kommen. Dazu schreibt man eine Zeit lang auf, welchen Zeitdieben man immer wieder begegnet – um sie dann einzufangen und wegzusperren. 

Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater

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