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Elektronische Helfer

Wie Soft- und Hardware den Apothekenalltag erleichtern können

Foto: jim – Fotolia.com
Von Peter Ditzel | Rund um das Warenwirtschaftssystem hat sich eine Corona von elektronischen Helfern geschart, die in Form von Hardware als Standalone-Lösung oder eingebunden über Schnittstellen oder als Software-App, ebenfalls als separate Lösung oder ins Warenwirtschaftssystem integriert, die Abläufe in der Apotheke vereinfachen und beschleunigen können. Wir haben in diesem Beitrag exemplarisch einige dieser elektronischen Helfer zusammengestellt: Software-Programme und innovative Apps mit Hardware sowie elektronische Geräte zur Unterstützung von Arbeitsabläufen.

Reine Softwarelösungen sind ebenso gefragt wie eine Kombination aus innovativen Hardware- und Softwarelösungen. Der Markt ist allerdings wenig transparent. Wir haben uns daher umgesehen und versucht, verschiedene Werkzeuge, Hard- und Softwarelösungen bzw. eine Kombination aus beiden zusammenzutragen, die für Apotheken nützlich sein können. Ob ein System oder Gerät für Ihre Apotheke von Interesse ist, können nur Sie selbst beurteilen. Das eine oder andere Tool kann – bei objektiver Betrachtung – die Arbeiten in der Apotheke und die Betriebsabläufe vereinfachen und rationalisieren. Freilich, einige der Geräte und Programme erfordern zunächst einen mitunter nicht unerheblichen finanziellen Aufwand für die Anschaffung. Hinzukommen die Schulungen derjenigen, die mit diesen Tools arbeiten. Da die Voraussetzungen in jeder Apotheke anders sind, muss jeder Apothekenleiter individuell entscheiden, ob sich Kosten und Nutzen rechnen. Der nachfolgende Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Fragen Sie auch bei Ihrem Softwarehaus nach, ob und welche Lösungen und Schnittstellen es anbietet.

Softwareprogramme, Apps

Für die Apotheke stehen eine Vielzahl von Software-Lösungen und Applikationen bereit, meist in die Warenwirtschaft eingebunden, aber auch als Standalone-Lösung, die die Betriebsabläufe sinnvoll unterstützen können. Hier können wir nur eine kleine Auswahl vorstellen.

Software für die Personaleinsatzplanung. Welche Mitarbeiterin hat an welchem Tag frei? Welcher Mitarbeiter kommt am nächsten Samstag? Wer arbeitet wie lange? Wer kann die Urlaubsvertretung machen? Für den Unternehmer Apotheker ist es wichtig, immer die richtige Anzahl an Mitarbeitern am richtigen Ort zur richtigen Zeit einzusetzen. Wer eine größere Zahl an Mitarbeitern in der Apotheke hat, wer zudem mehrere Filialen führt, weiß, dass es nicht immer einfach ist, den Überblick über die Einsatzpläne des Personals zu behalten. Als Unterstützung für diese Planungen und Entscheidungen kann hier eine Software helfen, mit der sich die Arbeitszeit, der Personaleinsatz, die Urlaubs- und Bedarfsplanung übersichtlich darstellen lässt. Als Nebeneffekt solcher Softwarelösungen ergibt sich der Vorteil, dass sich weniger Differenzen und Auseinandersetzungen um Arbeitszeiten, Fehlzeiten oder Urlaub ergeben.

Foto: Mep24

Smartphone App Jeder Mitarbeiter kann seinen individuellen Einsatzplan abrufen und speichern.

MEP24web gehört nach eigenen Angaben zu den führenden Softwarelösungen, wenn es darum geht, die Mitarbeitereinsatzplanung in Apotheken effektiv zu steuern. Die webbasierte Software ermöglicht es – neben der Einsatzplanung – in einer Datenbank die regelmäßige Arbeitszeit zu protokollieren und ein Jahresarbeitszeitkonto zu führen. Auch die Urlaubsplanung ist mit diesem Programm möglich.

Im Preis des Systems ist standardmäßig eine mitarbeiterorientierte Zeiterfassung enthalten, die auf Vertrauensbasis arbeitet und von rund 95% der Anwender verwendet wird. Mit einem optionalen Zusatzmodul ist eine minutengenaue Zeiterfassung mittels Terminals, Chipkartenleser oder Fingerscanner möglich. Darüber hinaus ist laut Herstellerangaben eine Anbindung eigener Zeiterfassungssysteme in den meisten Fällen möglich.

Da viele Apotheken-Warenwirtschaften Schnittstellen zu MEP24web anbieten, ist es möglich, die Software ins Warenwirtschaftssystem einzubinden. So kann eine Grundlage geschaffen werden für die frequenzorientierte Bedarfs­planung.

Außerdem ist es mit dieser Software möglich, die Arbeitszeitkonten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu exportieren.

Darüber hinaus stellt der Anbieter zwei Smartphone Apps zur Verfügung, mit der die wichtigsten Funktionen der Hauptanwendung auch unterwegs genutzt werden können. Diese Planungs-App MEP24plan steht den Inhabern bzw. den planungszuständigen Mitarbeitern für iPhone und Android zur Verfügung Die MEP24team-App, die speziell für die Mitarbeiter gedacht ist, spiegelt die Features des Mitarbeiterportals wider.

Auch eine filialübergreifende Planung ist möglich, um so einfach und übersichtlich Mitarbeiter in andere Filialen versetzen zu können.

Foto: Mep24

Software für die Personaleinsatzplanung So stellt sich der übersichtliche Tagesplaner dar: Welcher Mitarbeiter ist wann zum Dienst eingeteilt? Wer ist im HV, im Backoffice anwesend? Ähnlich aufgebaut sind auch Wochen- und Monatsplaner und Urlaubskonten.

Auch das Apotheken-IT-Haus Awinta bietet einen „Personalmanager“ an, der die Personaleinsatzplanung erleichtern soll. Die Software ermöglicht darüber hinaus die übersichtliche Verwaltung von Urlauben, Fehlzeiten, Notdiensten und Überstunden, auch filialübergreifend.

BtM-Programm. Mit dem BtM-Programm von Werner Ernst (Deutscher Apotheker Verlag) lässt sich der Nachweis über Verbleib und Bestand von BtM effizient und komfortabel verwalten.

Entlastung bei der BtM-Dokumentation bringt auch das Programm BtMSys von Ralf-Waldemar Kopp (Govi Verlag). Auch dieses Programm verspricht eine einfache und übersichtliche Bedienung und erleichtert die sichere und korrekte Abwicklung des BtM-Verkehrs.

Gefahrstoff-Programm. Dieses Programm von Dieter Kaufmann und Carsten Schult (Deutscher Apotheker Verlag) leitet durch alle erforderlichen Prozeduren bei der Dokumentation und Verwaltung der Gefahrstoffe in einer Apotheke. Es erzeugt Abgabe- oder Vorratsetiketten, liefert nötige Informationen zur Unterrichtung der Mitarbeiter und hält die korrekten Formblätter bereit.

Laborprogramm für Apotheken. Das Programm von Hans Lennartz und Andreas Ziegler (Deutscher Apotheker Verlag) unterstützt die Arbeit im Apothekenlabor. Es liefert beispielsweise Daten für Prüfmethoden, für die Prüfung bei Drogen, Ausgangsstoffen und Packmitteln. Es leitet durch die Plausibilitätsprüfung und hilft bei der Rezepturdokumentation und Archivierung.

Homöopathie-Beratungsprogramm. Das Homöopathie-Beratungsprogramm von Helmut Krämer (Deutscher Apotheker Verlag) bietet Informationen zu den homöopathischen Einzelmitteln, zu Phythopharmaka, anthroposophischen Mitteln, Tees sowie zu naturheilkundlichen Maßnahmen für die individuelle Patientenberatung. Außerdem informiert das Programm über rund 200 Krankheitsbilder, die über die Leitsymptome und Modalitäten zur entsprechenden Einzelmittelauswahl führen.

aSuite von Awinta ergänzt mit den darin enthaltenen Programm-Bausteinen, die je nach individueller Anforderung zusammengestellt werden können, das Warenwirtschaftssystem. So unterstützt beispielsweise das „software.VSA-Modul Gefahrstoffrecht“ Apotheken bei der gesetzeskonformen Umsetzung der komplexen Vorschriften (GefStoffV und ChemverbotsV) und berücksichtigt alle aktuellen Gesetzesänderungen. Der „Doku-Profi“ ermöglicht schnell, sicher und einfach die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen zu erledigen. Alle Dokumentationspflichten z. B. nach dem Betäubungsmittelgesetz, dem Transfusionsgesetz, dem Gesetz über das Branntweinmonopol und der kompletten ApBetrO sind damit zu bewältigen. Eine effektive Personaleinsatzplanung, insbesondere für Filialapotheken, bietet der Personalmanager. Die Dienstplanerstellung sowie die übersichtliche Verwaltung von Urlauben, Fehlzeiten, Notdiensten und Überstunden werden zum Kinderspiel, verspricht Awinta. Weitere Module, etwa zur Reisemedizinberatung oder der QMS-Profi zur Erstellung eines QM-Handbuchs, runden das aSuite-Programmpaket ab.

aDocu: Die Papierflut im Griff. Mit dem neuen aDocu bietet Awinta Apotheken eine vollumfängliche Dokumentation und Archivierung an. Die vielfältigen Funktionen sollen es ermöglichen, alle betriebswirtschaftlichen und pharmazeutischen Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Herstellungsdokumentationen elektronisch zu erzeugen, entsprechend im System abzulegen und revisionssicher zu dokumentieren. Eine Ablage von Office-Dokumenten und E-Mails ist ebenfalls vorgesehen. Mit aDocu sind die Apotheken laut Awinta auch bei der Umsetzung von § 7 der ApBetrO auf der sicheren Seite. Das Programm beachtet alle rechtlichen Vorgaben und setzt sie entsprechend um.

aDocu ist mit allen Warenwirtschaftssystemen der Awinta kompatibel, der Aufruf erfolgt direkt über das jeweilige System. Ausgangsdokumente werden automatisch im System archiviert und anschließend dem entsprechenden Kunden, Lieferanten oder der Rezeptur zugeordnet. Eingangsdokumente werden über Scan-Fächer erfasst und archiviert. Benötigte Belege – einzelne Dokumente oder auch ganze Akten – stehen jederzeit auf Knopfdruck direkt im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung.

Für den „richtigen Preis“ – Add-on für CGM Metis. Gerade bei Kosmetika und anderen freiverkäuflichen Artikeln stehen Apotheken in einem intensiven Wettbewerb – nicht nur untereinander, sondern vermehrt auch mit Drogerien und Supermärkten. Die Auswirkungen einer Preisveränderung müssen im Vorfeld gut überdacht werden, um zu verhindern, dass die Preisgestaltung einen negativen Effekt auf die Nachfrage und somit auf den Umsatz hat. Ein Anbieter, der wenige Signalartikel zum günstigen Preis anbietet, wird generell als preisgünstig wahrgenommen – und kann so Zusatzverkäufe aus der Frei- und Sichtwahl generieren. Gleichzeitig kann eine Preiserhöhung bis zu einem gewissen Punkt absolut sinnvoll sein, auch wenn die Nachfrage dadurch geringfügig sinkt. Für die Wahl des „richtigen“ Preises steht Anwendern der Lauer-Fischer-Software CGM METIS das Add-on „Preisoptimierung“ zur Verfügung. Es soll Unterstützung bieten bei der Preiskalkulation für die sieben wichtigsten Kosmetiksortimente in Apotheken. Dabei sollen Abverkäufe, Ein- und Verkaufspreise sowie die lokale Wettbewerbssituation berücksichtigt werden. In wenigen Sekunden kann der Apotheker den optimalen Preis für das gewählte Kosmetiksortiment erhalten. Hinzu kommt die Möglichkeit, verschiedene Preisszenarien und ihre jeweils simulierten Effekte auf den Rohertrag durchzuspielen. Mit wenigen Klicks lassen sich die gewählten Preise in die Warenwirtschaft importieren. Zudem können die neuen Preise per Schnittstelle an ein elektronisches Preisauszeichnungssystem übertragen werden.

Foto: Lauer-Fischer

Software zur Preisoptimierung hilft, um z. B. im Kosmetiksortiment attraktive Preise kalkulieren zu können.

Analyse betriebswirtschaftlicher Zahlen. Will ein Apotheker seine wirtschaftliche Situation verbessern, kann er, so das IT-Haus LauerFischer, mit der Software CGM METIS seine betriebswirtschaftlichen Zahlen überprüfen. Die Analyse stellt wichtige Anhaltspunkte dar, um den Apothekenbetrieb profitabler zu gestalten. Bei betrieblichen Entscheidungen empfiehlt sich stets ein Blick über die Grenzen der eigenen Apotheke hinweg, also der zwischenbetriebliche beziehungsweise externe Betriebsvergleich. Das Add-on „Betriebsvergleich“ errechnet Benchmarks, also durchschnittliche Kennzahlen einer Apotheke, und ermöglicht dem Apotheker auf diese Weise, sich mit den Werten anderer Apotheken im gleichen oder nächstgelegenen Segment zu vergleichen. So können zentrale unternehmerische Fragestellungen mit faktenbasierten Informationen statt nur mit Bauchgefühl beantwortet werden. Das Add-on „Betriebsvergleich“ kann die Grundlage für konkrete, zielführende Aktionen wie z. B. Marketing-Kampagnen schaffen.

Innovative Apps mit Hardware

Virtuelle Sichtwahl und Großbildschirme. Man sieht sie immer häufiger: die virtuelle Sichtwahl. Mehrere großflächige Flachbildschirme ersetzen die Arzneimittelregale hinter dem HV-Tisch in Teilbereichen oder vollständig. Auf den Bildschirmen werden – über einen Rechner gesteuert – ein virtuelles Regal, die Abbildung eines Regals gezeigt, das beliebig mit Arzneimittelpackungen bestückt werden kann. Die Abbildungen der Packungen auf den einzelnen Regalböden können auf dem Rechner individuell platziert werden, geordnet z. B. nach Indikationsgruppen, Produktgruppen oder nach Aspekten von Category Management. Alternativ dazu können auf diesen Bildschirmen einzelne Produkte oder Produktgruppen als Einzelbilder oder Bewegtbilder besonders groß hervorgehoben werden. Auch preislich attraktive Angebote lassen sich auf den Bildschirmen durch übergroße Abbildungen der Packungen herausstellen. Große Aufmerksamkeit erzielt man, wenn Bewegtbilder oder kurze Videoclips ablaufen. Die Bildschirme lassen sich natürlich nicht nur für Regalbilder oder für die Abbildung von Arzneipackungen nutzen. So ist es möglich, auf den Bildschirmen beispielsweise alle nur erdenklichen Bilder und Filme zu anderen apothekennahen Themen einzuspielen. Mehrere Bildschirme lassen sich zu einer großen Videowand verbinden. Einige Ideen, die Apotheken bereits umgesetzt haben, sind Bilder oder Videoclips aus der Natur, aus der Stadt und Region, von Festen, Stimmungsbilder, eine Präsentation besonderer Leistungen der Apotheke, Bilder vom letzten Vortragsabend der Apotheke, die Vorstellung einzelner Mitarbeiter mit ihren Spezialgebieten und vieles mehr. Sind die Bildschirme schon von außen durch die Schaufenster sichtbar, lassen sie sich nach Geschäftsschluss auch dafür nutzen, beispielsweise ein großes Logo der Apotheke einzuspielen, ein stimmungsvolles Abendfoto eines Wahrzeichens aus der Region zu zeigen oder kurze Videoclips laufen zu lassen – den Ideen sind kaum Grenzen gesetzt.

Foto: Carefusion/Rowa

Virtuelle Sichtwahl Große Bildschirme zeigen die Packungen, ordentlich aufgereiht und in leuchtenden Farben.

Die Vorteile einer virtuellen Sichtwahl liegen auf der Hand: Das Ein- und Umräumen von Packungen, das Abstauben der Regale entfällt. Ein intervallsmäßiger Wechsel zwischen den Themenregalen bietet zudem die Möglichkeit, beliebig viele Indikationsthemen darzustellen. Die virtuellen Regale können sogar mehrmals am Tag automatisch quasi auf Knopfdruck „umgeräumt“ werden: Am Morgen können beispielsweise andere Waren in der Sichtwahl angeboten werden als über die Mittagszeit oder in den Nachmittagsstunden. Die Umgestaltung kann sich auch nach Jahreszeiten, nach dem Wetter, nach aktuellen Saisonartikeln richten – auch hier sind dem Marketing und der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Die Großbildschirme, angebracht auf einem Ständer, der im Eingangsbereich der Apotheke aufgestellt wird, werden auch als sogenannte Kundenstopper für die Offizin oder für den Offizineingang angeboten. Auf ihnen kann die Apotheke den Kunden schon beim Betreten der Apotheke auf Preis- und Beratungsaktionen, Dienstleistungsangebote oder auf attraktive Warenangebote hinweisen.

Für Schaufenster stehen besonders lichtstarke Großbildschirme zur Verfügung, die hinter der Glasscheibe und bei hellem Tageslicht gut ablesbar sind.

Die Monitore lassen sich auch hervorragend für die Notdienstanzeige einsetzen, für digitale Plakate oder für die Wettervorhersage und die Temperaturanzeige.

Es gibt mehrere Händler, die Großbildschirme und Module für die virtuelle Sichtwahl und die digitalen Anzeigen ­anbieten. Zu ihnen gehören beispielsweise die Firmen ­Adcommander, CareFusion/Rowa in Zusammenarbeit mit View‘n‘Vision, Optimum Media oder Provia. Auch Apostore, KLS, Mach4, und Promosi haben solche Großbildschirme im Programm.

Einige Hersteller bieten die Bildschirme auch mit einer Touchfunktion an, gekoppelt mit einem Kommissioniersystem. Durch einfaches Antippen auf dem Bildschirm wird die Packung im Kommissionierer abgerufen und an den Aus­gabeplatz transportiert.

Die meisten Apotheken-IT-Häuser bieten Schnittstellen zu den Anbietern von virtuellen Sichtwahlen.

Foto: Adcommander

Virtuelle Sichtwahl Nicht nur Packungen, auch Bilder und Videoclips lassen sich einblenden.

ApoTV. Als Infotainment-Instrument setzen Apotheken das sogenannte ApothekenTV ein. Angeboten wird es beispielsweise von Pharmatechnik (ApoTV), von LauerFischer (win­apoTV) oder von Optimum Media. Auf Großbildschirmen, die in der Offizin aufgestellt oder über der Sichtwahl aufgehängt werden, laufen kurze Videoclips, in der Regel eine ­Mischung aus Gesundheitsinformationen und Werbevideos, die über OTC-Produkte informieren. LauerFischer bietet beispielsweise an, das winapoTV auf dem Kundendisplay an der Kasse einzuspielen.

Auf den Bildschirmen können aber auch Standbilder der Produkte mit Preisangaben und Aktionsangebote abgespielt oder auf besondere Apotheken-Dienstleistungen aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus kann die Apotheke mit Apotheken-TV ihre eigenen Image-Filme zeigen oder Mitarbeiter und ihre Fachgebiete vorstellen. Das „Sendematerial“ wird vom Softwarehaus via Internet zur Verfügung gestellt.

Die Mischung aus Produktwerbung und Information über Gesundheitsthemen, Nachrichten (z. B. der Newsticker von N24) oder die Wettervorhersage soll dem Kunden die Wartezeit verkürzen. Die Apotheke kann in der Regel aus einer Vielzahl von Programmangeboten auswählen und so ihr Apotheken-TV individuell bespielen.

APO-Tipp für Zusatzempfehlungen. Um wirtschaftlich erfolgreich zu sein, sind Apotheken heute immer mehr auf Zusatzverkäufe angewiesen. Zusätzverkäufe werden in vielen Apotheken jedoch oft noch zu zögerlich angegangen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass sich viele Kunden die zusätz­lichen Tipps und Empfehlungen sogar wünschen und sich besonders gut beraten fühlen. Das Softwarehaus Awinta bietet mit dem APO-Tipp ein Tool, das es ermöglicht, einen für den Kunden optimal passenden und speziell auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Zusatzverkauf zu generieren: Auf einem Kundenmonitor wird das empfohlene Arzneimittel aus der OTC- oder Freiwahl diskret und informativ angezeigt. Das Apothekenteam erhält gleichzeitig am Kassenbildschirm entsprechende Hinweise, die eine proaktive Beratung und sinnvolle Empfehlung für den Kunden unterstützt. Die APO-Tipps sind bestimmten PZN zugeordnet und orientieren sich sowohl an saisonalen Schwerpunkten als auch an häufig auftretenden Krankheitsbildern.

Unterstützt wird die Beratungsqualität durch die interaktive Kundenzufriedenheitsabfrage, die nach dem Abverkauf mit nur einem Touch durch den Apothekenkunden bewertet werden kann. Die Apotheke hat damit auch einen Überblick über die Zufriedenheit ihrer Kunden.

Foto: Awinta

Zusatzempfehlungen – leicht gemacht: Der Kundenmonitor zeigt den Tipp der Apotheke.

Digitale Preisauszeichnung ESL. Eine deutliche Erleichterung, eine bessere Planbarkeit und eine schnellere Umsetzung bei der Preisauszeichnung im Bereich Freiwahl und Randsortiment lässt sich mit der Digitalen Preisauszeichnung (engl. Electronic Shelf Labeling-System – ESL-System) erreichen, die bereits in vielen Apotheken Einzug gehalten hat. Statt mit Preisschildern aus Klebeetiketten, bedrucktem Papier oder bedrucktem Kunststoff werden die Regalplätze der Waren mit einem elektronischen Preisschild bestückt, das alle erforderlichen Angaben anzeigt. Als elektronische Preisschilder werden batteriebetriebene Displays verwendet, die auf dem Prinzip von E-Paper oder der Flüssigkristallanzeige (LCD-Display) beruhen. Die Displays werden aus dem Warenwirtschaftssystem heraus entweder über eine Infrarot- oder eine WLAN-Funk-Technologie angesteuert. Wenn die Preise im System neu kalkuliert wurden, werden sie auf diesem Weg an die elektronischen Displays geschickt, die untermittelbar danach und sekundenschnell den aktuellen Preis anzeigen. Preisänderungen werden so kurzfristig möglich. Mit dieser Technik lassen sich ohne Probleme Preisänderungen vornehmen, die beispielsweise für bestimmte Warengruppen oder nur für bestimmte Tageszeiten gelten sollen.

Anbieter dieser Technik sind beispielsweise die Firmen ­Bison, Breece, HL-Displays, Meovis, Pricer, Umdasch, Woutex und andere.

Ein ESL-System erfordert zwar eine Investition in die elektronischen Displays, in die Software (und evtl. je nach Technik in Infrarot-Sender). Aber laut Herstellerangaben rechnet sich ein solches System bereits nach kurzer Zeit auch für kleinere Apotheken: Die Preisschilder an den Waren sind stets aktuell, die Preise können rasch und problemlos am Rechner kalkuliert und per Knopfdruck umgezeichnet werden.

Foto: Meovis

Die Preisschilder erhalten alle Informationen über Funk oder Infrarot und können vom PC aus angesteuert werden.

All-in-One-Lösungen. Das IT-Haus Awinta setzt beim Kassen-PC darauf, sämtliche Hardware in einem Gerät anzubieten. Das „All-in-One“-Apothekenterminal aT1 vereint alle Funktionen der Warenwirtschaft in einem System: Rezeptscanner zum beidseitigen automatischen Erfassen der Rezepte, Bildschirme auf Bedien- und Kundenseite, Tastatur mit Ergänzungsmodulen für Fingerprint, RFID, Gesundheitskartenleser und Geldscheinprüfeinheit sowie Beleg- und Bon-Drucker. Der Apotheker oder Mitarbeiter steckt das Rezept nur einmal in den Scanner des Terminals, der Rest läuft automatisch ab. Innerhalb kürzester Zeit hat der Apotheker alle Informationen zur Abgabe des Medikaments am Bildschirm – Informationen zur Substitution, Rabattverträge, Lagerbestand – und wählt per Mausklick das passende Produkt aus. Das Arzneimittel wird ausgelagert – entweder automatisch von einem Kommissionierautomaten oder durch einen Mitarbeiter im Backoffice und kann dem Kunden bereitgestellt werden. Ist das Medikament nicht auf Lager, wird es automatisch bestellt. Nach Abgabe des Medikaments wird das Rezept nochmals gescannt, bedruckt und ausgegeben. Auch wichtige Angaben wie Hilfsmittel, Rezepturen, etc. werden dank der Möglichkeit des beidseitigen Scannens in einem Schritt erfasst und dokumentiert.

Rezeptscanner. Diese Peripheriegeräte, die mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden sind, bieten nahezu alle Apotheken-IT-Häusern an, sie sind für viele Apotheken aus dem Arbeitsalltag nicht mehr weg zu denken. Bei LauerFischer heißt die Lösung beispielsweise winapoRezeptscan, bei Pharmatechnik IXOS Rezeptscan, bei Awinta ist der Rezeptscanner im All-in-One-Gerät untergebracht, ebenso ist er bei ADG im Kassenterminal mitenthalten. Rezepte zu scannen, auszulesen und mithilfe geeigneter Software zu erkennen und zu bearbeiten verringert den Arbeitsaufwand, Retaxationen aufgrund von Formfehlern können vermieden werden. Hinzukommt die Zeitersparnis, Fehleingaben werden reduziert und das Rezeptimage ist direkt verfügbar. Gute Scanner und ihre Software prüfen und erkennen z. B. die Rezeptart, das Rezeptausstellungsdatum, den Rezeptstatus und Noctu, sie übernehmen die Krankenkassendaten für die Rabattvertragsprüfung im Abverkauf, legen Kundendaten an und gleichen sie ab, die Arztdaten werden eingelesen und überprüft, die Aut-idem-Prüfung vorgenommen und vieles mehr.

Zeiterfassungssysteme. Systeme, mit denen sich die Arbeitszeit des Personals erfassen lässt, können sich selbst bei kleineren Betriebsgrößen, wie sie Apotheken darstellen, rechnen. Da in Apotheken in aller Regel keine minutengenaue Abrechnung erfolgt und nicht nach Minuten bezahlt wird, dürften die Vorteile vor allem in einer vereinfachten Dokumentation der Anwesenheit und in mehr Gerechtigkeit bei der Berechnung von Mehr- und Überstunden liegen.

Bei einfachen Systemen für Kleinbetriebe wird die Anwesenheitszeit beispielsweise dadurch erfasst, dass sich die Mitarbeiter beim Kommen und Gehen mittels eines Chips an einem elektronischen Terminal registrieren. Das Terminal wird über Netzwerk- oder USB-Kabel mit einem Rechner verbunden, auf dem entsprechende Software für die Zeiterfassung und Arbeitszeitregelung aufgespielt ist (z. B. smart time office von mess-elektronik-groß oder officetime von ADC-Elektronik).

Über die Software lassen sich auf einen Blick alle Daten ­eines Mitarbeiters für einen Monat einsehen, verändern, ­abrechnen und ausdrucken. Die Zeiterfassungssysteme können an die unterschiedlichen Arbeitszeitregeln angepasst werden, auch Aushilfs-, Überstunden- und Gleitzeitmodelle sind in der Regel kein Problem.

Kundenbefragung. Wer regelmäßig oder auch nur ab und zu seine Kunden befragen möchte, wie zufrieden sie mit dem Besuch oder der Beratung in der Apotheke waren, kann dies durch aufwendige schriftliche Fragebögen tun mit anschließender Auswertung – oder einfach über ein elektronisches Kundenzufriedenheits-Messsystem mit Feedback-Smiley-Terminal. Das Terminal wird in der Nähe des Apothekenausgangs aufgestellt, sodass der Kunde beim Verlassen der Apotheke daran vorbeigehen muss. Eine leicht lesbare Fragetafel auf einem Display zeigt die Frage auf und bittet den Kunden, einen der vier Feedback-Tasten in Form von Smileys zu drücken. Diese Smiley-Tasten ermöglichen dem Kunden intuitiv und anonym, seine Meinung kundzutun: Ein dunkelgrünes Smiley mit großem Lachen bedeutet sehr zufrieden; ein hellgrünes Smiley mit ein wenig Lachen: zufrieden; hellrotes Smiley mit ebenem Strich als Mund: unzufrieden; dunkelrotes Smiley mit herabgezogenen Mundwinkeln: sehr unzufrieden. Die Ergebnisse werden automatisch an das auswertende Unternehmen übermittelt. Das System nennt sich „Happy or not“ und wird in Deutschland von der Ecowert Distribution UG, Berlin vertrieben.

Automatisches Kassensystem Cashguard. Ständige Fehlbestände in der Kasse, Fehler beim Herausgeben des Wechselgelds – wenn das ein ständiges Ärgernis darstellt, dann kann ein automatisches Kassensystem für Abhilfe sorgen. Dabei handelt es sich um eine Bargeldautomatik, die an die vorhandene Kasse angeschlossen wird. Dadurch weiß das System, welcher Betrag zu kassieren ist. Ein Beispiel: Ein Kunde kauft eine Packung Kopfschmerztabletten für 6,10 Euro. Der Apotheker nimmt einen Fünf-Euro-Schein entgegen. Der Kunde steckt noch zwei Euro in den dafür vorgesehenen Münztrichter. Für das passende Wechselgeld, ­also in diesem Fall 90 Cent, sorgt der CashGuard, der das Geld nicht nur korrekt zählt, sondern auch auf Echtheit prüft. In einer Premium-Version hat das Cashguard-System zusätzlich ein Lesegerät für Banknoten, die der Kunde wie bei Parkautomaten selbst zuführt. Das Gerät addiert alle Einzahlungen (Münzen und Banknoten), zeigt sie auf dem Display an und gibt automatisch das korrekte Wechselgeld aus.

Denkbar ist auch, dass das Apothekenpersonal das Geld vom Kunden entgegennimmt und selbst in den Cashguard steckt – auf diese Weise können mehrere Kassen an ein Cashguard angeschlossen werden.

Die Vorteile: Das System arbeitet zuverlässig und verrechnet sich nicht. Fehlbestände, die sich übers Jahr gerechnet zu beachtlichen Summen addieren können, gehören der Vergangenheit an. Die Geldscheine und Münzen werden im System Stahlkassetten mit Zeitschlossfunktion zugeführt, sodass hier ein gewisser Schutz vor Diebstahl oder Überfall gegeben ist. Nicht zuletzt entfallen auch Allergie- und Hygieneprobleme, wenn der Kunde das Geld selbst zuführt: Das Apothekenpersonal kommt nicht mehr mit Münzen in Berührung. Und nicht zuletzt lässt sich Zeit für das Kassenmanagement einsparen, das übliche Kassemachen und Geldzählen bei Betriebsschluss entfällt. Die Kasse am Abend stimmt auf den Cent.

Das CashGuard-System lässt sich an die üblichen Warenwirtschaftssysteme anschließen.

Foto: Cashguard

Ein automatisches Kassensystem ist hygienisch und kann helfen, Fehlbestände in der Kasse zu verhindern.

Falschgeldprüfung. Falschgeld ist ständig im Umlauf. Es ist mehr als ärgerlich, wenn man eine gefälschte Banknote angedreht bekommt. Geldscheinprüfgeräte schützen vor Blüten. Ihre Anschaffung ist nicht teuer, ihr Nutzen groß. Die Geldscheine werden beim Kassiervorgang in das Gerät gesteckt, gescannt und sofort wieder ausgegeben, ohne den Kassiervorgang zu behindern. Wird eine gefälschte Banknote erkannt, schlägt das Gerät Alarm. Gute Geräte sind neben der Euro-Währung auch auf andere Währungen einstellbar. Ein bewährtes Gerät, das auch über den SoFo-Markt des LAV Baden-Württemberg erhältlich ist, ist beispielsweise das Gerät Neo 14 von CashConcepts Europe. Es erkennt bereits die neuen Euro-Noten. Geprüft werden sechs Merkmale: Magnetcode, Magnetfarbe, Infrarot, Format, die Notenstärke und das Wasserzeichen.

BtM-Rezeptprüflampe. Für eine Prüfung der neuen BtM-Rezepte auf Echtheit lässt sich eine Prüflampe einsetzen, die mit UV-A-Licht arbeitet. Hält man das BtM-Rezept unter die Lampe, erscheint die schwarz eingedruckte Rezeptnummer grünlich-fluoreszierend. Auch dieses Gerät von CashConcepts Europe ist über den SoFo-Markt des LAV Baden-Württemberg erhältlich.

Lagertemperatur-Aufzeichnung. Mit einer elektronischen Temperaturüberwachung lässt sich einfach und sicher nachweisen, dass der überwachte Raum oder der Kühlschrank die vorgeschriebene Temperatur eingehalten hat. Die sogenannten Funkdatenlogger messen die Temperaturen in regelmäßigen Abständen und übertragen die Messwerte automatisch per Funk auf den PC. Damit wird automatisch die Temperaturüberwachung dokumentiert. Bei Bedarf kann so nachgewiesen werden, dass die vorgeschriebene Temperatur eingehalten wurde.

Ein für Apotheken geeignetes Funksystem besteht beispielsweise aus einem Funkdatenlogger, der im Raum bzw. Kühlschrank platziert wird, einem USB-Empfänger, der mit dem PC verbunden ist, und der Software zur Analyse und Datenspeicherung. Der Logger misst in einer vorher eingestellten Frequenz die Temperatur und sendet sie an das Empfangsgerät. Die dafür eingesetzte Funktechnologie ermöglicht es, dass das Funksignal auch durch Wände und aus dem Kühlschrank heraus übertragen wird. Weicht die Temperatur vom Sollwert ab, schlägt die Software akustisch, optisch oder durch Senden einer E-Mail oder SMS Alarm. Die Temperaturüberwachung kann so zuverlässig rund um die Uhr durchgeführt werden. Ein manuelles Ablesen und Auswerten erübrigt sich dadurch.

Hersteller des Funkdatenloggers LOM ist beispielsweise die Firma Newsteo. Das Gerät kann auch über den SoFo-Markt des LAV Baden-Württemberg bezogen werden.

Inventur mit mobilen Barcodescannern. Mit den mobilen Erfassungsgeräten, wie sie Awinta anbietet, lässt sich die Inventur vereinfachen: Mittels Handschuhscanner werden die Strichcodes an den Produkten gescannt und über das angekoppelte Smartphone automatisch direkt in der Warenwirtschaft weiterverarbeitet. Abhängig vom jeweiligen Warenwirtschaftssystem stehen zusätzliche Funktionen wie die Selektion nach noch nicht geprüften Artikeln oder das vollständige Zählen eines Artikels über mehrere Lagerorte zur Verfügung. Auch eine Kombination von mobiler Inventur und manuellem Zählen ist möglich.

Mit den mobilen Barcodescannern kann die Inventur mit nur einem Arbeitsgerät durchgeführt werden. Das bisher lästige Hantieren mit Zähllisten und Stift fällt weg. Und dank seines handlichen Formats können selbst die Produkte in der hintersten Ecke leicht erfasst werden.

Die Zukunft: Näher an den Kunden

Ohne elektronische Helfer wird eine Apotheke in Zukunft nicht mehr auskommen, im Gegenteil: Rechner werden immer stärker Arbeitsabläufe beeinflussen, die Digitalisierung nimmt zu. Für die Apotheke kündigen sich schon heute Konzepte an, die morgen das Apothekengeschäft beeinflussen könnten.

Beacons. Ein Beispiel sind Beacons (abgeleitet vom englischen Begriff für Leuchtfeuer). Darunter versteht man kleine Sender mit einer Reichweite von zehn bis 50 Metern, aufgebaut auf der Bluetooth-Funktechnologie. Empfänger sind Kunden mit Smartphone, die auf ihrem Gerät eine geeignete App dafür installiert und die Bluetooth-Funktion aktiviert haben. Über Beacon-Sender werden dem Kunden, sobald er das Ladenlokal betritt, Produktinformationen, Sonderangebote, Werbung etc. übermittelt. Der Mehrwert für den Kunden: Er bekommt vor Ort aktuelle Infos über Produkte und Preise, die „draußen“ noch nicht kommuniziert sind. Für den Händler hat dies den Vorteil, vor Ort am point of sale aktiv mit dem Kunden zu kommunizieren. Die Präsenz ist noch höher, es können Infos angezeigt werden, die vor Ort zum Kauf animieren. Der Nachteil: Der Kunde erhält Nachrichten und Infos, um die er nicht gebeten hat, er könnte sich von Werbung zugemüllt fühlen. Die „Kunst“ beim Einsatz von Beacon besteht darin, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten und nicht den Eindruck zu hinterlassen, ihn mit Spam zu überladen. Das Ideal wäre hier, selektive und personalisierte Werbung zu übermitteln sowie Angebote, die auf ihn zugeschnitten sind.

Für Apotheken wird die Beacon-Technologie bereits erprobt. Die Apothekenkooperation Avie testete in ihrer Laborapotheke, was sinnvoll sein könnte, welche Produktinfos dem Kunden aufs Smartphone geschickt werden könnten und ­worauf man den Kunden nach Betreten der Apotheke hinweisen könnte.

Touchscreens und QR-Code. In Richtung Zukunft zu denken, wird auch bei Carefusion/Rowa groß geschrieben. Das Unternehmen hat zum Beispiel das Zukunftskonzept Rowa Vshelf entworfen. Dahinter verbirgt sich ein QR-Code-Werbemedium und Onlineshop für OTC und Freiwahlprodukte für Apotheken-Produktwerbung außerhalb der Apotheke, dargestellt auf großen Touchbildschirmen. Angedacht ist, dass diese Bildschirme beispielsweise an Standorten wie ­Lebensmitteleinzelhandel, Einkaufszentren oder in Firmen installiert werden und dort bei den Kunden Apothekenprodukte bewerben. Der Kunde scannt mit seinem Smartphone die bei den Produkten eingeblendeten QR-Codes. Auf dem Smartphone erscheint dann der Webshop der Apotheke, wo er die gewünschten Produkte zur Abholung in der Apotheke oder zur Lieferung nach Hause bestellen kann. Bezahlt wird mit PayPal oder Kreditkarte.

Infoterminal. Für Kunden mit wenig Zeit zur schnellen Information, aber auch für Kunden mit viel Zeit zur ausführlichen Information oder für alle, die sich diskret informieren wollen, hat Rowa Info- und Serviceterminals zum Aufstellen in der Offizin konzipiert. Der Kunde kann sich über die Touchscreens über Produkte der Sicht- und Freiwahl informieren. Er kann sogar über diese Terminals die Produkte kaufen und bezahlen (Self-check-out-terminal). Freiwahl-Produkte werden direkt am Terminal über den Kommissionierer ausgegeben, bei Sichtwahl-Produkten wird ein Bon ausgedruckt, mit dem die Arzneimittel am Handverkaufstisch abgeholt werden können.

Mit Sicherheit sind mit diesen Ideen die Möglichkeiten für den Einsatz von Rechnern, Apps, Bildschirmen und elektronischen Helfern noch nicht zu Ende gedacht. Die Entwicklung wird fortschreiten. |

Autor

Peter Ditzel ist Herausgeber der DAZ – Deutsche Apotheker Zeitung

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