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Eins für alle?

Wie sich awinta für die Zukunft rüsten will

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awinta, das Unternehmen der Noventi Group, zu der auch das VSA-Apothekenrechenzentrum gehört, will zur Expopharm mit der Warenwirtschafts-Plattform awintaONE neu durchstarten. Auf der Website wirbt das apothekereigene Unternehmen sogar mit dem Superlativ „awintaONE – das modernste Warenwirtschaftssystem“. Das macht neugierig. Was verbirgt sich hinter diesen vollmundigen Aussagen? Was muss man sich unter awintaONE vorstellen? Wir fragten awinta-Geschäftsführer Gordian Schöllhorn: Wo geht’s lang bei awinta? | Von Peter Ditzel
Gordian Schöllhorn, awinta-Geschäftsführer

DAZ: Formuliert man es journalistisch salopp, kann man awinta als Gemischtwarenladen von Warenwirtschaftssystemen bezeichnen: Ein Haus, das gleich mehrere Warenwirtschaftssysteme im Portfolio hat, nämlich Asys, infopharm, jump, Pharmasoft, Prokas. Man kann sich leicht vorstellen, dass die Pflege aller dieser Systeme sehr aufwendig ist. Träumt man da nicht davon, nur ein System zu haben? War das die Überlegung, die zu awintaONE führte, Herr Schöllhorn?

Schöllhorn: In der Tat, wir haben fünf unterschiedliche Produktlinien, die im Lauf der Zeit unter unserem Dach vereint wurden. Und alle mit einer unterschiedlichen Kultur. Aber es sind alles Premiummarken, z. B. Prokas, das die höchste Durchdringung im Markt hat, vor allem bei Kooperationen und größeren Apotheken, oder auch die Systeme Asys oder infopharm von Stahl. Die Herausforderung für die awinta war: Wie gehen wir damit um? Selbstverständlich ist es betriebswirtschaftlich für ein Unternehmen sinnvoll, nur ein Warenwirtschaftssystem anzubieten. Letztlich musste das auch das Ziel für uns sein – und das führte uns zu der awintaONE Strategie.

DAZ: Ein Warenwirtschaftssystem als Premiumsystem und dann alle Kunden auf dieses System umstellen – das ist doch mit den individuellen Vorstellungen von Apothekern kaum zu machen, oder?

Schöllhorn: Richtig, trotz hoher Kundenbindung wäre hier eine Unzufriedenheit bei unseren Kunden entstanden, wenn man ihnen „ihre“ Premium-Systeme genommen hätte. Die awinta hat sich daher überlegt, wie man einen Umstellungsprozess für die Kunden so komfortabel wie möglich machen könnte. Das bedeutet konkret: Ein neues System muss dieselben Funktionen abbilden wie das bestehende, in der Apotheke vorhandene System. Und dieses Garantieversprechen machen wir jetzt unseren Kunden: Zu dem Zeitpunkt, wenn wir ein Update-Angebot machen, von ihrem System auf awintaONE umzusteigen, dann bringt das nicht nur die technologische Optimierung des Warenwirtschaftssystems mit neuen Funktionalitäten. Wir garantieren auch, dass alle Funktionalitäten, die bisher vorhanden waren, im neuen Warenwirtschaftssystem enthalten sind.

DAZ: Das ist eine Herausforderung …

Schöllhorn: … und weil dies eine große Herausforderung ist, können wir auch nicht alle unsere Systeme auf einmal umstellen. Wir müssen System für System analysieren, umsetzen und dann ein Update-Angebot machen. Ich halte dies für eine faire Vorgehensweise, die sich nur ein Unternehmen leisten wird, das apothekereigen ist. Das ist im Übrigen auch einer unserer Vorteile: Wir sind kein durch den Aktienkurs getriebenes Unternehmen, sondern eines in Apothekerhand: Das Entscheidungsgremium der Noventi sind Apotheker. Unser Fokus liegt vor allem auf Kundenzufriedenheit, also Zufriedenheit unserer Eigentümer. Es ist nachvollziehbar, dass diese Vorgehensweise länger dauert und kostenintensiver ist. Wir wollen unseren Kunden aber noch einen weiteren Vorteil verschaffen: Sie sollen ihre Prozesse nicht komplett umstellen müssen. Wir werden versuchen, uns sehr nahe an ihr bestehendes System anzunähern. Es wird nach dem Update also nicht notwendig sein, alles neu zu denken, umzulernen oder das Team neu schulen zu müssen. Oft ist bekanntlich der Schulungsaufwand fast teurer als eine Systemumstellung. Außerdem würden neue Prozesse auch eine erhöhte Fehleranfälligkeit beinhalten. Wir versuchen, die Prozessänderungen so gering wie möglich zu halten.

DAZ: Bedeutet das für den Anwender eines awinta-Systems, dass seine ihm vertrauten Schritte im Umgang mit seinem System weitgehend erhalten bleiben? Aber im Hintergrund läuft ein neues, überarbeitetes System?

Schöllhorn: Ja, so kann man sich das in etwa vorstellen. Die Masken der Oberflächen sehen etwas moderner aus, wir haben kleinere Anpassungen vorgenommen. Aber wenn ich z. B. als Prokas- oder Stahl-Anwender an das Kassensystem gehe, kann ich ohne großen Einführungsaufwand – auch aufgrund der flexiblen Oberflächen – mit diesem System arbeiten. Und ja, im Hintergrund arbeiten eine komplett andere Datenbank und ein komplett anderes Programm, was diese Zukunftsstrategien abbildet. Denn diese neue Software muss auch mit Blick auf die neuen Herausforderungen, die zum Beispiel die Digitalisierung mit sich bringt, abbilden.

DAZ: Und wann geht’s nun los mit der Umstellung?

Schöllhorn: Wir sind derzeit mitten im Update-Prozess bei unserem Produkt Asys. Es gibt bereits Apotheken, die mit dem neuen awintaONE arbeiten. Referenzapotheker werden es auf der Expopharm präsentieren können.

DAZ: Und wie sieht der weitere Zeitplan der Umstellung aus? Wann sollen denn dann alle Systeme umgestellt sein und unter awintaONE laufen? Sie beginnen jetzt mit Asys, wann folgen die anderen?

Schöllhorn: Unsere Produktlinien werden selbstverständlich auch während der Umstellungsphase weiterhin gepflegt und weiterentwickelt. Beispielsweise werden wir das Modul für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen weiterentwickeln und als Zentralmodul zur Verfügung stellen. Das bedeutet, wir programmieren dieses Modul in einer einheitlichen Sprache, so dass es dann über Schnittstellen in unsere Warenwirtschaftssysteme eingebunden werden kann. Die Investition in die Entwicklung ist somit nicht fünfmal zu tätigen, sondern nur einmal – und alle Warenwirtschafts­linien profitieren davon.

DAZ: Bedeutet dies, dass auch Kunden, die derzeit noch nicht auf awintaONE umstellen können oder wollen, auch weiterhin von den Softwareentwicklungen profitieren?

Schöllhorn: Richtig. Durch die Technologie der Zentralmodule profitieren unsere Kunden von allen Innovationen in den einzelnen Bereichen. Aus dem Feedback unserer Kunden wissen wir: Wir haben keinen dringlichen Handlungsbedarf für ein Softwareupdate. Wichtig ist, dass unsere Premiumprodukte auch während der Umstellungsphase weiterentwickelt werden. Und wir geben unseren Kunden die Garantie, dass ihr Produkt weiterentwickelt wird und dass alle Funktionalitäten ihres Systems bestehen bleiben und sie nicht alle Prozesse neu schreiben müssen. Also konkret, wir werden alle Systeme nach und nach updaten. Wir beginnen in diesem Jahr mit Asys, wir werden weitermachen mit Pharmasoft. Und so ist eine Produktlinie nach der anderen dran, auf das Innovationsprodukt awintaONE upzudaten. Das wird ein länger andauernder Prozess sein, aber ohne Dringlichkeit, unsere Kunden zu einer Veränderung drängen zu müssen. Im Projekt awintaONE geht uns Qualität deutlich vor Zeit.

DAZ: Aber Sie haben letztendlich schon das Ziel, alle Betriebssysteme so anzugleichen, dass es nur noch eines gibt, awintaONE?

Schöllhorn: Ziel ist es, am Ende der Updates nur noch eine Produktlinie zu haben, wobei es dann awintaONE, zugeschnitten auf die Kundenbedürfnisse – wir nennen es ‚customized‘ –, in unterschiedlichen Ausprägungen geben wird, aber mit allen Funktionalitäten: gleiche Datenbank, gleiche Softwarestruktur, aber unterschiedlich im Handling und auf Wunsch in der Oberfläche.

DAZ: Warum treiben Sie einen so großen Aufwand? Warum nehmen Sie nicht ihr Flaggschiff Prokas und versuchen, alle anderen Systeme an Prokas anzunähern?

Schöllhorn: Ein Produkt wie awintaONE muss letztendlich neu aufgesetzt werden, um entscheidende Vorteile für die Zukunft sicherzustellen. Über diese neue Technologie lassen sich durch einfache Schnittstellen neue Bereiche mit anschließen. Im Klartext: Die Zeiten, in denen ein Unternehmen sich abschottete und nur eigene Softwareprodukte mit einband, sind vorbei. Das heißt für uns: Wir werden unser System so gestalten, dass wir auch Lösungen und Apps, die vom Warenwirtschaftssystem unabhängig sind, an unsere neue Software-Struktur andocken, einbinden, integrieren können, auch von Fremdanbietern. Das bedeutet, dass der Apotheker sein Warenwirtschaftssystem nicht verlassen muss, um andere Programme zu nutzen, z. B. ein Programm zur Planung des Mitarbeitereinsatzes. Aber auch Lösungen in der Prozessoptimierung wie das Thema Mehrmandantenlösung sind nur mit einer grundsätzlich neuen Technologie möglich und stellen einen entscheidenden Differenzierungspunkt zu bisherigen Marktlösungen dar.

DAZ: Eine weitere Herausforderung bei Ihrer neuen awinta­ONE-Strategie wird wohl sein, dies alles Ihren Kunden richtig zu vermitteln, also die richtige Kommunikation in Richtung Ihrer Kunden?

Schöllhorn: Vollkommen richtig. Es ist nicht damit getan, unsere Philosophie einmal zu erklären oder einen Flyer zu verbreiten. Wir werden auch die persönliche Ansprache unserer Kunden suchen, um ihnen unser Vorhaben zu erklären und sie davon zu überzeugen. Mit der Neustrukturierung in der Kundenbetreuung haben wir hierfür die ideale Basis geschaffen. So gibt es seit dem Jahreswechsel sechs Kundengebiete in Deutschland, die jeweils von einem regionalen Geschäftsleiter verantwortet werden.

DAZ: Und wie beginnen Sie dann mit der Umstellung? Werden Sie auf Ihre Asys-Kunden zugehen und Ihnen das Update auf awintaONE anbieten?

Schöllhorn: Wir bieten unseren Asys-Kunden ein Update zu Sonderkonditionen an. Dieses Update hat für den Anwender die beschriebenen Mehrwerte, es ist allerdings nicht mit einer Prozessumstellung verbunden.

DAZ: Warum soll ein Anwender umstellen, wenn Sie das bestehende System, wie Sie sagten, auch weiterhin pflegen?

Schöllhorn: Weil er für kleines Geld ein System bekommt, das dann der neuesten Technologie entspricht, und weil er mit diesem System für die Zukunft gerüstet ist. Er bekommt mit der Umstellung nicht nur sein aktualisiertes Produkt, sondern er bekommt obendrauf das Know-how, das in allen anderen Produkten steckt, auf Basis der neuesten Technologie, die z. B. auch andere Schnittstellen erlaubt, um weitere Produkte zu integrieren.

Foto: awinta
Flaggschiff der awinta-Hardware ist das Terminal aT1.

DAZ: Wie den Ankündigungen zu awintaONE zu entnehmen ist, soll das neue Warenwirtschaftssystem zentral auf einem Server in Ihrem Haus liegen und nicht mehr auf dem Server der Apotheke?

Schöllhorn: Wo das System, Daten und die Programme liegen sollen, überlassen wir unseren Kunden. Selbstverständlich haben wir eine Lösung, bei der das Warenwirtschaftssystem auf einem Server in der Apotheke liegt. Wir bieten ihnen aber auch die Lösung an – und derzeit bietet das meines Wissens kein anderes Apotheken-Softwarehaus –, dass dieser Server in einem Rechenzentrum steht. Dies hat den Vorteil, dass man die Hardwareinvestition in das Rechenzentrum verlagert, dort von den Sicherheitsmechanismen profitiert wie Schutz vor Viren etc., und man redundante Systeme hat. Der Kunde hat dadurch einen entscheidenden Effizienz- und Prozessvorteil: Die Datenpflege findet nur noch an einer Stelle statt, nämlich im Rechenzentrum.

DAZ: Das setzt seitens des Apothekers Vertrauen in Ihr Rechenzentrum voraus. Und man benötigt schnelle Internetverbindungen, wenn man in Echtzeit von der Apotheke aus auf dem Server des Rechenzentrums arbeiten soll.

Schöllhorn: Internetverbindungen sind in vielen Bereichen der Apotheken heute schon eine Selbstverständlichkeit. Sollte es wider Erwarten Verbindungsprobleme geben, ist in jeder Apotheke ein synchron gehaltener Sicherheitsrechner in der Lage den Server zu ersetzen. Außerdem arbeitet awinta­ONE als mehrmandantenfähiges System nicht mehr rechner-, sondern mandantenbezogen. Das heißt, jeden Apothekenkunden muss die Apotheke nur einmal im System anlegen. Der Apotheker und seine Mitarbeiter können dann von den verschiedenen Programmen und Orten aus auf diese Daten zugreifen, also auch von unterwegs über entsprechende Apps. Eine Synchronisierung von zum Beispiel Kundendaten ist so nicht mehr notwendig, Fehler in der Datenpflege werden vermieden. Auch für Apothekenfilialen und zusätzliche Geschäftsfelder ist dies ein entscheidender Vorteil. Diese Mehrmandantenfähigkeit muss von Anfang an im System programmiert sein, es ist ein Teil, das unsere Zukunfts­fähigkeit ausmacht. Aus unserer Sicht haben wir damit ein Alleinstellungsmerkmal, das von unseren Marktbegleitern so nicht nachgebaut werden kann, es sei denn, sie würden eine neue Software im Warenwirtschaftsbereich programmieren.

DAZ: Haben Sie schon Rückmeldung bekommen, ob eine zentrale Serverlösung akzeptiert wird? Wir haben den Eindruck, dass Apotheken ihre Daten gerne auf einem Server in der eigenen Apotheke haben …

Schöllhorn: Noch, aber die Akzeptanz für eine zentrale Serverlösung wächst zunehmend. Dennoch, wir bieten den Apotheken nach wie vor diese Möglichkeit an, ihren eigenen Apothekenserver in der Apotheke zu haben. Als apothekereigenes Unternehmen steht für uns immer der Kundenwunsch im Mittelpunkt. Aber wir werden natürlich auch den Nutzen, der in einer Rechenzentrumslösung liegt, in Zukunft klar kommunizieren. Es ist ein deutlicher Mehrwert da, der ein hohes Vertrauen in das Unternehmen und in die Technologie voraussetzt, was wir aber mit Referenzen belegen können.

DAZ: Welche Lösung wäre denn für die Apotheken günstiger?

Schöllhorn: Am Ende sicher die Rechenzentrumslösung. Vor allem, weil man dadurch auch Prozessvorteile generieren kann, z. B. bei Aktualisierungen, bei Updates, Preis- und Konditionsänderungen, Kundeninformationen und vieles mehr, was zentral gepflegt wird.

DAZ: Gute Aussichten für awinta: Wenn alle ihre rund 7000 Kunden in Zukunft dann mit einem weitgehend einheitlichen Warenwirtschaftssystem arbeiten, kommen Sie schon in die Nähe eines Monopolisten auf dem Markt …

Schöllhorn: Nun, mit ca. 7000 Kunden haben wir noch kein Monopol, aber wir wollen natürlich noch wachsen. Und selbst wenn wir Monopolist wären, wäre dies nicht schlimm, weil wir über den FSA gesteuert werden, dem Gremium aus Apothekern, das der einzige Gesellschafter der Noventi GmbH ist. Und dadurch ist sichergestellt, dass wir nur Apothekerinteressen vertreten. Das hilft uns auch als awinta, weil wir gerade in Sachen Digitalisierung in Projekte investieren können, die sich nicht in kürzester Zeit amortisieren – wenn beispielsweise die Eigentümer der Meinung sind, wir müssen die Zukunft ein Stück weit vordenken und damit auch Geld in Dinge investieren, die uns als Apotheker stärken und unsere Zukunft sichern.

DAZ: Herr Schöllhorn, vielen Dank für das Gespräch. |

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