Interpharm Hamburg

Kosten- und Qualitätsmanagement

So lassen sich Kosten optimieren und senken

Auch die jüngste Gesundheitsreform wird den Apotheken finanzielle Einbußen bescheren. Um den Rohertrag und damit Rentabilität und Liquidität einer Apotheke zu sichern, gibt es zwei Wege: Umsatz steigern und Kosten optimieren. Steuerberaterin Doris zur Mühlen gab einen Überblick über die Möglichkeiten des Kostenmanagements. Thomas Müller-Bohn, Apotheker und Diplom-Kaufmann, lenkte den Blick auf das Qualitätsmanagement. Auch dieses ist – nach anfänglichen Investitionen – ein Kostensenkungsinstrument und somit ein Erfolgsfaktor für die Apotheke.

Zur Mühlen erklärte, was ein besseres Kostenmanagement bringen kann: Praxisbeispiele zeigen, dass sich bei einer Durchschnittsapotheke mit einem Jahresumsatz von 1,5 Mio. Euro durch Maßnahmen beim Wareneinsatz, bei Personal-, Raum-, Werbe- und Finanzierungskosten häufig Summen zwischen 4000 und 15.000 Euro sparen lassen. Da der Wareneinsatz die mit Abstand größte Ausgabenposition einer Apotheke ist, ist seine Optimierung die zentrale Aufgabe. Ansatzpunkte sind etwa die Kalkulation beim OTC-Einsatz oder der richtige Wareneinkauf. Sparen lässt sich mit guten Einkaufskonditionen und überlegtem Bestellverhalten (z. B. Konzentration auf nur einen Großhändler sowie einen Nebenlieferanten für Spezialitäten). Eingeräumte Skonti sollten unbedingt ausgeschöpft werden – wer sie nicht nutzt, hat den gleichen Effekt, als würde er einen Kontokorrent mit einem Zinssatz von 20% beanspruchen. Zweitgrößte Aufwands-position sind die Personalkosten. Um diese zu optimieren, rät zur Mühlen zu einer leistungsorientierten Bezahlung. Winken z. B. Teamprämien für gute Umsätze, so regt dies das unternehmerische Denken der Mitarbeiter an – davon profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch die Apotheke. Hinsichtlich der Finanzierungskosten kann es lohnen, etwaige Darlehensverträge zu überprüfen. Unter Umständen bringt eine Umschuldung Ersparnisse. Wer regelmäßig den Kontokorrent in Anspruch nimmt, könnte mit einem kurzfristigen Kredit günstiger stehen.

Qualitätsmanagement

Wie ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) den Erfolg einer Apotheke steigern kann, erläuterte Müller-Bohn. Er rät, sich nicht darauf zu beschränken, die Pflichtvorgaben zu erfüllen, die Kammern, Verträge oder ISO-Normen vorgeben und die vorrangig pharmazeutische Prozesse betreffen. Gegenstand des QMS können auch zusätzliche Inhalte sein, die sich aus dem Markt ergeben. Andere Branchen sehen gerade hierin den Antrieb, ein QMS als Managementwerkzeug zu installieren, betonte Müller-Bohn. Dazu zählt z. B. die Erhebung von Kennzahlen. Sie ermöglichen Vergleiche und lassen erkennen, ob Zielwerte erreicht werden. Sie geben damit wertvolle Hinweise auf Verbesserungs- und Kostensenkungsoptionen. Die Kennzahlen können betriebswirtschaftlicher Natur sein – etwa zu Umsatz, Rohertrag oder Brutto-Nutzen-Ziffern für verschiedene Teilsortimente. Mit ihnen lässt sich aber auch Ergebnisqualität messen. Wer etwa seine Kunden, Zusatzverkäufe, Verweise von Patienten an einen Arzt, die Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder die ausgegebenen und vorgelegten Kundenkarten zählt, kann leicht sehen, wo Optimierungsmöglichkeiten im Handverkauf und in der Beratung liegen. Darüber hinaus können Kennzahlen zu Rezepturen, Warenwirtschaft oder Personal erhoben werden. Die systematische Erfassung und Auswertung von Daten im geschlossenen Regelkreis des QMS ist Müller-Bohn zufolge nicht zu unterschätzen – denn erst hierin können sie ihren vollen Nutzen entfalten. ks

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