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Management

Das jährliche Mitarbeitergespräch

Einige Anregungen zur Steigerung der Effizienz

Es gibt Gespräche, die von Apothekenleitern gerne geschoben und wenn, dann eher ungern absolviert werden. Dazu zählt erfahrungsgemäß das jährliche Mitarbeitergespräch. Das Team wiederum erwartet, wenigstens einmal im Jahr ein ausführliches Feedback des Vorgesetzten zu erhalten und Wünsche äußern zu können. Doch im Ergebnis verlaufen diese Gespräche häufig wenig effizient. „Viel gesprochen, aber wenig erreicht“, lautet dann das Fazit – auf beiden Seiten.

In den meisten Wirtschaftsunternehmen gilt das Mitarbeitergespräch als bewährtes Management-Instrument. Bietet dieses vertrauensvolle und vertrauliche Vieraugengespräch den Führungskräften doch die beste Gelegenheit, um Wertschätzung zu vermitteln, Ängste oder Kündigungsabsichten zu erkennen und Mitarbeiter zu binden. Gut geführt, gibt es beiden Gesprächspartnern in gleicher und gleichberechtigter Weise die Möglichkeit, jenseits des Tagesgeschäfts einmal in Ruhe eine gemeinsame „Standortbestimmung“ vorzunehmen und wechselseitig Feedback zu geben.

Wichtig

Das Mitarbeitergespräch unterscheidet sich von den Kontakten im Tagesgeschäft in einem wesentlichen Aspekt: Es wird von der Führungskraft (und idealerweise auch vom Mitarbeiter) zumindest teilstrukturiert vorbereitet.

In Apotheken dient das Jahresgespräch vor allem dem offenen Austausch über die Arbeitsergebnisse des Mitarbeiters sowie die Stärken und Schwächen seiner Leistung (nicht seiner Person!), über sein Verhalten im Team und gegenüber den Kunden sowie über geplante Maßnahmen für die Zukunft. In der Regel wird zudem über die Vergütung gesprochen. Darüber hinaus treffen die Gesprächspartner auch in Apotheken vermehrt konkrete Zielvereinbarungen.

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Bei einem Mitarbeitergespräch ist es wichtig, dass beide „Seiten“ dazu kommen, ihre Wünsche und Ziele zu äußern. Hilfreich für eine entspannte Atmosphäre ohne Druck ist, genügend Zeit einzuplanen.

Anregungen für Vorgesetzte

Mitarbeiterführung bedeutet auch „Mitarbeiterbeachtung“. Ein Gespräch über die individuellen Stärken und Schwächen der Arbeitsleistungen und -ergebnisse sollte unbedingt auf der Grundlage von eigenen Beobachtungen, Fakten und konkreten Beispielen geführt werden – nicht auf Basis von Meinungen oder gar zugetragenen Informationen. Gut, wenn Sie im Lauf der Zeit für jeden Mitarbeiter ein stichwortartiges „Factsheet“ zusammengetragen haben (unbedingt auch mit positiven Beobachtungen und Beispielen).

Die Vorbereitung

Da jedes Gespräch individuell verläuft, kann es keinem Patentrezept folgen. Hilfreich ist jedoch eine im Vorfeld durchdachte Themensammlung auf einem vorbereiteten Stichwortzettel, der Ihnen gleichzeitig als Gesprächsleitfaden dienen kann. Hinderlich für einen offenen Dialog ist dagegen eine „Checkliste“, die Sie konsequent Punkt für Punkt abarbeiten.

Spätestens eine Woche vorher wird mit dem Mitarbeiter ein Termin vereinbart. Das gibt auch ihm genügend Zeit, um sich seinerseits auf das Gespräch vorzubereiten. Vermeiden Sie dabei einen Gesprächstermin kurz vor Feierabend oder am Tag vor Urlaubsbeginn.

Planen Sie genügend Zeit ein für das Gespräch (ca. eine Stunde plus „Luft“ vor eventuellen Folgeterminen) und sorgen Sie für eine störungs- und ablenkungsfreie Atmosphäre.

Die Durchführung

Eine „Einladung vom Chef“ bedeutet für viele Mitarbeiter zunächst einmal Stress. Typische Reaktionsmuster darauf sind die mentale Programmierung auf Verteidigung oder Angriff. Beides ist für einen offenen Austausch hinderlich. Schaffen Sie daher eine positive, entspannte Atmosphäre für das Gespräch (freundliche Begrüßung, Sitzposition über Eck statt vis-à-vis, Getränkeangebot etc.). Dazu kann es sinnvoll sein, sich mit dem Mitarbeiter außerhalb der Apotheke an ­einem neutralen Ort zu treffen, zum Beispiel in einem Café.

Wichtig

Der Mitarbeiter muss die gleichberechtigte Möglichkeit haben, zu fragen, zu klären und eigene Meinungen/Ideen einzubringen – als ebenbürtiger Gesprächspartner.

Falls der Mitarbeiter zum ersten Mal mit Ihnen ein Jahresgespräch führt, sollten Sie zu Beginn dessen Ziel nennen. Stimmen Sie dann gemeinsam die zentralen Gesprächspunkte ab, denn auch der Mitarbeiter hat wahrscheinlich eigene Themenwünsche.

Bitte denken Sie daran: Ein Gespräch ist generell ein offener Dialog, kein Monolog. Und das Jahresgespräch ist kein Disziplinierungsinstrument.

Beide Parteien sollten sich an die Spielregeln halten, die jedes gute Gespräch ausmachen: Dazu zählen aktives Zuhören, ausreden lassen und Verzicht auf persön­liche Angriffe.

Für den Gesprächsverlauf haben sich die folgenden vier Stufen bewährt:

Stufe 1: Einschätzung des Mitarbeiters

Fragen Sie zunächst den Mitar­beiter nach seiner (Selbst-)Einschätzung:

  • Wie schätzen Sie Ihre geleistete Arbeit ein?
  • Was bewerten Sie positiv?
  • Was bewerten Sie negativ?
  • Wo hatten Sie größere Schwierigkeiten?

Fragen Sie auch nach seinen Wünschen und Erwartungen:

  • Wo hätten Sie sich mehr Unterstützung gewünscht? Und wo benötigen Sie sie aktuell?
  • Welche Änderungswünsche ­haben Sie – fachlich und/oder persönlich?
  • Wenn Sie einen Wunsch frei hätten …

Stufe 2: Ihr Feedback

Nun legen Sie Ihre Einschätzung und Bewertung dar. Würdigen Sie dabei die Stärken des Mitarbeiters.

Sofern Sie einzelne Aspekte seiner Selbsteinschätzung nicht teilen, erklären Sie, an welchen Stellen Sie noch Handlungsbedarf sehen und/oder welche Fähigkeiten (und diese konkretisieren) verfeinert werden müssen. Dabei sollte sich Ihr Feedback auf beobachtbares Verhalten beziehen und auf Verhaltensweisen, die der Mitarbeiter tatsächlich verstärken oder ändern kann.

Wichtig

Wie im Coaching sollte sich das Gespräch an den Stärken des Mitarbeiters orientieren und der Blick in die Zukunft und auf sein Potenzial gerichtet werden.

Leiten Sie diese Punkte nicht mit dem Wort „aber“ ein. Das wertet die vorausgegangene Anerkennung unnötig ab. Nutzen Sie alternativ beispielsweise „Darüber hinaus …“ oder „Worüber wir auch sprechen sollten …“

Stufe 3: Perspektive und Entwicklung

Sofern es bereits in der Vergangenheit ein Jahresgespräch gab, ist ein Rückblick wichtig. Was wurde realisiert, was nicht und aus welchen Gründen.

Leiten Sie anschließend gemeinsam die nächsten Entwicklungsschritte, Ziele und Maßnahmen ab.

Wichtig

Nur was gemeinsam vereinbart und nicht einseitig oktroyiert wird, hat eine Chance auf Re­alisierung.

  • Wie kann der nächste berufliche Schritt aussehen (neue/modifizierte Aufgaben oder Zuständigkeiten, Erweiterung der Kompetenzen)?
  • Was ist bis wann realistisch?
  • Was muss bis dahin noch von wem getan werden?
  • Welche Soft Skills benötigen eine Verfeinerung?
  • Welche Maßnahmen sind erforderlich, um die gesteckten Ziele zu erreichen?

Hier bietet sich auch die Gele­genheit, über Fortbildungs­wünsche oder -notwendigkeiten zu sprechen.

Falls Sie konkrete, also messbare Zielvereinbarungen treffen, empfehle ich Ihnen die SMART-Formel (s. Tabelle).

Die SMART-Formel
S
Spezifisch
Was genau soll erreicht werden? Ergebnis, Zustand etc.)
M
Messbar
Wie kann die Zielerreichung gemessen werden?
A
Attraktiv
Ist das Ziel eine interessante Herausforderung?
R
Realistisch
Kann das Ziel in der vorgegebenen Zeit erreicht werden?
T
Terminiert
Bis wann soll das Ziel erreicht werden?

Stufe 4: Der Gesprächsabschluss

Fassen Sie zum Gesprächsende nochmals alle getroffenen Vereinbarungen zusammen. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob Sie etwas vergessen haben oder ob er noch etwas ergänzen möchte.

Wichtig

Beenden Sie das Gespräch in einer positiven Grundhaltung, zum Beispiel mit einem „Danke“ (für das konstruktive Gespräch, das Vertrauen, die wertvollen Hinweise).

Halten Sie die besprochenen und vereinbarten Punkte in einem Ergebnisprotokoll fest, das Sie beide unterschreiben. Diese schriftliche Dokumentation schafft für beide Beteiligten eine Verbindlichkeit und bildet gleichzeitig die Grundlage für das nächste Jahresgespräch. Das vertrauliche Papier ist selbstverständlich nicht für Dritte zugänglich.

Die Zeit danach

Bitte gehen Sie nicht davon aus, dass nach einem solchem Gespräch nun wie von selbst „alles gut“ wird. Sie wissen ja aus eigener Erfahrung, wie schnell beispielsweise nach einer Fortbildung selbst gesteckte Ziele im Alltag verblassen. Darum: Bleiben Sie aufmerksam. Haben Sie ein waches Auge auf die besprochenen Entwicklungsschritte, prüfen Sie selbstkritisch, ob Sie unterstützend tätig werden sollten, und geben Sie immer wieder einmal Feedback.

Anregungen für Mitarbeiter

Auch Sie sollten gut vorbereitet in das Jahresgespräch gehen. Sortieren Sie Ihre Gedanken, Ideen und Wünsche im Vorfeld – und nicht auf den letzten Drücker. Das hilft Ihnen, dieses Gespräch relativ entspannt und sachlich auf Augenhöhe zu führen.

Stufe 1: Ihre (Selbst-)Einschätzung

Was ist Ihnen in den letzten zwölf Monaten gelungen? Können Sie (wenn auch nur kleine) Erfolge vorweisen, dann nennen Sie die anhand von Beispielen – wenn möglich untermauert mit Zahlen. Stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel!

Seien Sie aber auch selbstkritisch in Bezug auf Ihre Leistungen. Worin könnten Sie noch besser werden? Was lief nicht so gut? Was ist schiefgegangen? Auch darüber wird sicher gesprochen. Verzichten Sie dabei auf Recht­fertigungen, Ausreden oder gar Schuld­zuweisungen. Schlagen Sie stattdessen Maßnahmen zur Verbesserung vor oder bieten Sie Ihre Lösungsideen an.

Stufe 2: Das Feedback

Sind Sie mit dem Feedback Ihres Vorgesetzten einverstanden? Wenn ja, bestens. Falls Sie einige seiner Aspekte anders einschätzen, bleiben Sie souverän und sachlich, fragen Sie nach und bitten Sie um Beispiele.

Wichtig

Zeigen Sie sich bei Kritik keinesfalls gekränkt und machen Sie nicht innerlich zu, denn tatsächlich geht es ja um Ihre berufliche Weiterentwicklung. Ist eine Kritik jedoch objektiv (!) ungerechtfertigt, sollten Sie sie ruhig und sachlich widerlegen.

Nutzen Sie das Gespräch auch für Ihr Feedback: Sie haben Wünsche, Ideen oder Verbesserungsvorschläge für die Apotheke oder für die konkrete Zusammenarbeit? Zeigen Sie Initiative und sprechen Sie diese Punkte aktiv an, am besten mit Vorschlägen für konkrete Maßnahmen.

Wichtig

Falls Sie gemeinsam Ziele vereinbaren, seien Sie aufmerksam und prüfen Sie, ob diese Ziele realistisch und für Sie konkret genug sind. Wenn nicht, haben Sie unbedingt den Mut nachzufragen. Nur Ziele, die Sie verstanden haben – und mit denen Sie einverstanden sind –, können Sie auch erreichen.

Stufe 3: Perspektive und Entwicklung

  • Welche Potenziale wollen Sie weiter ausbauen?
  • Was wollen Sie selbst erreichen – fachlich oder in Ihrer beruf­lichen Entwicklung?
  • Sie haben Wünsche zu Ihrer beruflichen Fort- und Weiter­bildung?

Das sollten Sie im Hinterkopf (oder auf einem Stichwortzettel) haben, wenn Sie mit Ihrem Chef über diesen Punkt sprechen.

Stufe 4: Der Gesprächsabschluss

Wenn die Zusammenarbeit ins­gesamt erfreulich und das Gespräch konstruktiv verlaufen ist, sagen Sie das ruhig und bedanken Sie sich. Auch Chefs freuen sich über Lob. |

Cornelia Tromm

Cornelia Tromm ist Kommunikations­beraterin, -trainerin und –coach, www.cornelia-tromm.de

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