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Management

Die Apotheke erfolgreich veräußern

Teil 3: Verhandlung, Vertragsgestaltung und Übergang

Das Marktumfeld der Apotheker ist dynamischen Entwicklungen ausgesetzt. Dabei ist die Branche nicht nur von externen, sondern auch von internen Einflussfaktoren betroffen. Einer der wohl massivsten Einflussfaktoren besteht insbesondere in der zunehmenden Alterung der Inhaber – ein Hauptgrund, weshalb das Thema Apothekenverkauf vermehrt in den Fokus rückt. Doch was passiert eigentlich, sobald ein geeigneter Nachfolger ge­funden ist? Welche konkreten Aufgaben kommen dann auf Verkäufer und Käufer zu?

Im abschließenden dritten Teil unserer Artikelserie berichten wir über die letzte Phase des Verkaufs einer Apotheke und informieren über die Verhandlung, die Vertragsgestaltung sowie den Vertragsabschluss und die Übergangsphase.

Die Verhandlungsphase

Ist ein passender Käufer für die Apotheke gefunden, ist es an der Zeit, die Vertragsverhandlungen in Angriff zu nehmen und Vertragsdetails auszuarbeiten. Hier geht es zunächst einmal um die allgemeine Optimierung der Verkaufskonditionen. Grundsätzlich anwesend bei derartigen Verhandlungen sind neben dem Verkäufer und Käufer auch ein oder zwei Steuerberater sowie ein bis zwei Rechtsanwälte – im besten Falle alle mit ausreichend Branchenkenntnissen und Spezialisierung auf den Heilberuf. Das gewähr­leistet eine optimale Rollen- und Kräfteverteilung, zudem können die externen Berater in einer eventuellen Konfliktsituation eine Art Zwischenstellung als Mediator einnehmen.

Empfehlenswert ist es außerdem, im Laufe des Verhandlungsprozesses stets mit denselben Verhandlungspartnern zusammenzuarbeiten. Das erleichtert das gesamte Prozedere enorm – zumal in der Regel verschiedene Phasen durchlaufen werden müssen, bis es schlussendlich zu einer Einigung aller Beteiligten kommt. Denn erfahrungsgemäß möchten sowohl Verkäufer als auch Käufer stets das für sie Beste herausholen – ein gutes Mittelmaß zu finden, ist nicht immer einfach.

Der zentrale Punkt eines jeden Verhandlungsprozesses ist der Kaufvertrag und die in ihm vor­formulierten Zahlen und Fakten. Verhandelt werden u. a. Details zum Kaufpreis der Apotheke, das genaue Übernahmedatum, Übernahmeregelungen zu Räumlichkeiten und laufenden Geschäfts­beziehungen sowie Regelungen die Übergangsphase betreffend.

Der Käufer übernimmt von seinem Vorgänger bestimmte Rechte und Pflichten – hierin inbegriffen ist insbesondere auch die Übernahme bestehender Arbeitsverhältnisse, die durch das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 613a BGB) geregelt ist. Zu beachten ist vor diesem Hintergrund auch die Tatsache, dass sowohl bisherige Gehaltsabsprachen als auch Vergünstigungen und Personalrabatte erhalten bleiben müssen. Sollte der neue Arbeit­geber (also der Käufer) Änderungen im bestehenden Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters vornehmen wollen, so kann dies nur in gegenseitigem Einvernehmen und in Absprache mit dem jeweiligen Mitarbeiter geschehen.

In dieser dreiteiligen Artikel­serie haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie als Apotheker Ihr Lebenswerk erfolgreich verkaufen können und welche Gestaltungsmöglichkeiten es dabei gibt.

Die Vertragsgestaltung

Das Vertragsrecht sieht vor, dass Verträge (je nach Art und Gegenstand) wesentliche Bestimmungen aufweisen müssen. Neben diesen vorgeschriebenen Mussbestand­teilen können jedoch weitere, ganz individuelle Sonderparagrafen bzw. Klauseln in den Vertrag aufgenommen werden. Grundsätzlich immer enthalten sind Angaben zum Kaufgegenstand und Kaufpreis sowie zu den an der Veräußerung beteiligten Personen (Käufer und Verkäufer). Bei Kaufverträgen kommen ebenso Abschnitte zur Eigentumsübertragung, zur Gewährleistung und zu sonstigen Verbindlichkeiten hinzu. Zudem gibt es Zusicherungen, die man mit dem Verkäufer vereinbart, um z. B. die reguläre Fortführung der Apotheke bis zum vereinbarten Übergabetermin zu regeln. So wird sichergestellt, dass die Geschäftsfähigkeit und Attraktivität der Apotheke erhalten bleibt.

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Alles besprochen, alles geprüft? Vor Vertragsunterzeichnung sollten alle Beteiligten sowie die zuständigen Steuerberater und Rechtsanwälte noch einmal einen Blick auf den fertigen Vertrag werfen. Und dann geht es noch weiter ...

Der Mietvertrag

Von besonderer Bedeutung für den Betrieb der Apotheke ist die Immobilie. Im Vergleich z. B. zu einem klassischen Büroflächenmietvertrag müssen dabei apothekenspezifische Aspekte berücksichtigt werden. Sollten diese nicht oder unzureichend geregelt sein, so können daraus erhebliche Konsequenzen für alle Beteiligten entstehen, bis hin zur Unwirksamkeit des Mietvertrags. Da die weit überwiegende Mehrzahl der Apotheken in einer angemieteten Immobilie betrieben wird, wollen wir in den folgenden Abschnitten auf die aus unserer Sicht wichtigsten Punkte zum Mietverhältnis eingehen.

  • Parteien des Mietvertrags: Auf der Mieterseite darf der Vertrag nur vom Betreiber der Apotheke unterzeichnet werden, weil ihm als ausschließlich Verantwortlichem die alleinige Verfügungs­berechtigung über die Räume zukommen muss. Betreiber können sowohl ein einzelner Apotheker als auch mehrere Apotheker sein. Wird die Apotheke von einer Gesellschaft (mehrere Apotheker) betrieben, so ist aus steuerlichen Gründen zu empfehlen, dass der Mietvertrag mit der Gesellschaft geschlossen wird.
  • Mietgegenstand und Miet­zweck gehören zu den wesent­lichen Vertragsbestandteilen und sind möglichst exakt zu benennen. Bei einer unzureichenden Formulierung bestehen zwei Hauptgefahren:
  • Kündigungsfrist: Bei einem Zeitraummietvertrag kann es zu einer Veränderung der Kündigungsfristen kommen. Im Extremfall wäre die Kündigung durch den Vermieter zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung der Mietsache zulässig.
  • Notwendiger Nachweis für die Erteilung der Apotheken­betriebserlaubnis: Der Mieter erbringt über den Mietvertrag den Nachweis, dass er über die nach der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) vorgeschriebenen Räume verfügen wird. Hierzu sollte das Mietverhältnis möglichst ausführlich dargestellt sein, sodass die Erlaubnisbehörde ohne Weiteres überprüfen kann, ob die Räumlichkeiten die Grundvoraussetzungen nach § 4 ApBetrO er­füllen. Es empfiehlt sich, dem Mietvertrag einen Grundriss der Geschäftsräume beizufügen.

Praxishinweis: Falls Sie ergänzend zur Apotheke in abgetrennten Teilen der Räumlichkeiten z. B. die Eröffnung einer Drogerie be­absichtigen, so sollten Sie das im Mietvertrag explizit regeln. Ansonsten darf der Mieter die Mietsache nicht zu anderen Zwecken nutzen.

  • Rückgabe und Rückbau:Die Möglichkeit der individuellen Ausgestaltung der angemieteten Räumlichkeiten durch den Apotheker ist in den allermeisten Fällen gegeben und für den Vermieter kein Problem. Allerdings gilt es im Rahmen des Mietvertrags zu beachten, dass bei Beendigung des Mietverhältnisses möglichst keine sogenannten Rückbauver­pflichtungen zu erfüllen sind. Denn eine solche Regelung kann potenzielle Kaufinteressenten abschrecken oder dazu führen, dass Abschläge vom Kaufpreis verlangt werden, um der Erfüllung dieser Verpflichtung nachkommen zu können.
  • Nachfolgeregelung, Untermiete und Mieterwechsel: Für den Fall eines Apothekenverkaufs ist es für den Abgeber von besonderer Bedeutung, dass im Mietvertrag eine entsprechende Regelung zur Nachfolge mit dem Vermieter fixiert wurde. Denn der abgebende Apotheker wird den Apotheken­betrieb ohne die entsprechenden Räume nicht an einen potenziellen Nachfolger veräußern können. Zwei Varianten bieten sich hier an. Erstens, der Käufer wird Untermieter des Verkäufers. Nach Ablauf einer gewissen „Bewährungszeit“ steigt er dann in den Mietvertrag mit dem Hauptvermieter ein. Bis zu diesem Zeitpunkt haftet der Mieter weiter vollumfänglich für alle Verbindlichkeiten, die sich aus dem Mietvertrag ergeben. Diese Variante bietet dem Vermieter eine hohe Sicherheit. Die zweite Möglichkeit ist, dass im Rahmen des Apothekenverkaufs das Mietverhältnis automatisch inkl. aller Regelungen auf den Käufer übergeht. Dies ist für den Vermieter jedoch mit einem höheren Risiko verbunden, da er zukünftig einen anderen Vertragspartner hat.
  • Apothekenbetriebserlaubnis und Kündigung: Dieser Punkt ist speziell für Käufer von Bedeutung. Die Apotheke darf ohne Betriebserlaubnis nach § 1 Apothekengesetz (ApoG) nicht betrieben werden. Allerdings kann ein wirksamer Mietvertrag auch ohne behördliche Erlaubnis zum Betrieb eines Gewerbes geschlossen werden. Daraus folgt, dass der Mieter immer die Miete bezahlen muss, auch wenn er zur Ausübung des Gewerbes nicht in der Lage ist (§ 537 BGB). Folglich ­sollte sich der Apothekenkäufer eine Möglichkeit vorbehalten, aus dem Mietvertrag ausscheiden zu können, sofern ihm die Betriebserlaubnis tatsächlich nicht erteilt wird.

Da es sich bei der Vertragsgestaltung von Kauf- und Mietverträgen in der Regel um ein sehr komplexes Unterfangen handelt, ist es ratsam, sich hier Hilfe vom Experten zu holen. Rechtsanwälte mit Branchenkenntnissen oder im besten Fall mit Spezialisierung auf den Heilberuf sind hierfür besonders geeignet.

Auf einen Blick

Bestandteile eines Kaufvertrags über Apotheken

  • Kaufgegenstand
  • Kaufpreis
  • Gewährleistung
  • Warenlager
  • Umsatzsteuer-Regelung
  • Haftung, Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Arbeitsverhältnisse
  • Bücher und Kundenstamm
  • Betriebsübergang
  • Wettbewerbsverbot
  • Vertragsstrafe, Schaden­ersatz
  • Nebenabreden, Sonstiges
  • Schiedsklausel

Drei wichtige Bestandteile des Kaufvertrags sollen hier ausführ­licher abgehandelt werden: das Warenlager, die Umsatzsteuer-Regelung und die Haftung.

  • Warenlager: Im Kaufvertrag muss in jedem Fall klar geregelt sein, was mit dem Warenlager bzw. dem Warenbestand der zu verkaufenden Apotheke geschieht. Größte Problemstelle ist hierbei die begrenzte Haltbarkeit von Arzneimitteln, denn dadurch mindert sich der Wert des Warenbestandes. Ratsam ist es deshalb, den Warenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt, am besten zum Über­gabestichtag, zu erfassen und nach einem im Kaufvertrag festgelegten Schema zu bewerten. Damit ist nur eine Inventuraufnahme erforderlich und die Bewertung der aufgenommenen Mengen wird dann nach dem vereinbarten Schema durchgeführt. Deshalb erfolgt mittlerweile in den meisten Fällen die Bewertung der Apotheke ohne das Warenlager. Das Warenlager wird separat bewertet und dem Kaufpreis zugeschlagen. Gut organisierte Apotheken haben es mithilfe einer entsprechenden Software geschafft, die Waren­bestände mit einer hohen Verfügbarkeit in Einklang zu bringen. Grundsätzlich gilt: Eine hohe Warenverfügbarkeit und geringe „Defektquote“ können eine positive Wirkung auf den Verkaufspreis der Apotheke haben.
  • Umsatzsteuer-Regelung: Der deutsche Fiskus sieht vor, dass für jede Dienstleistung und Ware, die gegen Entgelt erbracht wird oder durch Entgelt den „Besitzer“ wechselt, Umsatzsteuer von derzeit 16 bzw. demnächst wieder 19 Prozent anfällt. Diese Regelung greift grundsätzlich zuerst auch beim Verkauf einer Apotheke. Aber in den meisten Fällen wird eine nicht der Umsatzsteuer unterliegende Geschäftsveräußerung im Ganzen vorliegen. Im Kaufvertrag sollte daher geregelt sein, dass die Parteien von dieser Geschäftsveräußerung im Ganzen ausgehen. Eine Umsatzsteuerklausel sollte festlegen, was bei Ablehnung durch die Finanzverwaltung erfolgt. In der Regel wird in dieser Klausel der Erwerber verpflichtet, die Umsatzsteuer in der gesetzlichen Höhe nachzuzahlen, und der Veräußerer verpflichtet sich zu einer ordnungsgemäßen Rechnungstellung.
  • Haftung: Kaufverträge sollten zudem stets einen gesonderten Artikel beinhalten, der die Haftung klärt. Grundsätzlich geht der Käufer beim Erwerb einer Apotheke verschiedene mehr oder minder gravierende Haftungsrisiken ein, denn er haftet zuerst einmal un­beschränkt für die Altverbindlichkeiten der Apotheke. Hierzu gehört unter anderem die Haftungsübernahme von Steuerverbindlichkeiten und gegenüber Gläubigern. Im Fall der Fälle kann es nämlich durchaus vorkommen, dass nachträglich Steuerverbindlichkeiten bekannt werden (wie in etwa nicht abgeführte Umsatzsteuer), für die dann der neue Inhaber haftet und somit aufkommen muss. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Vorhinein vertraglich abzuklären, wer in derartigen Angelegenheiten in die Haftung genommen wird und wer nicht. Dies regelt man durch Zusicherungen und durch einen Haftungsausschluss gemäß § 25 HGB, der aber in das Handelsregister einzutragen ist.

Sinnvoll können auch noch eine vorgeschaltete Präambel, eine Auflistung der zu übernehmenden Verträge, Regelungen zu Rechten wie Namensführung, Internet­adressen, Telefonnummern usw. und die Auflistung von Zusicherungen des Veräußerers sein. Auch Regelungen für die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Übernahme machen einen guten Vertrag aus. Was ist bei Berufsunfähigkeit oder Tod des Erwerbers? Schlussbestimmungen runden den Vertrag ab.

Der Vertragsabschluss

Nach erfolgreicher Vertragsverhandlung und individueller Ausgestaltung der Verträge bedarf es lediglich noch der Vertragsunterzeichnung. Vor Unterzeichnung sollten jedoch noch einmal alle Beteiligten sowie die zuständigen Steuerberater und Rechtsanwälte einen Blick auf den fertigen Vertrag werfen. Ist der Vertragsinhalt ein letztes Mal geprüft und für fehlerfrei erklärt, wird er schließlich unterzeichnet. Sowohl Verkäufer als auch Käufer müssen durch ihre Unterschrift die Gültigkeit des Vertrags absegnen. Hiermit ist der Vertrag offiziell abgeschlossen und der Käufer kann zum nächsten Schritt, der Kaufpreiszahlung, übergehen. Zu guter Letzt erfolgt schließlich die Betriebsübergabe.

Die Übergangsphase

Ist der Kaufvertrag einmal abgeschlossen und der Verkauf der Apotheke somit besiegelt, geht es an die praktische Übergabe. In der Mehrheit der Fälle geschehen derartige Betriebsübergaben schrittweise, d. h. nicht von einem auf den anderen Tag. Im Idealfall verbleibt der alte Inhaber noch etwa für drei bis neun Monate nach der Veräußerung in der Apotheke tätig und arbeitet so­zusagen Seite an Seite mit dem Käufer. Das hat den Vorteil, dass so ausreichend Zeit vorhanden ist, den neuen Inhaber mit den wesent­lichen Kontaktpersonen und Geschäftspartnern bekannt zu machen. Gleichermaßen können sich so auch die Mitarbeiter langsam an den neuen Chef gewöhnen. Diese von Experten bezeichnete „Übergangsphase“, in der sowohl alter als auch neuer Inhaber gemeinsam tätig sind, wirkt sich zudem erfahrungsgemäß sehr positiv auf die (Stamm-)Kunden aus.

Im innerbetrieblichen Verhältnis sollte jedoch eindeutig geklärt sein, dass für den Zeitraum des Übergangs einzig der Käufer die wirtschaftliche Verantwortung trägt und somit auch nur er weisungsbefugt ist. Diese strikte Aufgabenteilung hört sich einfach an, birgt in der Praxis jedoch nicht selten als das größte Konfliktpotenzial – denn der Verkäufer (und somit alte Inhaber) ist es gewohnt, seit Jahren, wenn nicht gar Jahrzehnten, die Oberhand in der Apotheke zu haben. Empfehlenswert ist deshalb ein persönliches Gespräch, in dem sich beide Seiten offen zu ihren neuen bzw. alten Aufgaben äußern und ggf. Wünsche und Vorstellungen formulieren können.

Ist ein Kompromiss gefunden, sollte für die Übergangsphase ein befristeter Arbeitsvertrag aufgesetzt werden, damit alle Beteiligten rechtlich ­abgesichert sind. Zudem bringt dies Vorteile für die Mitarbeiter, die mit doppelten Vorgesetzten ­oftmals überfordert sind, da sie sich an den alten Inhaber weisungsgebunden fühlen. |

Rechtsanwalt Christian Gernoth, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Steuerberater

Dipl.-Kaufmann Nicolas Dongus, Steuerberater für Apotheken, www.apo-stb.de

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