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Schwerpunkt Existenzgründung

Meine Apotheke

So wird die Existenzgründung ein Erfolg

Die Selbstständigkeit bietet – wenn sie gut vorbereitet wird – für einen Apotheker viele Chancen. Ein geeignetes Objekt zu finden ist allerdings schwierig, genauso wie die wirtschaftlichen Perspektiven zu beurteilen. Mit branchenkundiger Beratung ist man klar im Vorteil. | Von Klaus Kieselhorst und Guido Michels

Der Weg in die Selbstständigkeit kann auf verschiedenen Wegen beschritten werden. Die häufigste Form ist der Kauf einer bestehenden Apotheke. Mit dem Kaufpreis werden die materiellen Vermögenswerte (beispielsweise Einrichtung und Warenlager) sowie die immateriellen Vermögenswerte (Firmenwert) abgegolten. Neugründungen von Apotheken finden nur noch selten statt, weil es immer weniger geeignete Standorte gibt und weil der Start „bei Null“ mit einem höheren Risiko behaftet ist. Als Sonderformen der Existenzgründung spielen die Pacht und die Übernahme einer Apotheke in der Familie eine untergeordnete Rolle.

Wie finde ich ein geeignetes Objekt, einen geeigneten Standort?

Ein Existenzgründer hat eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein interessantes Objekt zu finden. Viele übernehmen die Apotheke ihres Chefs/ ihrer Chefin, andere informieren sich im Kollegenkreis, bei Marktpartnern oder per Annonce über das Angebot am Markt. Auch Makler und Beratungsunternehmen helfen bei der Objekt- und Standortfindung und

führen veräußernde Apotheken und suchende Existenzgründer zusammen.

Die Auswahl eines geeigneten Objektes ist die grundlegendste Entscheidung bei der Existenzgründung. Daher muss die Qualität des Standortes kritisch geprüft werden: Lage und Einzugsgebiet, Anzahl der Wettbewerber, Alter und Zustand des Geschäftsraumes, Frequenzbringer, Verkehrsanbindung etc. Dazu kommen noch branchenspezifische Faktoren: die Anzahl und das Alter der Ärzte, deren Fachrichtungen und Verschreibungsgewohnheiten sowie die Lage der Praxen zum Standort.

Das Zukunftspotenzial bewerten

Bei der Analyse des Standortes wird meist mithilfe eines Beraters die Ist-Situation betrachtet. Im Falle der Übernahme einer bestehenden Apotheke wertet man Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und betriebswirtschaftliche Auswertungen der vergangenen Jahre aus, um eine Einschätzung über die zukünftige Entwicklung vorzunehmen. Es muss geklärt werden, ob sich die Positionen im üblichen Rahmen bewegen und ob die Standortbedingungen auch in Zukunft dieselben sein werden. Ist dies der Fall, kann man von in etwa gleichen Ansätzen ausgehen. Es ist jedoch wichtig, die Werte nicht bedenkenlos zu übernehmen. Ist zum Zeitpunkt der Planung bekannt, dass Arztpraxen verlegt werden oder dass eine Wettbewerbsapotheke schließt, so müssen diese Auswirkungen bei der Planung des Umsatzes berücksichtigt werden. Auch kann für den Wert des Warenlagers der Bilanzwert nur ein Anhaltspunkt sein – schließlich schwankt die Zusammensetzung des Lagers im Laufe eines Jahres durch Wareneinkäufe und -verkäufe stark. Bei Übernahme einer Apotheke wird daher zum Stichtag ein genauer Wert ermittelt. Aus dem Anlagespiegel, einem Bestandteil des Jahresabschlusses, können detaillierte Informationen über Art und Alter der einzelnen Anlagegegenstände entnommen werden. Ein hoher Bilanzwert für die Einrichtung etwa weist auf größere Anschaffungen in den letzten Jahren hin, während niedrige Werte des Anlagevermögens auf anstehende Investitionen hinweisen können.

Bei Neugründungen ist man dagegen auf Erfahrungswerte und Schätzungen angewiesen. Damit nicht „ins Blaue hinein“ prognostiziert wird, helfen zukunftsorientierte Analysemethoden auf Basis von Einwohner- oder Passantenzahlen, dem regionalen Pro-Kopf-Verbrauch von Arzneimitteln und dem potenziellen Umsatzvolumen naher Arztpraxen eine in Bandbreiten genaue Schätzung des Potenzials abzugeben.

Verfügungsbetrag ist der Maßstab

Auf die Umsatzanalyse folgt eine Ertragsvorschau, bei der die zu erwartenden Umsätze, Erlöse und Kosten der Apotheke aufgestellt werden. Hierbei müssen insbesondere die Positionen angepasst werden, von denen anzunehmen oder sicher ist, dass sie zukünftig abweichen werden. Denkbar ist, dass personengebundene Umsätze wie Ärzte- oder Krankenhausbelieferungen vom neuen Leiter nicht mehr weitergeführt werden. Auch Änderungen im Wareneinsatz (durch veränderte Rabattkonditionen), bei den Personalkosten (durch mehr Einsatz des neuen Leiters) oder bei der Miete sind möglich. Üblich sind veränderte Kfz-Kosten, da in der Regel der Pkw des Vorgängers nicht übernommen wird sowie veränderte Werbekosten durch notwendige Einstiegswerbung oder insgesamt abweichendes Werbeverhalten. Außerdem beeinflusst die Übernahme die Positionen Abschreibungen (die sich nicht an denen des Vorgängers orientieren, sondern an den eigenen Anschaffungskosten) und langfristige Fremdkapitalzinsen (durch die Höhe von Kaufpreis, Eigenkapital und Zinsen).

Ziel ist es, den Verfügungsbetrag – also das monatliche „Nettoeinkommen“ des Selbstständigen – zu ermitteln, der aller Voraussicht nach aus dem Betrieb der Apotheke zu erwarten ist. Dieses verfügbare Einkommen wird für den Existenzgründer die Entscheidungsgrundlage sein. Als Maßstab dienen das eigene Gehalt bzw. die Verdienstmöglichkeiten als angestellter Apotheker oder Filialleiter. Da diese Verdienstmöglichkeiten durch zunehmende Personalknappheit in den vergangenen Jahren angewachsen sind, ist auch der Anspruch an einen angemessenen Verfügungsbetrag gestiegen.

Bausteine der Existenzgründung

Mit gutem Konzept zur Bank

Mit den Ergebnissen aus Umsatzschätzung und Ertragsvorschau können nun Unternehmenskonzept und Businessplan vervollständigt werden. Dies ist für viele Gründer eine wichtige Grundlage für die Finanzierungsgespräche, denn die Banken erwarten zur Sicherstellung einer tragfähigen Finanzierung solch ein umfassendes Konzept. Sie sind nur dann bereit Kredite zu gewähren, wenn sie von der Sinnhaftigkeit eines Vorhabens überzeugt sind und der Kreditnehmer einen so hohen Gewinn erzielt, dass er nach Abzug der festen Belastungen über so viel Einkommen verfügt, dass Verzinsung und Rückzahlung des Kredites nicht gefährdet sind. Weiter machen die Banken die Kreditgewährung davon abhängig, ob der Kreditnehmer Sicherheiten vorweisen kann. Typisch sind die Abtretung der Einrichtung oder der ARZ-Abrechnung sowie der Abschluss einer Risikolebensversicherung.

Das Investitionsvolumen und damit der Kapitalbedarf ergeben sich aus dem Businessplan des Unternehmers. Den geringsten Kapitalbedarf hat ein Pächter, der nur das Warenlager finanzieren muss. Bei der Neugründung besteht die Investition in jedem Falle in der Anschaffung einer Einrichtung und des Warenlagers. Beim Kauf einer Apotheke muss zusätzlich vor allem der Firmenwert finanziert werden. Wird eine Apotheke samt Immobilie übernommen, wird der Finanzierungsbedarf deutlich größer.

Tab. 1: Ergebnisse der Recherchen
Gewinn- und Verlustrechnung des Verkäufers
Umsatz %
Handverkauf 450.000
Krankenkassenumsatz 1.350.000
1.800.000 100,0
Wareneinsatz 1.350.000 75,0
Rohgewinn 450.000 25,0
Personalkosten 210.000 11,7
Abschreibungen 5.000 0,3
Raumkosten 30.000 1.7
Versicherungen, Beiträge, Abgaben 5.000 0,3
Rechts- und Beratungskosten 12.000 0,7
Fahrzeugkosten 6.000 0,3
Werbe- und Reisekosten 15.000 0,8
EDV-Kosten 10.000 0,6
Weitere betriebliche Kosten 30.000 1,7
Zinsen 1.000 0,1
Gewinn 126.000 7,0
Standortanalyse:
Umsatzpotenzial in Zukunft gleichbleibend
gute Verkehrsanbindung, Parkplätze vorhanden
Supermarkt und Bank als Frequenzbringer in der Nähe
Allgemeinmediziner über der Apotheke, Fachärzte im Umkreis
Mietvertrag langfristig gesichert
→ zu erwartender nachhaltiger Umsatz: 1.800.000 Euro

Bei Apotheken wird nach Erfahrung der Treuhand Hannover kaum Eigenkapital, sondern hauptsächlich Fremdkapital in Form langfristiger Kredite eingesetzt. Wird ein Kredit in Anspruch genommen, müssen das aufgenommene Fremdkapital getilgt und zusätzlich noch Zinsen bezahlt werden. Die gebräuchlichsten Arten von Krediten sind Tilgungsdarlehen und Darlehen mit Endtilgung (zum Beispiel über Lebensversicherung). Für manche Gründungsvorhaben kann auf öffentliche Förderkredite zurückgegriffen werden. Welche Darlehensform die vorteilhafteste ist, muss am Einzelfall beurteilt werden. Wichtig: bei vielen Förderprogrammen darf vor Antragsstellung noch nicht mit dem Vorhaben begonnen werden!

Tab. 2: Investitionsbedarf
Investitionsbedarf Abschreibungen p.a.
1. Einrichtung 50.000 € über 4 Jahre je 12.000 €
2. Firmenwert 300.000 € über 15 Jahre je 20.000 €
3. Warenlager 100.000 €
4. PKW 15.000 € über 6 Jahre 2.500 €
Summe 465.000 € Summe 34.500 €
Tilgungsdarlehen 465.000 €
Tilgungszeitraum 12 Jahre p.a. 38.750 €
Zinssatz 2,0% p.a. 7.750 €

Vertragliches regelt der Anwalt

Wird der Kauf oder die Gründung der Apotheke konkret, ist immer auch anwaltliche Hilfe nötig, um die verschiedenen Verträge zu erstellen bzw. zu prüfen. Ein branchenkundiger Rechtsanwalt würde einen auf Apotheken zugeschnittenen Kaufvertrag formulieren und beispielsweise darauf achten, dass der Betrieb als Ganzes veräußert wird, um nicht in die Umsatzsteuerpflicht zu geraten. Auch den Mietvertrag würde er auf rechtliche Gültigkeit prüfen und ein Augenmerk auf die wichtigen Klauseln zu Untervermietung und Todesfall legen. Überhaupt ist der Mietvertrag eine der zentralen Komponenten: Ohne eine ausreichend lange Laufzeit, mit Optionen, den Vertrag zu verlängern, wird kein Käufer ein Objekt übernehmen und keine Bank eine Finanzierung gewähren. Außerdem muss das Mietobjekt den Bestimmungen der Apothekenbetriebsordnung (Beschaffenheit, Größe, Einrichtung) entsprechen, ansonsten erteilt die Aufsichtsbehörde keine Betriebserlaubnis. Diese Anforderungen, wie etwa die Barrierefreiheit, werden bei einem Eigen­tümerwechsel neu geprüft. Ein Erwerber steigt zudem in alle bestehenden Verträge der Apotheke ein. Besonderes Augenmerk ist hier auf die Arbeitsverträge zu legen. Nicht immer liegen alle Verträge schriftlich vor, oder es gibt mündliche Absprachen. Bei Versicherungen besteht beim Inhaberwechsel ein Sonderkündigungsrecht, das man ausüben kann.

Fallstudie: Kauf einer Apotheke

Im Folgenden werden Standortanalyse, Umsatzschätzung, Investition und Finanzierung an einem Beispiel konkretisiert. Das Szenario: Apotheker Mustermann interessiert sich für den Kauf der Treuhand-Apotheke. Diese befindet sich in Mieträumen und hatte zuletzt einen Umsatz von 1.800.000 Euro. Die Kaufpreisforderungen des derzeitigen Inhabers lauten:

Einrichtung 50.000 Euro

Warenlager 100.000 Euro

Firmenwert 300.000 Euro

Summe 450.000 Euro

Mit der Unterstützung eines sachkundigen Beraters prüft Apotheker Mustermann zunächst die Angemessenheit des Kaufpreises anhand der Gewinn- und Verlustrechnungen des Verkäufers und lässt eine Standortanalyse durchführen. Die Ergebnisse der Recherchen lassen für die Zukunft einen nachhaltigen Umsatz von 1.800.000 Euro erwarten (Tab. 1).

Auf Basis der Kaufpreisforderung lassen sich der notwendige Investitionsbedarf und die dazugehörigen Abschreibungen ermitteln (Tab. 2).

Der Investitionsbetrag von 465.000 Euro soll durch einen Bankkredit finanziert werden. Für die Tilgung des Kredites werden pro Jahr 25.000 Euro an die Bank zurückgezahlt. Die Zinsbelastung pro Jahr beträgt 7750 Euro.

Tab. 3: Rentabilitätsberechnung für den Käufer
Gewinn- und Verlustrechnung des Verkäufers
Umsatz %
Handverkauf 450.000
Krankenkassenumsatz 1.350.000
1.800.000 100,0
Wareneinsatz 1.350.000 75,0
Rohgewinn 450.000 25,0
Personalkosten 185.000 10,3
Abschreibungen 34.500 1,9
Raumkosten 30.000 1.7
Versicherungen, Beiträge, Abgaben 5.000 0,3
Rechts- und Beratungskosten 12.000 0,7
Fahrzeugkosten 8.000 0,4
Werbe- und Reisekosten 20.000 1,1
EDV-Kosten 10.000 0,6
Weitere betriebliche Kosten 30.000 1,7
Zinsen 10.000 0,6
Gewinn 105.500 5,9

Als Sicherheiten hat Herr Mustermann die Erlöse des Rechenzentrums abgetreten und eine Risikolebensversicherung abgeschlossen. Beim Personal muss er in alle bestehenden Arbeitsverträge eintreten. Aus Altersgründen würde jedoch eine Mitarbeiterin ausscheiden. Diese Stelle will der neue Inhaber nicht nachbesetzen, sodass sich zukünftig die Personalkosten um 25.000 Euro mindern. Abschreibungen und Zinsbelastungen werden in der folgenden Rentabilitätsberechnung entsprechend der berechneten Werte eingesetzt. Die anderen Kostenparameter werden teilweise gegenüber denen aus der Gewinn- und Verlustrechnung angepasst. So ist anzunehmen, dass der neue Besitzer zunächst etwas höhere Werbekosten hat, um sich bekannt zu machen, bzw. auf den Inhaberwechsel hinzuweisen (Tab. 3).

Tab. 4: Verfügungsbetrag
Gewinn 105.500 €
ESt/KiSt/SolZ - 32.800 €
Vorsorgeaufwand - 21.000 €
Verfügungsbetrag I 51.700 €
Tilgung - 38.750 €
Abschreibungen + 34.500 €
Verfügungsbetrag II 47.450 €

Apotheker Mustermann würde voraussichtlich einen jährlichen Gewinn von 105.500 Euro erwirtschaften. Hieraus würde der unverheiratete Apotheker einen Verfügungsbetrag von 47.400 Euro pro Jahr – also ca. 4000 Euro pro Monat – erzielen, wie die folgende Berechnung zeigt. An dieser Größe wird er seine Entscheidung ausrichten (Tab. 4).

Checkliste für eine erfolgreiche Existenz­gründung

  • Sich bei der Suche nach geeigneten Objekten vieler Quellen bedienen.
  • Prüfung der rechtlichen und wirtschaftlichen Voraussetzungen mit qualifiziertem Berater/Steuerberater
  • Standortanalyse mit Besichtigung und Gutachten von einem unabhängigen Spezialberater (insbesondere bei Neugründung)
  • Ertragsvorschau für die Beurteilung des Kaufobjekts
  • Sicherung der Betriebsräume: Mietvertragsverhandlungen, Prüfung bestehender Mietverträge
  • Gespräche mit Kreditinstituten über die Finanzierung des Vorhabens
  • Abschluss der maßgeblichen Verträge mit Rechtsanwalt
  • Gespräch mit dem Bauherrn und Architekten bei Neu- bzw. Umbau
  • Auswahl des Einrichters bei Neugründung; bei Kauf, falls Einrichtung (teil-)erneuert werden soll
  • Beantragung behördlicher Genehmigungen
  • Bei Kauf/Pacht Übernahmeinventur für das Warenlager in Auftrag geben
  • Gespräche mit Großhändlern, Versicherungen
  • Planung des Personaleinsatzes: Bei Neugründung Auswahl und Einstellung von qualifizierten Mitarbeitern, bei Kauf/Pacht vor allem zur Besetzung eines Filial­leiters
  • Vorbereitung von Marketingmaßnahmen im Zuge der Neugründung bzw. Übernahme

Erfolgreich in einem sich ändernden Markt

Die Gründung einer Apotheke ist kein einfaches Unterfangen. Interessante Apotheken sind rar gesät – Beharrlichkeit, Geduld und ein gutes Netzwerk helfen auf dem Weg in die eigene Existenz. Der Blick auf die kaufmännischen Zahlen darf nicht vernachlässigt werden. Hier helfen branchenkundige Berater. Diese begleiten von der Standortsuche über die gesamte betriebswirtschaftliche Bewertung und Ren­tabilitätsprüfung bis zur Finanzierung und Kaufabwicklung inklusive Begleitung bei Bankgesprächen und natürlich der steuerlichen Gestaltung – idealerweise über die Gründungsphase hinaus durch sämtliche Lebensphasen der ­Apo­theke.

Autoren

Klaus Kieselhorst, Guido Michels, Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Hildesheimer Straße 271, 30519 Hannover

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