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Management

Präsentorik – der Weg zum erfolgreichen Vortrag

Teil 2: Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg

Es gibt nur sehr wenige Menschen, die quasi „aus dem Stand“ eine überzeugende Rede halten können. Falls Sie sich nicht zu diesen seltenen Exemplaren zählen, sollten Sie Ihren Auftritt gut vorbereiten. Das ist nicht nur unverzichtbar für Ihren Erfolg – es gibt Ihnen auch Sicherheit. In diesem zweiten Teil der Präsentorik-Serie erfahren Sie, wie professionelle Redner dabei vorgehen.

Unerfahrene Redner beginnen umgehend mit dem Schreiben eines Manuskripts, wenn sie einen Vortrag halten sollen. Also arbeiten sie sich durch die verfügbare Fachliteratur, durchforsten alte Skripte und bemühen Google oder Wikipedia. Tatsächlich entspricht dieses Vorgehen dem berühmten Pferd, das von hinten aufgezäumt wird.

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Nicht gleich loslegen Für einen guten Vortrag bedarf es einer fundierten Recherche. Und noch davor der Beantwortung der Fragen „Wer hört zu?“, „Was ist das Ziel?“ und „Wie viel Zeit habe ich, um dies zu erreichen?“

Unverzichtbare Vorüberlegungen

Jede Kommunikationsstrategie basiert auf der Frage: Bei wem will ich was erreichen? Auch ein Vortragender sollte diese Fragen beantworten können, bevor er recherchiert und die erste Zeile schreibt. Also:

Wer sind Ihre Zuhörer?

Ob Sie vor Kunden sprechen, vor Kollegen oder vor einem breiter ­gefächerten Publikum: Wenn Sie Ihre Zuhörer gewinnen und überzeugen wollen, sollten Sie einiges über sie wissen. Dazu zählt:

  • Über welche Vorkenntnisse verfügt Ihr Publikum bereits?
  • Welche Sprachebene ist an­gemessen?
  • Was hat die Zuhörer zur Teil­nahme bewegt?
  • Welche Erwartung haben sie an den Vortrag – und an Sie?

Tipp

Zögern Sie nicht, ggf. den Veranstalter oder Ihren Auftraggeber um Informationen zu bitten.

Was genau ist Ihr Präsentations- oder Vortragsziel?

Fragt man Vortragende danach, was denn das Ziel ihres Auftritts sei, dann antworten sie beispielsweise: Ich will die Zuhörer über die Ergebnisse der aktuellen xy-Studie informieren. Damit beschreiben sie jedoch den Vorgang und nicht das Ziel ihrer Präsentation oder ihres Vortrags. Und diese Verwechslung von Vorgang und Ziel führt häufig zu einem wenig befriedigenden Ergebnis.

Legen Sie fest, was Sie erreichen oder bewirken wollen, beispielsweise: Die Zuhörer sollen nach dem Vortrag die Top-3-Ergebnisse der aktuellen xy-Studie wiedergeben können. Alternativ bündeln Sie Ihre zentrale Aussage in einem Satz. In diesem Beispiel könnte er (nicht ernst gemeint) lauten: Gummibärchen stärken die Immunabwehr und gehören deshalb in die Apotheke.

Erst wenn Sie diese beiden Fragen nach dem „für wen“ und „was“ ­geklärt haben, geht es an die Überlegungen zur Umsetzung.

Wie wollen Sie das Vortragsziel erreichen?

  • Wahrscheinlich planen Sie, technische Hilfsmittel zu nutzen. Die sollten Sie unbedingt problemlos handhaben können. Denn kaum etwas verursacht mehr Stress als ein technisches Problem mitten im Vortrag.
  • Haben Sie vor, Ihre Zuhörer einzubinden und, falls ja, wie (Fragen, Diskussion, Übungen) und wann (mittendrin oder im Anschluss)?
  • Wollen Sie sich den Vortrags­inhalt mit einem Co-Referenten teilen? Wenn ja, wer ist fachlich und persönlich geeignet?

Wie viel Zeit steht Ihnen zur Verfügung?

Der Zeitrahmen wird häufig falsch eingeschätzt mit dem Ergebnis, dass Redner zu viel Stoff in ihren Vortrag packen. Vielleicht haben Sie Vorredner, die verspätet zum Ende kommen und Ihnen damit Redezeit nehmen. Denken Sie auch an den Zeitbedarf für Fragen und/oder eine Diskussion. Prüfen Sie kritisch, was sich in der netto zur Verfügung stehenden Zeit tatsächlich inhaltlich transportieren lässt.

Tipp

Legen Sie im Vorfeld fest, welche Passage(n) Sie im Zweifel auslassen können.

Wo halten Sie den Vortrag?

In fremden Räumlichkeiten kann man böse Überraschungen erleben. Klären Sie daher unbedingt vorab:

  • Verfügt der Raum über die erforderliche Technik?
  • Wer hilft Ihnen, wenn die Technik versagt, ein Kabel fehlt, …?
  • Kann der Raum bei Bedarf verdunkelt werden?
  • Bietet er ausreichend Platz?

Tipp

Seien Sie rechtzeitig (ca. eine Stunde vorher) vor Ort, wenn Sie nicht mit den räumlichen Gegebenheiten vertraut sind.

Der Aufbau Ihres Vortrags

Wenn Sie diese Vorüberlegungen abgeschlossen haben, gehen Sie an die Struktur Ihres Vortrags. Dabei bilden themenübergreifend drei Elemente das Gerüst: die Einleitung, der Hauptteil und der Schluss.

Die Einleitung

Die Minimal-Bestandteile zu ­Beginn sind die Begrüßung der Zuhörer und die Einführung in das Thema. Sind Sie der Mehrheit der Zuhörer unbekannt, sollten Sie sich zunächst kurz vorstellen.

Wecken Sie mit Ihrer thematischen Einführung Interesse, Neugier, Spannung – in jedem Fall Aufmerksamkeit. Hier einige erprobte „Spielbälle“:

  • Nutzen Sie eine Anekdote.
  • Stellen Sie eine provozierende Frage.
  • Verweisen Sie auf ein aktuelles Ereignis.
  • Erzählen Sie, warum Sie zu ­diesem Thema sprechen.
  • Nennen Sie ein (wirklich passendes) Zitat als „Aufhänger“.

Der Hauptteil

Für den Hauptteil eines Vortrags gibt es drei bewährte Gestaltungsformen: die Aufzählung, die chronologische Anordnung und das Problem-Lösungs-Schema.

  • Bei der Aufzählung bearbeiten Sie Ihr Thema Punkt für Punkt. Damit Ihre Zuhörer wissen, was sie erwartet, sollten Sie schon in der Einleitung die Gliederungspunkte nennen.
  • Wenn Sie das Problem-Lösungs-Schema wählen, ist es dramaturgisch wichtig, einen klaren Schwerpunkt zu setzen: Ist es für Ihr Vortragsziel sinnvoller, inhaltlich und zeitlich stärker auf die Problemschilderung einzugehen oder auf die Beschreibung der Lösung?
  • Die chronologische Anordnung ähnelt in ihrer einfachen Form einem Protokoll („Wir führten im März eine Kundenbefragung durch, begannen im Mai mit der Auswertung, ...“). Alternativ lässt sich mit dieser Anordnung auch das Gestern, Heute und Morgen beschreiben, also ein Rückblick, ­die aktuelle Situation und der Ausblick/die Perspek­tive/die Vision.

Der Schluss

Eine kurze Zusammenfassung, eine Aufforderung und die Verabschiedung sind typische Schlussvarianten eines Vortrags. Hieraus kann auch ein einziges Element oder eine beliebige Kombination gewählt werden.

  • Eine Sachrede sollte mit einer kurzen (!) Zusammenfassung abgerundet werden. Das ist ein kleiner Service gegenüber den Zuhörern, die auch bei einem interessanten Thema und einer brillanten Vortragsweise manchmal kurzfristig abschalten. Die Inhalte, die ihnen dabei entgangen sind, können sie nun doch noch aufnehmen.
  • Die Aufforderung oder, emotional stärker, der Appell, ist ein unverzichtbares Element jeder meinungsbildenden Rede. Der Sprecher sagt an dieser Stelle klipp und klar, was er mit seinem Vortrag bewirken wollte. („Entscheiden Sie sich für ...“, „Unterstützen Sie ...“, usw.)
  • Verabschieden Sie sich mit ­einem kurzen „Vielen Dank“. Die häufig gebrauchten Zusätze „... für Ihre Aufmerksamkeit“ und „ ... für Ihre Geduld“ sind Floskeln und zudem ein selbst ausgestelltes Negativzeugnis. Auf beides sollten Sie verzichten.

Sinnvolle schriftliche Hilfsmittel

Es ist unnötig mutig, auf schrift­liche Hilfsmittel zu verzichten. Je nach Ihrer Sicherheit im Thema wird eine der folgenden Varianten für Sie am ehesten geeignet sein.

Das ausformulierte Redemanuskript

Das ausformulierte Manuskript birgt zwei Risiken: Zum einen unterliegen Redner häufig der Versuchung, ihren Vortrag einfach abzulesen. Zum anderen finden sie sich oftmals, bedingt durch Lampenfieber oder Anspannung, auf den Seiten nicht mehr zurecht. Diese Risiken werden begrenzt, wenn Sie die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

  • Verwenden Sie nummerierte ­lose DIN A4-Blätter.
  • Schaffen Sie einen übersichtlichen Manuskriptaufbau (deutliche Gliederung, große Schrifttype).
  • Setzen Sie einen breiten Rand für wesentliche Schlüsselbegriffe als Stichwortgeber. Bei Bedarf können Sie jederzeit in den ausformulierten Text wechseln.

Stichwortkarten

Wenn Sie in Ihrem Vortragsthema „zu Hause“ sind, empfiehlt sich der Einsatz von Stichwortkarten im Postkartenformat, auf die Sie lediglich die wesentlichen Punkte Ihres Vortrags gut lesbar übertragen. Auf größeren Stichwortkarten (DIN A5) können Sie Ihre Stichworte mit wenigen ausgeschriebenen Formulierungen kombinieren.

Empfehlungen:

  • Nummerieren Sie die Karten.
  • Schreiben Sie mit einem dickeren Filzstift.
  • Überladen Sie die Karten nicht.

Folienprints als Handzettel

Naheliegend ist der Ausdruck Ihrer Powerpoint-Folien als Handzettel auf DIN-A4-Blätter. Diese Handzettel sind Ihre Stichwortgeber. Zudem haben Sie immer im Blick, welche Folie als nächstes kommt. Wenn Sie den Print auf drei Folien je Blatt beschränken, bleibt Ihnen genügend Platz für handschriftliche Ergänzungen.

Der professionelle Einsatz von technischen Hilfsmitteln

Unerfahrene Redner retten sich gerne in die Technik, um ein hohes Vortragsniveau zu suggerieren. Dabei gilt: Der Vortragende soll im Vordergrund stehen und Wirkung entfalten, nicht die Technik!

Vorsicht vor betreutem Lesen: die Powerpoint-Präsentation

Die Powerpoint-Präsentation soll einen Vortrag ergänzen, nicht ersetzen. Doch statt strukturierter, pointierter Aussagen werden häufig Folien produziert, die den Zuhörer mit unüberschaubaren Daten- und Textmengen quälen. Daher diese Empfehlungen:

  • Beschränken Sie sich auf eine Botschaft pro Folie!
  • Vermeiden Sie technische Übertreibungen, die vom Inhalt Ihres Vortrags ablenken.
  • Lassen Sie Texte einfach zeilen- oder absatzweise erscheinen.
  • Grafiken eignen sich zum Animieren. Wenn Sie z. B. einen Anstieg verdeutlichen wollen, zeigen Sie ein Balkendiagramm, das wächst.
  • Vollkommen überflüssig ist die Folie „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“. Sie zeigt lediglich: Hier beamt der Laie.

Übrigens: Je wichtiger eine Veranstaltung ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Rechner abstürzt, dass er den Beamer nicht erkennt oder dass ein Kabel fehlt. Haben Sie daher immer ein Notfallset in der Tasche (USB-Stick und/oder Handouts).

Manchmal noch sinnvoll: der Overheadprojektor

Sie wollen während des Vortrags Diskussions- oder Übungsergebnisse schnell und für Ihre Zuhörer gut sichtbar visualisieren? Dann erweist sich der Overheadprojektor (OHP) immer noch als nützlich. Zum OHP-Einsatz drei Hinweise:

  • Prüfen Sie vorab die Funktionsfähigkeit der Birne (und die der integrierten Ersatzbirne).
  • Decken Sie Folien nicht ab, denn so wird für Ihr Publikum automatisch der Teil interessant, der nicht sichtbar ist.
  • Zeigen Sie nicht mit einem Finger auf die Folie. Das normale leichte Zittern wird durch die Projektion deutlich sichtbar. Lenken Sie stattdessen den Blick der Zuhörer mit einem Stift.

Gewöhnungsbedürftig: das Mikrofon

Reden Sie vor einem größeren Zuhörerkreis, können Sie mit Mikrofon in normaler Lautstärke sprechen. Sich selbst über Lautsprecher zu hören, ist zunächst un­gewohnt.

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Ein kurzer Test vor dem Vortrag kann auch die Angst vorm Mikro nehmen.

Ein fest am Stehpult installiertes Mikrofon erlaubt Ihnen nicht, sich wegzubewegen. Standmikrofone haben den gleichen Nachteil. Allerdings können Sie das Mikro aus dem Stativ nehmen. Jetzt muss es jedoch dauerhaft in der gleichen Entfernung vor dem Mund gehalten werden (die richtige Entfernung vorher ausprobieren!).

Bewegungsfreiheit bieten nur das Ansteckmikrofon und das Bügelmikrofon (Headset). Das Ansteckmikrofon wird mit einem Klemmhalter am Kragen oder Revers in Mundnähe befestigt. Das Bügel­mikrofon ist immer richtig vor dem Mund positioniert. Doch mit ihm leidet die Optik, insbesondere die Frisur. Achten Sie bei der Garderobenauswahl darauf, dass der für diese beiden kabellosen Mikros erforderliche Sender Platz in der Hosen- oder Jackettasche finden muss. Und wichtig: Auch Privatgespräche werden übertragen, wenn Sie nach dem Vortrag das Ausschalten vergessen. |

In der dritten und letzten Folge lesen Sie „So gelingt Ihr Auftritt“.

Den ersten Teil „Nutzen Sie Ihr in­dividuelles rhetorisches Instrumentarium“ finden Sie in der AZ 2016, Nr. 48, S. 8.

Cornelia Tromm, Kommunikations­beraterin, -trainerin und –coach, www.cornelia-tromm.de

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