Wie man einen Vortragsabend organisiert

Es sollte ein aktuelles Thema sein, damit genügend Zuhörer kommen. Dabei können Sie verschiedene Partner unterstützen. Die ideale Vortragsdauer liegt bei ca. 60 Minuten, dann sollten noch 20 bis 30 Minuten für Diskussion geplant sein. Mit zwei Zeitungsanzeigen, etwa zehn bis zwölf Tage vor der Veranstaltung, sollten Sie auf 20 bis 30 Anmeldungen kommen. Idealer Veranstaltungstag ist der Mittwoch, Beginn 19.00 Uhr. Mit einer Teilnehmerzahl von ca. 30 Personen können Sie Ihre eigenen Räume nutzen, für größere Veranstaltungen gehen Sie in ein nahe liegendes Lokal. Mit Flyern werden Ihre Kunden auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht. Nutzen Sie auch Ihre Homepage als Informationsquelle.

Tipps und Hinweise

Für Ihr Referat brauchen Sie keine rhetorischen Kenntnisse. Die Besucher erwarten von Ihnen Fachkenntnisse und keine Redeleistung. Begrüßen Sie jeden Teilnehmer einzeln, legen Sie ein Gästebuch auf und fragen Sie am Ende des Vortrags die Zuhörer, welche Themen noch gewünscht werden. Damit über die Veranstaltung berichtet wird, laden Sie auch die regionale Presse ein. Bereiten Sie für die Presse eine Presseinformation (kurze Zusammenfassung Ihres Referats) vor. Sie erleichtern den Journalisten dadurch die Schreibarbeit. Sprechen Sie gute Kunden an, gerade wenn diese ein Medikament kaufen, um das es im Vortrag geht. Der Eintritt ist frei, Interessenten werden aber um Anmeldung gebeten. Geben Sie in der Einladung noch eine Info über Parkmöglichkeiten und vermerken Sie, dass die Teilnehmerzahl begrenzt ist.

Damit sich alle Teilnehmer wohlfühlen, bieten Sie während des Seminars alkoholfreie Getränke (zum Selbstkostenpreis) an. Für die Besucher muss eine Sitzgelegenheit vorhanden sein. Klappstühle gibt es im Möbelmarkt. Um etwas zu präsentieren, brauchen Sie heute einen Beamer und Laptop. Bei der Verwendung eines Tageslichtprojektors (Overheadprojektor) sind Folien notwendig, deren Herstellung Arbeit macht, deshalb konzentriert man sich besser auf nicht zu viele Darstellungen, die dann aber gut gestaltet sind. Das ist viel besser als 50 unprofessionelle Folien.

Aber auch Pharmareferenten könnten mit Folien helfen. Den Umgang mit dem Laptop und Beamer sollten Sie vorher proben. Sollten Sie mit einem Overheadprojektor arbeiten, müssen die Folien in der richtigen Reihenfolge liegen. Dadurch vermeiden Sie das Suchen, welche Folie zu Ihrer Ausführung passt. Tipp: geben Sie jeder Folie die gleiche Nummer wie die Manuskriptseite. Zuhörer sind von Krankheitsbildern und auch von Statistiken am schnellsten beeindruckt. Beispiel: Erfolg einer neuen Behandlungsmethode in den letzten drei Jahren. Wenn Sie Videos vorführen, vermeiden Sie eine Überfütterung. Der Film darf maximal sieben Minuten lang sein. Sie können an bestimmten Stellen den Film anhalten und Erklärungen geben.

Verständliche Sprache

Viele Zuhörer sind Laien und haben vom Thema wenig Ahnung. Drücken Sie sich in Ihrem Referat verständlich aus. Sie sprechen nicht zu Kollegen, sondern zu Kunden. Wenn Zuhörer Fachchinesisch nicht verstehen, wird das Referat nicht positiv beurteilt. Und viele haben auch nicht den Mut zu fragen, wenn etwas unklar ist. Sprechen Sie auf jeden Fall frei, lesen Sie also nicht vor. Haben die Zuhörer Zwischenfragen? Stellen Sie die Beantwortung auf später zurück, damit Sie nicht aus dem Konzept kommen. Zuhörer-Fragen sind immer ein Zeichen von Interesse, notfalls können Sie Fragen auch nach der Veranstaltung beantworten.

Wenn Sie ein Handout (Manuskript zum Aushändigen) haben, geben Sie es erst zum Schluss aus. Damit ist garantiert, dass die Teilnehmer nicht vorzeitig gehen.

Achten Sie auch auf das Urheberrecht: wenn Sie fremde Unterlagen nutzen, müssen Sie die Autoren erwähnen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Einen Vortrag zu planen macht eine Menge Arbeit. Es genügt aber, jährlich ein bis zwei Mal eine solche Veranstaltung durchzuführen. Ihre Partner (Kammern, Großhandlungen, Verlage) sind Ihnen bei der Durchführung behilflich und liefern Ihnen auch Texte.

Während oder direkt nach der Veranstaltung werden Sie keine Arznei- oder Heilmittel verkaufen. Es würde auch aufdringlich wirken, wenn Sie einen Tisch mit empfohlenen Produkten vorbereiten und zum Kauf auffordern. Ein Vortrag ist eine Marketingmaßnahme, die langfristig wirkt und den Namen Ihrer Apotheke bekannt macht. Für schnelle Umsätze ist so etwas nicht geeignet.

Der Apotheker als Referent – To-Do-Liste