Teil 1: Übersicht und MS-POWERPOINT

Was sind -Office-Pakete?

Mit dem Erwerb eines solchen Office-Paketes - die bekanntesten sind Microsoft Office, Lotus Smart Suite/Notes sowie das Star Office - verfügen Sie immer über

• eine Textverarbeitung,
• ein Tabellenkalkulationsprogramm

und

• ein Präsentations- und Chart-Programm.
• e nach Version und Ausstattung können noch eine Datenbank, verschiedene Werkzeuge für Entwickler und allerlei Zubehör (insbesondere für Netzwerkbetrieb, Multimedia und das Internet) hinzukommen. Damit sind Sie in der Lage, fast alle anfallenden Arbeiten zu erledigen, sei es, Briefe und Rechnungen zu schreiben, Handzettel zu kreieren, verschiedenste Berechnungen anzustellen, einen aussagestarken und farbenfrohen Dia- oder Folienvortrag vorzubereiten oder auch Kundendaten zu verwalten. Wer möchte, kann z.B. in Microsoft Office selbst eigene Programme und sogenannte Makros erstellen (oder erstellen lassen), die seine Situation maßgeschneidert abbilden.

Es ist in der Tat so, daß Sie einen kleineren, mittelständischen Betrieb fast vollständig (von Spezialfällen abgesehen) mit einem solchen Office-Programm steuern und verwalten können - das belegen zahlreiche Beispiele aus der Praxis.
Mit anderen Worten: Wir können Ihnen nur dringend ans Herz legen, hier einzusteigen. Sie finden heute kaum noch ein Büro, eine Rechtsanwaltskanzlei oder selbst einen Handwerksbetrieb, der sich diese Programme nicht zunutze macht. Und irgendwann werden sicher auch Sie eine Patienteninformation, einen Handzettel oder eine umfangreichere Ernährungs-Berechnung erstellen wollen, und sei es, weil der Kollege nebenan es zwischenzeitlich auch tut. Bedenken Sie zudem, daß Ihre Kunden auch zunehmend Rechner zuhause stehen haben, sprich, der Standard sich eben allgemein nach oben verschiebt. Interessanterweise hinken gerade die Gesundheitsberufe (Arztpraxen eingeschlossen) dieser Entwicklung deutlich hinterher. Ob das auch an der Politik mancher Apotheken-Softwarehäuser liegt?
Die Preissituation bewegt sich von gratis (z.B. ist das Star Office oder auch mal eine Word- oder Excel-Version beim Neukauf verschiedener Rechner bereits als -Bundle-Version enthalten) bis hin zu rund 1000-1200 DM für das bekannte Microsoft Office 97 in der Professional-Ausgabe mit Datenbank. StudentInnen und Lehrkräfte erhalten beträchtliche Nachlässe, so daß ein MS-Office-Paket durchaus schon für 300-400 DM den Besitzer wechseln kann.
Unsere Serie wird sich auf das z.Z. aktuelle und meistverbreitete Office 97-Paket -Professional von Microsoft beziehen, welches neben der Textverarbeitung WORD noch das Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL, das Präsentationsprogramm POWERPOINT sowie die Datenbank ACCESS enthält. Einige kleinere Zusatzprogramme wie z.B. die Kommunikations-Plattform OUTLOOK oder die LexiROM mini (ein multimediales Lexikon in abgespeckter Form) gibt‚s noch dazu.

Systemvoraussetzungen

Office 97 setzt eine 32-bit-Plattform wie Windows 95 zwingend voraus (es gibt dieses Paket z.B. auch für die Apple-Rechner). Zwar ist das Programm theoretisch selbst auf einem älteren 80486-Rechner mit 16 MB Arbeitsspeicher lauffähig, eine zügige Arbeitsweise verlangt aber nach einem Pentium-Prozessor neuerer Bauart (ideal: Pentium II oder Pentium Pro ab 200 MHz) und vor allem reichlich Arbeitsspeicher: 32 MB sind ausreichend, 64 MB sind das Sahnehäubchen, welches das Arbeiten wirklich angenehm macht.

Hinweise zur Installation

Start - Ausführen - D:SETUP.EXE
zum Leben erwecken, im Falle, daß das Laufwerk D Ihr CD-Laufwerk ist (ansonsten analog).
Versiertere Anwender können auf die benutzerdefinierte Installation zurückgreifen. Hier können Sie alle Komponenten einzeln an- und abschalten. Es vergehen allerdings einige Minuten, bis Sie sich durch die einzelnen Optionen hindurchgeklickt haben (Abb. 1).
Nicht empfehlenswert, es sei denn, es mangelt wirklich stark an Speicherkapazität, ist die Minimal-Variante, da hier doch etliche Komponenten fehlen, die im Alltag das Leben schöner machen. In der Regel ist die eigentliche Installation mit einem modernen CD-Laufwerk problemlos in wenigen Minuten erledigt.

Die bunte Welt von Powerpoint

Es gehört der Gattung der sogenannten Präsentationsprogramme an und erfreut sich insbesondere in der Industrie großer Beliebtheit. Der Einstieg, wenn Sie das Programm einmal gestartet haben, richtet sich demzufolge auch sehr stark an den eiligen Manager, der eben noch ein paar effektvolle Folien für die nächste Sitzung benötigt (Abb. 2 zeigt Ihnen den genauen Ablauf, Abb. 3 das Ergebnis). Zahlreiche Präsentationsvorlagen (im Grunde vorgefertigte Layout-Schablonen) machen den Beginn leicht.
Eine Alternative besteht darin, sich eines Assistenten zu bedienen (Autoinhalt-Assistent). Dieser ermöglicht den Zugriff auf bereits vorstrukturierte, oft bereits mehrere Folien umfassende Vorführungen aus verschiedenen Themengebieten, in die Sie im einfachsten Fall nur noch Ihren individuellen Text einsetzen. Nicht besonders phantasievoll, aber außerordentlich zeitsparend...
Natürlich können Sie auch Ihren Vortrag von ganz unten heraus aufbauen (Option Leere Präsentation) und können dann vom Hintergrund bis zum letzten Pinselstrich alles nach eigenem Gusto gestalten.

Eine eigene Folie

Nachdem Sie eine leere Präsentation geöffnet und ein leeres Blatt ausgewählt haben, vergewissern Sie sich kurz über das Seitenformat (Datei - Seite einrichten), hier z.B. DIN A4 quer.
Wählen Sie nun als erstes einen Hintergrund (Format - Hintergrund). Hier gibt es beeindruckende Möglichkeiten, die sich Ihnen eröffnen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil des (anfangs weißen) Farbfeldes weiter unten klicken. Näheres sagt Ihnen dazu die Abbildung 8.
So können Sie über die Option -Fülleffekte schließlich Farbübergänge, Muster und Texturen und sogar eigene Graphiken und Photos als Hintergrund einbinden. In unserem Fall haben wir einen zweifarbigen Farbübergang von blau nach schwarz gewählt. Sie haben weiterhin die Wahl, den Hintergrund allen Ihren Folien einheitlich zuzuweisen (-allen zuweisen) oder aber jeden Blatthintergrund individuell zu gestalten. Insbesondere bei Diavorträgen hat sich aber ein durchgehendes, einheitliches Erscheinungsbild bewährt.
Nachdem nun der Hintergrund abgehakt ist, soll der Text eingefügt werden. Wir wählen drei verschiedene sogenannte Textfelder. Das erste nimmt den Titel (-1. Heilkäutertage der Sonnen-Apotheke) auf. Dazu wird zuerst ein Textfeld erstellt. Das funktioniert entweder mit einer entsprechenden Schaltfläche der -Zeichnen-Leiste (Abb. 4) oder aber über die Menüfolge -Einfügen - Textfeld. Das Einfügen-Menü ist immer dann von Interesse, wenn Sie irgend etwas in Ihr Dokument einarbeiten möchten - seien dies nun Graphiken, Klänge, Objekte und Felder (z.B. mit dem Datum oder Dokumentennamen) oder aber hier unser Textfeld. Das Textfeld erscheint sogleich in Form eines kleinen Rahmens, in dem der Cursor blinkt. Hier können Sie also nun Ihren Text eingeben.
Vorweg legen Sie sinnvollerweise noch die Schriftgestaltung fest: Schriftart, Größe (Klappmenüs oben) sowie Farbe (via Schaltfläche in der Zeichnen-Symbolleiste oder aber mit der Menüfolge -Format - Zeichen..). Hier helfen Ihnen wieder die Abbildungen
4 und 7. Bewährt haben sich übrigens
serifenfreie Schriften (ohne -Schnörkel) wie z.B. Arial, denn diese sind bei Präsentationen einfach besser lesbar.
Nun dürfen Sie Ihren Text eingeben.
Selbstverständlich können Sie alles nachträglich ändern. Dazu klicken Sie in das Textfeld hinein, der Rahmen erscheint wieder. Nun klicken Sie z.B. an den Anfang des Textes, halten die linke Maustaste gedrückt (!) und fahren über den Text - er wird nun sichtbar markiert. Diesen markierten Text können Sie nun nach Belieben umformatieren, indem Sie wieder die entsprechenden Schaltflächen bzw. Menüs bearbeiten. Sie können z.B. auch nur einzelne Buchstaben herausgreifen und neu formatieren.
Der erwähnte Rahmen - der auch bei anderen Objekten wie Graphiken etc. erscheint - dient im übrigen auch dazu, das jeweilige Objekt zu verschieben oder seine Größe zu ändern. Klicken Sie auf den Rand des Rahmens (nicht auf die sogenannten Ziehpunkte, die Sie an den Ecken und den Seitenmitten sehen), halten Sie die linke Maustaste gedrückt (der Mauszeiger ist nun zu einem Doppelkreuz geworden!), und der Rahmen läßt sich samt Inhalt beliebig verschieben. Mit den Ziehpunkten hingegen können Sie ganz analog die Größe des Objektes in allen Richtungen ändern.
Zurück zum Text. Den markierten Text können Sie noch ausrichten (im Bild: zentriert), dazu gibt es eine spezielle Schaltfläche in der Format-Leiste (Abb. 5 und 7), ansonsten kann das Format-Menü dienen (Eintrag -Ausrichtung).

Etwas zusätzliche Kosmetik

Ganz analog gehen Sie bei dem zweiten Textfeld vor, welches den Programmablauf (Geschichte der Heilpflanzen, Pflanzen in der heimischen Natur, eigene Hausrezepte ...) enthalten wird. Dieses Feld weist aber eine Besonderheit auf: Es ist eine Aufzählung mit Aufzählungssymbolen für jeden Unterpunkt. Wählen Sie, bevor Sie den Text eingeben, die Schaltfläche -Aufzählungen (Abb. 7) oder aber alternativ die Menüfolge -Format - Aufzählungszeichen, so fügt Powerpoint automatisch entsprechende Aufzählungszeichen ein, die Ihren Text besser strukturieren. Mit jedem Betätigen der Enter-Taste erstellt das Programm einen neuen Absatz mit einem weiteren Aufzählungszeichen. Möchten Sie den Text jetzt noch einrücken, so können Sie dies mit den Einzugsmarken im oberen Spaltenlineal bewerkstelligen, indem Sie diese einfach mit der Maus einrücken und verschieben. Zu schnell? Dann versuchen Sie doch einmal selbst mittels der Hilfefunktionen (siehe Kasten) weiterzukommen. Ein kleiner Hinweis: Über -Hilfe (?), Inhalt und Index und dort die -Suchen"-Funktion und das Stichwort -Aufzählung gelangen Sie zu detaillierten Erläuterungen (Abb. 10).

Und nun noch der Abschluß...

Das Bild ist hier ein sogenanntes Clip-Art und wird zusammen mit dem Office-Paket ausgeliefert. Sie fügen es mit der Menüfolge -Einfügen - Graphik - Clip-Art ein. Es öffnet sich eine Auswahlmaske, in der Sie unter der Rubrik -Pflanzen die dargestellte Rose finden. Auf der Office 97-CD befinden sich übrigens noch einige Bilder mehr. Nebenbei: Schauen Sie ruhig einmal, was man unter dem Punkt -Graphik noch so alles einfügen kann! Unsere Rose wird noch ein wenig in Form gebracht (Größe verändern mit den Ziehpunkten) und an den rechten Platz geschoben (dazu reicht es, in die Graphik hineinzuklicken, die linke Maustaste gedrückt zu halten und das Bild zu verschieben) - et voilá!
Vergessen Sie zu guter Letzt nicht, Ihre Werke unter einem sinnvollen Namen (Windows 95 läßt ja genügend lange Bezeichnungen zu) abzuspeichern via -Datei - Speichern unter ....
Das war auch schon die erste, einführende Runde. In der kommenden Folge wird‚s noch bunter und lebendiger: Bewegung und Klang werden die Präsentationen bereichern, wir werden Animationen erstellen und Funktionen kennenlernen, die sich z.B. hervorragend für Ihr Apothekenschaufenster eignen ... Anschrift des Verfassers: Dr. Reinhard Herzog, Philosophenweg 67, 72076 Tübingen,

E-mail: Heilpharm.andmore@t-online.de

Hilfefunktionen in den Officeprogrammen

a) Grundsätzlicher Einstieg in die Hilfefunktionen ist das Fragezeichen ganz rechts in der Hauptmenüleiste.
b) Die erste Option - ? - Microsoft-Hilfe - zaubert einen Assistenten in Form einer -sprechenden, turnenden und auch sonst auf sich aufmerksam machenden Büroklammer (!) auf den Bildschirm. Ein Klick auf diese digitale Kreatur öffnet ein Fenster, in welches Sie Fragen bzw. Stichworte zur Suche eingeben oder sich sonstige Tips geben lassen können. Karl Klammer und seine Kumpanen (ein Hüpfer, ein Hund u.a.m. ist als Assistent ebenso wählbar - via Klick auf die Büroklammer, Feld -Optionen, Registerkarte -Katalog und Rückgriff auf Ihre Office 97-CD) können sogar Kunststückchen vorführen: Mauszeiger auf dem Assistenten plazieren, die rechte Maustaste öffnet dann ein Kontextmenü, und dort gibt es den Punkt -Animieren.
c) Der Eintrag -Inhalt und Index im Hilfemenü führt Sie zu einer Inhaltsangabe (Registerkarte Inhalt mit verschiedenen -Büchern), einem Stichwortregister (Index) und einer thematisch gegliederten Datenbank (Suchen). Hier sind Sie richtig, wenn Sie speziell ein bestimmtes Thema recherchieren möchten - z.B. die Frage, wie Sie Animationen in Gang setzen oder einen Text mit Schatteneffekten versehen.
d) Die -Direkthilfe, der nächste Eintrag, ist praktisch, wenn Sie die Benutzeroberfläche genauer erkunden möchten. Aktivieren Sie diese Funktion (das geht auch mit der Tastenkombination [Shift] + [F1]), bekommt der Mauszeiger ein Fragezeichen. Steuern Sie damit nun irgendein Objekt, dessen Bedeutung Sie erkunden möchten (z.B. eine Schaltfläche), an, so liefert Ihnen ein Mausklick zusätzliche Informationen.
e) Internet-Anhänger wählen den Punkt -Microsoft im Web. Nach Auswahl des interessierenden Themas startet Ihr Browser-Programm, und Sie sind kurze Zeit später mit der entsprechenden Adresse online verbunden.
f) Die Kontextmenüs können Ihnen manchen Griff zur Hilfefunktion ersparen. Wissen Sie an einer Stelle nicht weiter, dann betätigen Sie die rechte (!) Maustaste. Es öffnet sich ein Fenster, welches Ihnen alle nun möglichen weiteren Handlungsoptionen kontextsensitiv für diese Stelle zeigt.

Struktur von Powerpoint-

Präsentationen

Powerpoint einrichten

• Sie können Ihre Arbeitsfläche individuell gestalten, indem Sie verschiedene Schaltflächen an- oder abwählen - mittels -Ansicht - Symbolleisten. Sie können eine Schaltflächenleiste mit der Maus jeweils ganz rechts an zwei Erhebungen -anpakken und beliebig verschieben (Abb. 4). Ja, Sie können diese Schaltflächen auch in ein separates Fenster auf der Arbeitsfläche gruppieren und hier durch Klicken und Ziehen an der Titelleiste verschieben.
• Sie können verschiedene Ansichtsarten wählen - ebenfalls über den Menüpunkt -Ansicht. Zu nennen sind hier die übliche Folienansicht, eine Gliederungsübersicht oder Foliensortierung (Abb. 5). Auch die schlußendliche Vorführung starten Sie hier (Bildschirmpräsentation).
• Eine neue Folie öffnen Sie mit -Einfügen - Neue Folie bzw. über ein entsprechendes Fenster (-Ansicht - Symbolleisten - Allgemeines). Je nachdem, wie Sie Hintergründe, Layouts usw. zugewiesen haben (allen zuweisen oder nur einer Folie), können Sie allen Blättern eine einheitliche Struktur geben.

Einige Hinweise zur

Vortragsgestaltung

• Geben Sie auf das richtige Format acht und achten Sie auf ausreichende Ränder. Bei einer Overheadprojektion ist der jeweilige Projektionsbereich des Gerätes entscheidend - er stimmt oftmals nicht exakt mit DIN A4 überein.
• Folien müssen zum jeweiligen Drucker passen; im Laserdrucker müssen diese recht hohe Temperaturen aushalten, bei Tintenstrahldruckern hingegen ein Verlaufen der Tinte mittels einer speziellen Beschichtung verhindern. Feuchteempfindliche Tintenstrahlausdrucke lassen sich darüber hinaus mit speziellen Hüllen vor einem Verwischen schützen.
• Hintergründe können sich so zum Blickfang entwickeln, daß das Wort Hintergrund nicht mehr zutrifft. Will heißen: Wenn nicht gerade ein solcher -eye-catcher beabsichtigt ist, sind dunklere, gedeckte Farben (wie dunkelblau, dunkelgrün) die bessere Lösung, auch im Hinblick auf den gewünschten Kontrast zur Schrift. Dezente Farbabstufungen und -übergänge lassen die Folie interessanter und hochwertiger erscheinen, stellen aber manche Farbdrucker vor Probleme.
• Schriftgrößen und -farben sind ein altes Thema. Man kann es jedoch gar nicht oft genug betonen, ausreichende Schriftgrößen zu verwenden. Im allgemeinen sind etwa 8-12 Zeilen auf einer DIN A4-Seite noch ordentlich lesbar. Setzen Sie bevorzugt schnörkellose, serifenfreie Schriftarten ein (z.B. Arial), die Sie nach Möglichkeit fett setzen. Farben sollten einer durchgehenden Logik folgen und z.B. thematischen Abgrenzungen folgen. Hier ist weniger oftmals mehr - der Grat zum überbunten Kitsch ist oft recht schmal. Achten Sie insbesondere auf einen guten Kontrast zum Hintergrund.