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Management

„Neue“ im Team

Die Eingliederung beginnt schon vor dem 1. Arbeitstag

Als Apothekenleiter wünschen Sie sich, dass ein neuer Mitarbeiter möglichst rasch sein Aufgabengebiet beherrscht, sich mit Ihrer Apotheke identifiziert und freudig im Team integriert wird. Genau das wünschen sich um­gekehrt auch die „Neuen“. Doch immer wieder kommt es bei den Beteiligten zu enttäuschten Erwartungen. Der Grund: Häufig fehlt eine gute Vorausplanung und/oder das Team wurde nicht rechtzeitig eingebunden.

Falls Sie jemals als Angestellte(r) gearbeitet haben, erinnern Sie sich zurück: Wie war Ihr erster Arbeitstag? Haben Sie sich willkommen gefühlt? Wie verlief Ihre Einarbeitung? Planvoll oder irgendwie nebenbei? Wurden Sie schnell im Team aufgenommen oder fühlten Sie sich zunächst als Fremdkörper? Und wie stark hat all das Ihre Motivation – positiv oder eher negativ – beeinflusst?

Es liegt in der Verantwortung, vor allem aber im Interesse eines jeden Vorgesetzten, dafür zu sorgen, dass die Integration eines neuen Mitarbeiters sowohl fachlich als auch menschlich weitestgehend reibungslos und zügig verläuft. Dazu bedarf es jedoch einiger Überlegungen und Maßnahmen im Vorfeld. Im folgenden Text gehe ich der besseren Lesbarkeit halber von einer neuen Mitarbeiterin aus.

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Gutes Einlernen hilft Ein Pate oder eine Patin können neuen Mitarbeitern helfen, in der Apotheke mit den Gegebenheiten zurechtzukommen und sich ins Team zu integrieren.

Binden Sie das Team frühzeitig ein

Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig darüber, wenn Sie eine Neueinstellung planen, und erklären Sie, für welches Aufgabengebiet diese Person vorgesehen ist. Beschäftigen Sie ein größeres Team, kann es sein, dass ein Mitglied just dieses Gebiet übernehmen wollte. Das sollten Sie wissen und sich ­argumentativ darauf einstellen.

Häufig reagieren die etablierten Mitarbeiter nicht nur freudig auf eine personelle Verstärkung, sondern auch mit Überlegungen oder gar Befürchtungen wie: Gibt das Unruhe in unserem Team? Wird die Neue überhaupt zu uns passen?

Diese Missbefindlichkeiten sind ernst zu nehmen, denn sie können in eine prophylaktische Antihaltung gegenüber der neuen Kollegin münden. Daher die folgende Empfehlung:

Empfehlung

Führen Sie die infrage kommenden Bewerberinnen durch die Räumlichkeiten, machen Sie sie mit den Mitarbeitern bekannt und geben Sie ihnen die Möglichkeit für einen gemeinsamen Kaffee.

Holen Sie sich später das Feedback.

Ein solches kurzes Kennenlernen lässt das Team spüren, dass seine Meinung gefragt ist, und klärt recht schnell, ob die „Chemie“ zwischen Ihren Mitarbeitern und der Bewerberin passen wird.

Die Einarbeitung will geplant sein

Zitat einer PTA: „Die Einarbeitung fiel extrem knapp aus, weil niemand dafür Zeit hatte. Manch wichtige Information erhielt ich erst, wenn Fehler passiert sind.“ Diese zunehmend demotivierte neue Kollegin hat inzwischen die Apotheke gewechselt.

14 Tage vor Arbeitsantritt

Tatsächlich beginnt die Planung der Einarbeitung rund 14 Tage bevor das neue Teammitglied seine Arbeit aufnimmt. Im Vorfeld wurde bereits der Arbeitsvertrag unterschrieben und die Aufgaben, Arbeitszeiten, Verantwortlich­keiten und Kompetenzen in einer Stellenbeschreibung fixiert. (Das jedenfalls ist sehr empfehlenswert!)

Ein schriftlich vorbereiteter Ein­arbeitungsplan stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vermittelt werden. Er ist idealerweise im QM-Handbuch Ihrer Apotheke enthalten und klärt das Was, Wann, Wer und Wie. Darüber hi­naus sind Checklisten sinnvoll, die die Informationsfülle strukturieren und die man bei Bedarf schnell nachschlagen und auch ergänzen kann. Denken Sie dabei auch an Ihre apothekenspezifischen Besonderheiten (z. B. Geräteverleih, Zugaben, Behandlung von V.I.P.-Kunden) und an Sprachregelungen (geforderte Rabatte, Reklamationen).

Empfehlung

In der Einarbeitungsphase hat sich branchenübergreifend der Einsatz von „Paten“ als Start­helfer bewährt. Das beschleunigt die fachliche und die menschliche Integration.

Je nach Betriebsgröße

  • übernehmen verschiedene Mitarbeiter als Paten die zeitlich festgelegte Einarbeitung in „ihrem“ Bereich

oder aber

  • ein einziger Mitarbeiter, ggf. auch der Chef, ist zuständiger Pate, der alle Abläufe und interne Regeln erläutert, Fragen klärt und bei Problemen hilft.

Die personelle, zeitliche und inhaltliche Organisation der Patenschaft(en) sollte ebenfalls gemeinsam mit dem Team vereinbart werden.

Eine Woche vor Arbeitsantritt

Es ist ein rundum positives Erlebnis für eine neue Kollegin, wenn sie erkennbar „erwartet“ wurde. Dazu zählen Dinge wie:

  • der eigene Schrank für die Garderobe mit Namensschild,
  • das namentlich gekennzeichnete Körbchen/Ablagefach für Informationen,
  • ggf. ein Namensschild für den (bereitgestellten?) Kittel und
  • ggf. ein eingerichteter Arbeitsplatz.

Eine nette Geste ist ebenfalls, wenn sie telefonisch oder per Mail ein paar Informationen für ihren ersten Tag erhält wie beispielsweise:

  • Uhrzeit des Arbeitsbeginns
  • mitzubringende Unterlagen
  • ggf. Parkmöglichkeit
  • ggf. Kleiderordnung
  • ggf. den Einarbeitungsplan

Das neue Teammitglied tritt an

Wahrscheinlich steht die neue Kollegin am ersten Arbeitstag unter einer ziemlichen Anspannung. Sie kommt in ein Unternehmen und in eine Teamstruktur, deren „Spielregeln“ sie noch nicht kennt. Durch ihren Kopf gehen Fragen wie: Was kommt jetzt konkret auf mich zu? Werde ich den Anforderungen gerecht werden? Wie wird sich der Chef und wie werden sich die Kollegen im Alltag verhalten?

Was der Chef tun sollte

Im Vorfeld sind alle Mitarbeiter über den Antrittstermin der neuen Kollegin informiert. Gut, wenn der Vorgesetzte die Zeit eingeplant hat, um sie an ihrem ersten Tag persönlich zu begrüßen und ihr (nochmals) das Team, insbesondere den/die Paten vorzustellen. Noch besser, wenn auch Zeit dafür vorgesehen ist, in Ruhe gemeinsam den Einarbeitungsplan durchzugehen und organisatorische Themen zu besprechen.

Empfehlung

Erbitten Sie am Ende des ersten Arbeitstages ein kurzes Feedback von Ihrem neuen Teammitglied. Wie ist sein erstes Fazit? Welche Fragen sind aufgetaucht? Was fehlt ihm dringend?

Was der Pate tun sollte

Auch wenn eine neue Kollegin anfangs recht viele Informationen benötigt, sollten am ersten Arbeitstag vorwiegend ihre Belange und nur die wichtigsten Einweisungen im Vordergrund stehen. Dazu zählen:

  • der Platz für Garderobe, Schuhe und Kittel
  • die Pausenregelung
  • Essen und Getränke (in/außerhalb der Apotheke)
  • die Regelung der privaten Nutzung von Telefon und PC
  • wo finde ich was (Arbeitsmittel, Informationen, Anleitungen usw.)
  • welche Informationsquellen gibt es (Schwarzes Brett, Intranet …)
  • Funktionsweise der Technik (PC, Telefonanlage, Fax, Kopierer, Kasse)
  • Regelung für die Meldung am Telefon

Drücken Sie der neuen Kollegin Block und Stift in die Hand mit dem Vorschlag, sich Notizen zu machen. Niemand kann sich alles merken. Generell gilt: Vermeiden Sie „Information Overload“ und ermuntern Sie die Neue, Fragen zu stellen.

Empfehlung

Verzichten Sie als Pate auf die Weitergabe von Flurfunk und Tratsch. Geben Sie der neuen Kollegin die Gelegenheit, sich selbst zu orientieren und ein Bild zu machen.

Die Integration ins Team – auch eine Führungsaufgabe

Neben der fachlichen Einarbeitung ist die Integration einer neuen Mitarbeiterin in das etablierte Team von großer Bedeutung. Sie gelingt mal mehr, mal weniger schnell – und manchmal gar nicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Approbierte, eine PTA oder eine PKA eingestellt wurde.

Führungskräfte übersehen häufig, dass sie in Sachen Integration einen nicht zu unterschätzenden Einfluss ausüben. Froh darüber, endlich eine neue Kraft gefunden zu haben, sehen sie großzügig über kleine Nachlässigkeiten und Fehler hinweg und gestatten ihr individuelle Freiheiten. Das wird vom Team sehr genau regis­triert und oftmals als ungerecht empfunden.

Um zu verdeutlichen, was dabei im Fühlen der Mitarbeiter passiert, sei hier das „Geschwister-Problem“ beschrieben: Kommt das erste Kind auf die Welt, erfährt es von seinen Eltern ungeteilte Zuneigung und Zuwendung. Das ändert sich für dieses Kind dramatisch, wenn ein Geschwisterchen geboren wird. Denn nun muss es die Zuneigung und Zuwendung teilen – und das häufig verbunden mit dem subjektiven Empfinden, dass das „Neue“ mehr davon bekommt. Zudem soll das Erstge­borene Rücksicht auf das jüngste Familienmitglied nehmen und es „lieb“ haben.

Ähnliches kann passieren, wenn das etablierte Team eine Sonderbehandlung einer neuen Mitarbeiterin erkennt: Die (tatsächliche oder scheinbare) Bevorzugung der Neuen durch den Chef wird als Ungleichbehandlung und zudem als nachlassende Wertschätzung empfunden. Zugleich soll das Team Verständnis und Rücksicht gegenüber der neuen Kollegin zeigen. All das greift das Selbstwertgefühl an.

Eine typische Reaktion darauf ist, dass der empfundene Angriff unbewusst auf den scheinbaren Verursacher projiziert wird, die neue Kollegin. Die wiederum spürt das, ohne sich die Ursachen erklären zu können. Ihre Reaktionen darauf sind individuell verschieden: (resignierte) Anpassung, Distanz wahren, Rückzug auf die reine Sachebene oder Flucht, also Kündigung.

Empfehlung

Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit Ihrem Team, sichern Sie die Gleichbehandlung und achten Sie auch auf das wertschätzende Mit­einander der Mitarbeiter untereinander.

Oft auch „Neue“: Die Wiedereinsteiger

Nach einer Krankheit, einer Baby- oder Kinderpause kehren manche Mitarbeiterinnen wieder in ihre alte Apotheke zurück. Unter Umständen müssen sie feststellen, dass ihr Arbeitsplatz schon längst neu besetzt ist und/oder dass sich die Teamstruktur während ihrer Abwesenheit verändert hat. Zudem stehen sie – je nach Dauer der Arbeitspause – vor weiteren Herausforderungen: Gesetze und Verordnungen haben sich ge­ändert, Rabattverträge werfen Abrechnungsfragen auf und das Computersystem ist womöglich unbekannt.

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Wiedereinsteiger, die nach längerer Pause an den Arbeitsplatz Apotheke zurückkehren, sind ebenfalls für jede Anfangs-Hilfestellung dankbar.

Auch für Wiedereinsteiger gilt nahezu alles zuvor Beschriebene. Zusätzlich sollten diese selbst für ihre schnelle Eingliederung aktiv werden, indem sie beispielsweise Fachzeitschriften lesen, E-Learnings und Online-Seminare nutzen oder auch ­einen Wiedereinsteigerkurs der Kammern/des BVPTA besuchen. Solch ein Kurs kann übrigens auch von daheim aus online belegt werden, und zwar unter https://www.pta-interaktiv.de/index.php.

Da Apothekenmitarbeiter bundesweit händeringend gesucht werden, ist es für Inhaber durchaus eine Überlegung wert, sich an den Kurskosten zu beteiligen – vielleicht als Willkommensgeschenk für die neue alte Mitarbeiterin? Wissen schafft Sicherheit und so wird sich eine Rückkehrerin in ihrer Apotheke bald wieder „zu Hause“ fühlen. Und das ist doch eine gute Investition in die Zukunft. |

Cornelia Tromm, Kommunikations­beraterin, -trainerin und -coach, www.cornelia-tromm.de

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