Neue Mitarbeiterinnen ins Team integrieren

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen eine Bereicherung für die Apotheke darstellen – oft scheitert dieses Vorhaben, weil es Vorbehalte gegen die Neuen gibt. Die Herausforderung für die Apothekenleiterin und den Apothekenleiter besteht darin, die Neue so ins Team zu integrieren, dass Konflikte von vornherein vermieden werden. Diese Arbeit beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag.
Mitarbeiterführung in der Apotheke: Der Einstieg ist entscheidend

Die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin erstreckt sich oft über mehrere Wochen – und auch die Integration ins Team stellt einen längeren Entwicklungsprozess dar. Große Bedeutung kommt dabei dem ersten Arbeitstag zu. Oft entscheidet sich hier, ob die Integration überhaupt gelingt, relativ rasch und unproblematisch oder nur unter erheblichen Geburtswehen über die Bühne geht.

Der Apotheker sollte daher seine Hausaufgaben erledigt haben, bevor die Neue die Apotheke betritt: Alle Mitarbeiterinnen sind über die Ankunft der Kollegin informiert, ein Einarbeitungsplan ist erstellt, ein Pate oder Mentor bestimmt, der Plan für eine Besichtigung der Apotheke und des Arbeitsplatzes liegt vor. Hinzu kommt: Der Apotheker wird noch am ersten Tag ein erstes Orientierungsgespräch mit der neuen Kollegin führen und die Aufgabenbeschreibung und organisatorische Fragen mit ihr durchgehen. Empfehlenswert ist der Einsatz von Checklisten sowie Tätigkeits- bzw. Arbeitsplatzbeschreibungen, die es der Mitarbeiterin erleichtern, all die Informationen, die auf sie einstürmen, zu verarbeiten und bei Bedarf nachzuschlagen, so etwa eine Telefonliste, aber auch Hinweise zur Apothekenphilosophie. Letzteres ist wichtig, um ein Verständnis für die Zusammenhänge in der Apotheke zu wecken und zu einer frühzeitigen Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber zu gelangen.

Das Vorstellungs-Meeting

Die Probezeit ist die Fortsetzung des Einstellungsgesprächs unter realen Bedingungen. Auch sie ist daher gut vorzubereiten. Denn die Apotheke prüft nun die neue Mitarbeiterin, aber auch diese riskiert einen durchaus kritischen Blick: "Gefällt mir die Arbeit wirklich, wie sind die Kolleginnen und der Chef, wie nehmen sie mich auf, bestätigt sich der in den Einstellungsgesprächen gewonnene positive Eindruck?"

Ebenso wichtig wie die sachliche Einarbeitung ist es, dass die Neue die Atmosphäre schnuppern kann, die in der Apotheke herrscht. Denn häufig droht Konfliktpotenzial, weil neue Kollegen bestehende Hierarchien und Strukturen in Unordnung bringen. So ist es hilfreich, wenn der Apotheker in einem Vorstellungs-Meeting dafür sorgt, dass sich Apothekenteam und neue Mitarbeiterin kennen lernen, und alle Beteiligten Gelegenheit bekommen, sich untereinander auszutauschen.

Ratsam ist zudem, das Team auf die Begegnung vorzubereiten: Dazu stellt der Apotheker die Kollegin als Bereicherung für das Team vor, zeigt auf, wie diese aufgrund ihrer Kompetenzen und ihrer Persönlichkeit die Weiterentwicklung der Apotheke unterstützen kann. Die Kolleginnen müssen neugierig sein auf sie, eine positive Erwartungshaltung entwickeln, ihre Einstellung als Chance für die Apotheke erkennen können. Dies ist möglich, wenn der Apotheker als Vorbild vorangeht und dem Team durch sein Verhalten verdeutlicht: "Die neue Kollegin will niemandem etwas wegnehmen, sie will das Team durch ihr Engagement unterstützen."

Patenschaft organisieren

Eine Teamerweiterung führt stets zu einer Veränderung des psychosozialen Gefüges. Dies muss der Apotheker berücksichtigen und das Team auffordern, der neuen Kollegin jede erdenkliche Hilfe zukommen zu lassen. Schließlich befand sich jeder der Mitarbeiterinnen einmal selbst in dieser Situation und müsste wissen, wie schwierig deren Bewältigung oft ist – daran sollte der Apotheker das Team erinnern.

Der Apotheker erleichtert der Mitarbeiterin und dem Team die Einarbeitungsphase, indem er eine erfahrene Kollegin seines Vertrauens zum Paten oder Mentor bestimmt. Dessen Aufgabe ist es, die Novizin in den Arbeitsbereich einzuführen. Falls diese Fragen hat, ist der Pate der erste Ansprechpartner. Kleiner Nebeneffekt: Der Apotheker wird ein wenig entlastet.

Ein weiterer Vorteil einer Patenschaft liegt darin, dass es der Neuen leichter fällt, Fragen eher informeller Natur jemandem zu stellen, der sich auf der Hierarchieleiter auf derselben Stufe befindet. "Wie halten wir es mit der Mittagspause? Welche speziellen Eigenheiten hat der Chef?" – solche Fragen stellt sie lieber der Kollegin als dem Vorgesetzten.

Aber Achtung: Der Apotheker darf nicht in den Fehler der Überregulierung verfallen. Manche Dinge müssen sich einfach von selbst entwickeln – ohne das permanente Eingreifen des Chefs. Allerdings: Beobachtet er, dass ein Konflikt im Anmarsch ist, muss er lieber zu früh als zu spät intervenieren und die Situation unter Beteiligung aller Betroffenen klären: in Einzelgesprächen, schließlich in der großen Teamrunde.

Die Holschuld der neuen Mitarbeiterin

Natürlich hängt der Integrationsprozess auch von der neuen Mitarbeiterin ab. Ist diese nicht bereit, ihrerseits dem Team entgegen zu kommen und es als ihre Holschuld anzusehen, sich über die bestehenden Teamstrukturen, Gewohnheiten und Informationskanäle zu informieren und diese zu akzeptieren, steht dem Apotheker die Möglichkeit offen, dies in regelmäßig stattfindenden Feedbackgesprächen zu thematisieren.

Und überhaupt – die kontinuierliche Kommunikation ist sehr entscheidend: Spätestens nach der Hälfte der Probezeit führen Apotheker und Mitarbeiterin ein Beurteilungsgespräch. Im Mittelpunkt stehen die Fragen: "Wie lief es bisher, wie ‚schmecken’ Tätigkeit und Kolleginnen, was kann verbessert werden, was können die Kollegen tun, was der Neue, was der Apotheker?" Diese permanente Rückkopplung erleichtert die Integration neuer Mitarbeiterinnen erheblich..

Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater
Neue Mitarbeiterinnen integrieren
Vor dem Arbeitsantritt:
die Mitarbeiterin als Bereicherung für Team und Apotheke auf der fachlichen und der menschlichen Ebene vorstellen das Team auffordern, die Neue zu unterstützen Einarbeitungsplan erstellen (zeitlich und fachlich) Patenschaft durch Mitarbeiterin organisieren
Der erste Arbeitstag:
Anwesenheitspflicht für den Apotheker alle Mitarbeiterinnen informieren Begrüßung und Willkommensgeschenk Orientierungsgespräch zwischen Apotheker und Mitarbeiterin Vorstellungs-Meeting durchführen
Die Probezeit:
kontinuierliche Feedbackgespräche und Beurteilungsgespräch führen

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