Fünf Anti-Krisen-Tipps für Apotheken

Wir leben im Krisendauermodus. Die entsprechenden Stichwörter lauten beispielsweise Pandemie, Krieg gegen die Ukraine und im Nahen Osten, Energiekrise und Liefer­kettenproblematik, Inflation und Rezession, Digitalisierung und New Work, politische Dummheiten und gesellschaft­liche Fehlentwicklungen. Hinzu kommen branchenspezifische Herausforderungen wie Medikamentenengpässe, Versorgungsunsicherheit und Apothekensterben. So manche Apotheke steht in einem harten Verdrängungswettbewerb und kämpft um ihr Überleben. Die Apothekenleiter und ihre Teams sind daher gut beraten, sich mithilfe der folgenden Anti-Krisen-Tipps frühzeitig Gedanken zu einem stabilen Krisenmanagement zu machen.

Anti-Krisen-Tipp 1: „Früher an später denken“

Dieses Motto eines Finanzdienstleisters lässt sich auf den pharmazeutischen Bereich allgemein und auf die Apotheken im Besonderen übertragen: Es ist klug, nicht erst in der krisenhaften Situation zu reagieren, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und die Krise unvermeidlich ist. Klüger ist es, sich in guten Zeiten für die schlechten Zeiten zu wappnen und so etwas wie einen Notfallplan in der Schublade liegen zu haben, um agieren zu können, statt reagieren zu müssen.

Das ist das eigentliche Problem: „Warum soll ich mir, wenn es gut läuft, Gedanken um Krisen und Krisenbewältigung machen? Ich habe genug damit zu tun, die operativen Herausforderungen zu stemmen!“, lautet ein oft gehörter Einwand. Dass aber in den guten Zeiten Ressourcen zur Krisenbewältigung frei sind, die während der Krise zum Kampf gegen sie dringend benötigt werden, übersehen viele Apothekenleiter. Allein die Sensibilisierung dafür, dass die nächste Krise bestimmt kommt, hilft weiter.

Anti-Krisen-Tipp 2: Widerstandskräfte stärken

Da die Begleitumstände der Krise kaum vorherzusehen sind, ist es so gut wie unmöglich, konkrete prophylaktische Maßnahmen zu ergreifen. Aber allgemeine Vorbereitungsaktivitäten sind schon möglich, so etwa der Wille, die Widerstandskräfte der Mitarbeiter und des Apothekenleiters kontinuierlich zu stärken und Resilienz aufzubauen. Das fängt bei regelmäßigen Pausen, genügend Urlaubs- und Erholungszeiten an und endet mit einem Führungskonzept, bei dem der Apothekenleiter mit Wertschätzung, Anteilnahme, Empathie und Sinnstiftung führt, noch lange nicht. Eine erfüllende und sinnstiftende Arbeit gehört zu den entscheidenden Resilienzfaktoren.

Zielführend ist überdies ein Betriebs- und Arbeitsklima, das auf gegenseitiger Akzeptanz beruht und von der Bereitschaft getragen wird, dass sich Kollegen, Mitarbeiter und Leitende unterstützen und gerade in krisenhaften Zeiten unter die Arme greifen. Der Apothekenleiter ist in der Situation gut beraten, als beispielgebendes Vorbild voranzugehen und das Team zu motivieren, sich nicht im Problem zu suhlen und die belastenden Zeiten zu beklagen und zu verdammen, sondern sich auf die zukunftsorientierte Lösungs­findung zu begeben. Natürlich – das ist leichter gesagt als getan. Aber den Kopf in den Sand zu stecken, kommt als Alternative nicht infrage.

Anti-Krisen-Tipp 3: Miteinander reden

Krisenzeiten sind Zeiten der Unsicherheit. Darum hilft es, wenn der Apothekenleiter und seine Mitarbeiter regelmäßig die Situation im Rahmen einer Krisensitzung reflektieren, sich ihres Zusammenhalts versichern und gemeinsam auf die Lösungssuche begeben. In der Krisensitzung rufen sich die Teilnehmer Situationen ins Gedächtnis, in denen es in der Vergangenheit gelungen ist, Problemen konstruktiv zu begegnen. Sie machen sich also ihre Selbstwirksamkeit bewusst: „Damals vor drei Jahren haben wir es auch geschafft, indem wir …“ Zudem ist es möglich, in der Krisensitzung zu überlegen, ob frühere Lösungsansätze auf die Bewältigung der aktuellen Herausforderung anwendbar sind.

Anti-Krisen-Tipp 4: Aus früheren Krisen lernen

In den früheren Krisen sind oft die Lösungsmuster von morgen und übermorgen verborgen. Dies hat der Vertriebs­experte Urs Altmannsberger festgestellt. Jede Krise hat zwar Alleinstellungsmerkmale. Trotzdem sollte geprüft werden, ob die Struktur einer aufkommenden Krise wirklich etwas vollkommen Neuartiges ist. Denn unterschiedliche Krisen können ähnliche Auswirkungen haben, die „früher“ bereits erfolgreich bekämpft worden sind. Die detaillierte Analyse vergangener Krisen kann helfen, etablierte Lösungsmuster auf die aktuelle Krisenbewältigung zu übertragen.

Einfaches Beispiel: Der Umsatz geht zurück, die Kunden geben deutlich weniger Geld im Freiwahlbereich aus. So etwas ist bereits früher vorgekommen. Seinerzeit haben der Apothekenleiter und sein Team reagiert, indem mit rasch umsetzbaren Aktionen zeitnah Umsatz generiert und Kunden mit spezifischen Serviceangeboten motiviert wurden, ausgabefreudiger zu sein. Die Fokussierung auf Aktionen, die schnell zu Umsatz führen, ist in Krisenzeiten besser, als sich in mittel- oder gar erst langfristig erfolgswirksamen Maßnahmen zu verlieren. Das heißt: Nicht die einmalige Krise selbst, sondern die oft ähnlichen Auswirkungen derselben müssen bekämpft werden.

Der Königsweg der Krisenbewältigung

Der Königsweg der Krisenbewältigung besteht darin, es gar nicht erst zum Krisenausbruch kommen zu lassen. Vielleicht ist es möglich, mithilfe von Frühindikatoren, die erste Hinweise auf eine bevorstehende Bedrohung geben, früh­zeitig Vorsorge zu treffen. Wie haben sich frühere Krisen angekündigt? Falls sich solche Anzeichen festmachen lassen, können sie als Frühindikatoren genutzt werden. Die Krisensituation ist dann etwas früher erkennbar, sodass dem Apothekenleiter und seinen Mitarbeitern etwas mehr Zeit zur Verfügung steht, um entsprechend zu intervenieren.

Anti-Krisen-Tipp 5: Netzwerke nutzen

In Krisenzeiten ist jede Unterstützung willkommen – und diese Unterstützung kann der Apothekenleiter aktiv suchen, indem er zum Beispiel sein Netzwerk nutzt, sich mit anderen Apothekenleitern austauscht, mit seinen Berufsverbänden kurzschließt oder die Apothekenabläufe durch unabhängige Fachleute überprüfen lässt, um die Prozesse krisenfest zu machen. Der unbefangene Blick von außen über den Tellerrand und ein Perspektivenwechsel erlauben und erleichtern es, sich selbst auch einmal infrage zu stellen. Hilfreich ist es, die Krisensituation mit der Situation in anderen Branchen und Bereichen zu vergleichen und zu benchmarken: Wo ist die Krisenbewältigung wie und warum gelungen? Die entscheidende Frage lautet: Was lässt sich auf die eigene Situation transferieren?

Die Erfahrung zeigt: Die fünf Anti-Krisen-Tipps sind ge­eignet, zukünftige Krisen besser zu meistern und in ihren negativen Konsequenzen abzufedern.