Entscheidend ist, was rauskommt

Ein Sprichwort sagt: Kleinvieh macht auch Mist. Andererseits locken Hochpreiser mit hohem Stücknutzen bei einzelnen Packungen, zumindest auf dem Papier. Lohnen sie sich wirklich? Trotz Kontrahierungszwang zögern einige Apothekerinnen und Apotheker im Umgang mit Hochpreisern.

Es soll sogar Apotheken geben, die Kunden mit Verordnungen von Hochpreisern weiterziehen lassen – ob nun aus Überforderung in der Kundenkommunikation oder vielleicht auch durch Verzögerungstaktik. Neben einer gewissen Unsicherheit im Umgang mit Hochpreisern haben sie Angst vor den Risiken wie Retaxationen, Fehlbestellungen und Lagerfehlern. Häufig treten auch Zweifel an der Rentabilität auf. Sind diese berechtigt?

Zahlen, Zahlen, Zahlen

Viele (theoretische) Rechenbeispiele zeigen, was an Hochpreisern zu verdienen ist, aber auch wie hoch deren Risiken sind. Diese muss jede Apotheke für sich durchspielen. Zu zahlreich sind die individuellen Stellschrauben, als dass man die Berechnungen verallgemeinern kann. Was in der einen Apotheke gut funktioniert, muss in der anderen noch lange nicht zum Erfolg führen. Dennoch können Beispielrechnungen eine Orientierungshilfe bieten.

Wie können wir Hochpreiser definieren? Oft spricht man ab einem Hersteller-Abgabepreis (APU, Abgabepreis des pharmazeutischen Unternehmers) über 1200 Euro von Hochpreisern. Denn ab dann gilt für den Großhandelsaufschlag der Festbetrag von 38,53 Euro anstatt 3,15 %. Zu bedenken ist, dass auch Arzneimittel weit über diesem Betrag Einzug in den Apothekenalltag gefunden haben. So können Krebs- und HIV-Medikamente oder solche gegen seltene Krankheiten schnell 5000 Euro und mehr kosten. Doch die Praxis zeigt, dass auch eine Retaxation von „nur“ 500 Euro schmerzt. Deshalb muss jede Apotheke intern klären, wo sie die Grenze zu „teuren“ Arzneimitteln zieht und wie sie damit umgehen möchte.

Die Beispielrechnung (Tab. 1) zeigt keine absoluten Werte auf, sondern ungefähr, wie viel man an Hochpreisern verdienen kann, und setzt dies in den Vergleich zu anderen Preisklassen. In der Beispielrechnung sind Notdienstzuschlag und der Zuschlag für die Honorierung der pharmazeutischen Dienstleistungen (pDL) als durchlaufende Posten nicht einbezogen. „Externe Kosten“ wie die Beiträge für Kammer, Verband, Rechenzentrum, Versicherungskosten usw. sind (vereinfacht) mit ca. 0,5 % berücksichtigt. Die Sollzinsen für die Vorfinanzierung sind vereinfacht bei 10 % p. a. und einer Vorfinanzierung von einem Monat angesetzt. Für den realen Gewinn müssen wir noch (anteilig) einen Zeitaufwand für Bestellung, Beratung und Abgabe von „nur“ ein

paar Minuten sowie Kosten für die Logistik, also Bestellung, Bereitstellung, Bezahlvorgang und Abrechnung usw., berücksichtigen. Der Kassenabschlag ist mit 1,49 Euro netto (1,77 Euro brutto ab dem 1. Februar 2025) angesetzt. Bei Privatverordnungen entfällt er, dennoch können wir ihn wegen deren besonderer Behandlung (Rechnungsstellung, Direktabrechnung oder Buchungsgebühren) auch hier ansetzen.

Tab. 1: Gewinn der Apotheke bei verschiedenen Einkaufspreisen (AEP: Apotheken-Einkaufspreis).

Einkauf (AEP)	5 Euro	100 Euro	500 Euro	1000 Euro	5000 Euro
Zuschlag 3%	0,15 Euro	3 Euro	15 Euro	30 Euro	150 Euro
Rohgewinn Apotheke	8,50 Euro	11,35 Euro	23,35 Euro	38,35 Euro	158,35 Euro
Kosten Vorfinanzierung	0,04 Euro	0,83 Euro	4,17 Euro	8,33 Euro	41,67 Euro
Externe Kosten	0,10 Euro	0,10 Euro	3 Euro	5,50 Euro	27,50 Euro
Lohnkosten	2,50 Euro	2,50 Euro	3,50 Euro	3,50 Euro	3,50 Euro
Logistik	1,50 Euro	1,50 Euro	2,50 Euro	2,50 Euro	2,50 Euro
Kassenabschlag	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro
Gewinn	2,87 Euro	4,93 Euro	8,69 Euro	17,03 Euro	81,69 Euro

Sicher, in der Rechnung sind nur theoretische Schätzwerte berücksichtigt. Allein bei der Vorfinanzierung können ein paar Prozent Sollzinsen oder ein um zwei Wochen verschobener Finanzierungszeitraum viel verändern. Dennoch zeigt das Beispiel, dass wir an Hochpreisern immer noch etwas verdienen können, wenn auch weniger, als Politik und Papier erscheinen lassen. Besonders fällt das bei der Betrachtung der Relation von Umsatz und Gewinn auf, welcher im Verhältnis zum Risiko doch sehr klein ist.

Organisation und Logistik

Um diese Risiken zu minimieren, geben viele Apotheken den Hochpreisern eine gesonderte (Einzel-)Stellung bei Organisation und Logistik. Dabei wird für sie ein eigener Prozess gestartet, von der (gesonderten) Bestellung bis zur Abgabe. Dadurch fallen auch die Logistikkosten (kalkulatorisch) höher aus (siehe Tab. 1). Das Cross-Selling von anderen Medikamenten und klassischen Zusatzverkäufen ist nicht berücksichtigt, bzw. fehlt mangels Zusammenhangs. Grundsätzlich bedeutet Logistik, dafür zu sorgen, dass immer alles da ist, wo es gebraucht wird [1]. Entscheidend ist also eine optimale Kundenversorgung mit hoher Verfügbarkeit und kurzen Lieferzeiten, die dann wiederum den (Lager- und Versorgungs-)Kosten gegenüberstehen.

Wollen wir den Kunden eine zuverlässige Versorgung bieten, müssen wir Prozesse vereinfachen und automatisieren. Einzelbehandlungen und eigene Prozesse sind nicht nur aufwendig, sondern bergen auch durch mangelnde Routine Stolpersteine. Vereinfachung erreichen wir deshalb durch Integration in den Alltag, was Prozesse beschleunigt und damit sowohl Kosten spart als auch das (finanzielle) Risiko minimiert. Schon bei der Vorlage der Verordnung wissen wir „automatisch“, was zu tun ist. Besonders die Bestellung beim „richtigen“ Großhandel, standardisierte Mails/Faxe oder MSV3-Direktbestellung sparen Zeit und Geld. Durch Sammelrechnungen oder Bestellungen über den Großhandel wird keine gesonderte Buchung durch Backoffice und Steuerberater*in nötig. Bei der Lagerung bietet sich eine Eingliederung ins „normale“ Generalalphabet, Kühlschrank oder Automat an. So verhindert der „richtige“ und gewohnte Lagerort Ausfälle wegen Falschlagerung (z. B. bei Kühlartikeln), aber auch Suchaktionen oder sogar Doppelbestellungen, Verfall und verpasste Retouren. Diese Minimierung des Ausfallrisikos ist wegen der hohen Einstandspreise entscheidender als die Zeitersparnis durch Routine-Prozesse.

Die Lagerhaltung an sich bedeutet schon ein finanzielles Risiko bzw. eine Belastung. Viele Kunden erwarten eine sofortige Verfügbarkeit bzw. einen Botendienst nach Hause, wenn der Artikel nicht lagernd ist. Mitbewerber und das Internet machen es vor. Damit stellt sich uns umso mehr eine weitere Frage: Lager oder Bestellung? Ein klassischer Zielkonflikt; beides ist mit Kosten verbunden. Zinsen oder Lohnkosten für die Belieferung? Dies kann nur durch individuelle Priorisierung beantwortet werden. Beachten sollten wir dabei, ob die Belieferung durch Boten extra gezahlt bzw. kalkulatorisch erfasst werden muss, wenn wir keine Leerlaufzeiten nutzen können. Allerdings müssen wir auch beachten, ob Kunden überhaupt bestellen oder dann zur nächsten (wohnortnahen) Apotheke – oder vielleicht gar zu einem Versender – weiterziehen.

Finanzierung und Bezahlung

Egal ob sofortige Verfügbarkeit oder zeitnahe Bestellung, eine Vorfinanzierung fällt immer an. Klar steht sie als größeres (finanzielles) Problem im Raum, wenn wir lagern. Denn zwischen Einkauf und Verkauf liegt immer eine Zeitspanne, die wir überbrücken müssen. So drückt zwar alleine ein Monat Einkaufsfinanzierung den Gewinn enorm (siehe Tab. 1), andererseits kann ein gut ausgehandelter Einkaufsvorteil (Rabatt, Skonto, Valuta) das Ganze relativieren.

Sicherlich ist es im Moment schwierig, Rabatte (max. 3,15 %, bzw. ab 1200 Euro APU max. 37,80 Euro + 0,73 Euro Fixzuschlag) erfolgreich zu verhandeln, doch 0,5 %-1 % oder ein Zahlungsziel von einem halben bis ganzen Monat sind durchaus möglich. So können Rabatt und Valuta zusätzlich zum Gewinn beitragen (Tab. 2). Außerdem besteht weiterhin die Hoffnung, dass (zusätzliche) Skonti des Großhandels wieder zulässig werden könnten.

Tab. 2: Gewinn pro Hochpreiser je nach Einkaufspreis und Rabatt (AEP: Apotheken-Einkaufspreis). *Im Vergleich zur gedruckten Ausgabe wurden diese Angaben korrigiert. 

Rabatt	ohne		0,5%		1%	37,80 Euro
Einkauf (AEP)	1000 Euro	5000 Euro	1000 Euro	5000 Euro	1000 Euro	5000 Euro
Rohgewinn Apotheke	38,35 Euro	158,35 Euro	43,35 Euro*	183,35 Euro	48,35 Euro	196,15 Euro
Kosten Vorfinanzierung	8,33 Euro	41,67 Euro	1 Monat Valuta	1 Monat Valuta	½Monat Valuta	½ Monat Valuta
Zinsersparnis	entfällt	entfällt	4,17	20,84	entfällt	entfällt
Handlingskosten (inkl. externe Kosten)	11,5 Euro	33,5 Euro	11,5 Euro	33,5 Euro	11,50 Euro	33,50 Euro
Kassenabschlag	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro
Gewinn	17,03 Euro	81,69 Euro	34,53 Euro*	169,2 Euro	35,36 Euro	160,81 Euro

Vergessen dürfen wir bei all diesen Überlegungen nicht das Verhältnis zum Gesamtsortiment. Bei einem angenommenen Gesamt-Lagerwert von 150.000 Euro bis 350.000 Euro macht ein Hochpreiser mit 5000 Euro rund 1,5 % bis 3 % aus. Klar kann bei entsprechender Spezialisierung der Anteil wesentlich höher liegen, dennoch dürften in fast jedem Lager deutlich höhere Einsparpotenziale lauern als einzelne Hochpreiser.

Eine Kaufmannsweisheit sagt: „Im Einkauf liegt der halbe Gewinn“, für die Apotheke lauert dieser aber auch in der Abrechnung. Bei Privatrezepten dürften aufgrund der hohen Summen die Barzahlungen im Allgemeinen ausfallen, auch wenn sie nach dem Prinzip „nur Bares ist Wahres“ sehr unkompliziert sind. In jedem Fall ungeeignet ist die Zahlung mit Kreditkarte. Hier bezahlen wir rund 3 % Gebühren auf den Verkaufspreis. Setzen wir dies zu dem theoretischen Gewinn von 3 % auf den Einkaufspreis in Relation, landen wir in diesem Preissegment im Verlust. In unserem Beispiel wären das bei 5000 Euro und einem Gewinn von rund 80 Euro je nach Karte und Dienstleister rund 150 Euro Gebühren und damit ein Verlust von rund 70 Euro. Selbst mit Cross-Selling lässt sich das kaum auffangen.

Privatrezepte: Rechnungsmodell oder Privatabrechnung

So bieten sich bei Privatrezepten entweder ein Rechnungsmodell oder eine Direktabrechnung mit der Versicherung an, sofern diese sich an einem solchen Modell beteiligt. Auch wenn dabei Bearbeitungszeit und -kosten anfallen, kann dieses Modell einen sicheren Weg zur Refinanzierung von Hochpreisern bieten. Zu beachten ist dabei, dass Patienten mit chronischen Krankheiten durch diese Modelle zu zuverlässigen Stammkunden werden und sich damit sichere Einnahmen planen lassen. Auch bei der Rechnungsstellung lässt sich durch Automatisierung (Onlineabrechnungen) und vorbereitete Formulare Zeit und Geld sparen.

Wegen möglicher Zahlungsausfälle bei direkter Rechnungsstellung an die Kund*innen bietet sich eine Direktabrechnung mit der Versicherung an. Dennoch können beispielsweise irrtümliche Überweisung der Erstattung an die Kund*innen durch die Versicherung oder fehlender Versicherungsschutz (zunächst) hohe Schäden anrichten.

Grundsätzlich bleibt es uns überlassen, durch Recherche und gute Menschenkenntnis zu beurteilen, ob die Kund*innen zahlungsfähig und -willig sind. In jedem Fall müssen wir eine zeitnahe Rechnungsstellung vorantreiben, da sich ansonsten die finanzielle Überbrückung unnötig streckt.

Die Abrechnungszeiträume sollten nicht länger sein als die der gesetzlichen Kassen. Klassisch und immer noch weit verbreitet ist dabei die Rezeptabrechnung am Monatsende, auch durch die Rechenzentren. Fallen viele Hochpreiser an, empfiehlt sich jedoch eine engmaschigere Abrechnung mit Abschlagszahlungen. So kann ein Zeitraum von einem halben Monat zwischen Bestellung und Abrechnung möglich sein. Das gesparte Geld können wir auf das restliche Lager bzw. andere Hochpreiser übertragen (siehe Tab. 2).

GKV-Rezepte: Retaxationen ausschließen

Bei Abgabe zulasten der gesetzlichen Krankenkassen ist ein Ausschluss von Retaxationen essenziell. Deshalb müssen wir uns auf die Rezeptkontrolle konzentrieren. Ein „Erledigen nebenbei“ verbietet sich hier! Unterstützung können wir uns durch elektronische Tools aus dem Rechenzentrum holen. Sicherlich werden dabei zusätzliche Ausgaben fällig, die durch eine Prozessvereinfachung zu kompensieren sind. Doch bieten diese Tools ein zusätzliches Gefühl der Sicherheit, das auch einen Wert hat.

Geschäftsmodell Hochpreiser

Anhand der Beispielrechnung in Tabelle 2 ist deutlich zu sehen, dass wir bei effizienter und effektiver Handhabung an Hochpreisern mehr verdienen können, als oft vermutet wird. Behandeln wir sie nicht als Außenseiter, sondern integrieren sie in den Alltag, können wir diesen Gewinn „mitnehmen“.

Um den Umgang und das Cross-Selling zu erleichtern, können wir für Hochpreiser bzw. deren Indikationen oder (Spezial-) Praxen eigene Kategorien schaffen. Dabei werden dann alle dazugehörigen (Begleit-)Medikamente in einem imaginären Warenkorb zusammengefasst. Klassisches Category Management. Dieses Prinzip kennen wir von Sicht- und Freiwahl mit entsprechenden (Themen-)Regalen (Erkältung, Zahn, Sonne usw.). Im Supermarkt gehören Wein und Sauce Hollandaise thematisch zum Spargel, in der Apotheke Eisen zum Infliximab. Die Verantwortung von der Beschaffung bis zur Abgabe sollte dann in einer Hand, also bei einem oder einer Beauftragten liegen. Das bedeutet allerdings nicht, dass diese Person auch alles selbst machen muss. So kann etwa die Absprache mit dem Einkauf sinnvoll sein.

Die Chance liegt hier bei der optimalen und zeitnahen Versorgung der Kund*innen sowie sinnvollen Ergänzungen und Zusatzverkäufen. Eine klassische Win-win-Situation, vergleichbar mit dem Prinzip von Kochboxen. Sicherlich müssen wir dafür die Bedürfnisse der Kund*innen kennen und bedienen können. Also muss auch genug und das „Richtige“ auf Lager liegen. In beiden Fällen gilt: Ohne Angebot keine Nachfrage oder: Was Kund*innen nicht „sehen“, kaufen sie nicht. Eine Symbiose entsteht. Dabei sollten wir beachten, dass OTC-Produkte gerade im Verhältnis zu denen im Rx-Bereich gute und im Allgemeinen risikoarme Gewinne bieten (s. Tab. 3), insbesondere im Verhältnis zum Einkaufspreis. Um jedoch den absoluten Gewinn eines Hochpreisers zu erreichen, müssen wir ein Vielfaches im „normalen“ Bereich abgeben.

Tab. 3: Vergleich Gewinn je Packung zwischen OTC-Produkten und Hochpreisern (AEP: Apotheken-Einkaufspreis; UVP: vom Hersteller empfohlener unverbindlicher Verkaufspreis). *Im Vergleich zur gedruckten Ausgabe wurden diese Angaben korrigiert. 

	OTC 1	OTC 2	Rx 1	Rx 2	Rx 3
Einkauf (AEP bzw. UVP)	10 Euro	50 Euro	500 Euro	1000 Euro	5000 Euro
Rabatt	25%/2,50 Euro	25%/12,5 Euro*	1%	1%	37,80 Euro
Rohgewinn Apotheke	17,5 Euro bei 25 Euro VK	27,5 Euro bei VK 65 Euro	28,35 Euro	48,35 Euro	196,15 Euro
Kosten Vorfinanzierung	Valuta/Skonto	Valuta/Skonto	Valuta	Valuta	Valuta
Handlingskosten	4 Euro	4 Euro	6,5 Euro	11,5 Euro	33,5 Euro
Kassenabschlag	entfällt	entfällt	1,49 Euro	1,49 Euro	1,49 Euro
Gewinn neu	13,5 Euro*	23,5 Euro*	20,36 Euro	35,36 Euro	161,16 Euro*

Sicherlich hängt die Kundenversorgung mit Hochpreisern immer von den umliegenden Praxen und den Kund*innen ab. Je nach Lage und Einzugsgebiet der Apotheke können wir eine Spezialisierung auf Nischenmärkte mit Innovationen und spezialisierten Therapiefeldern anstreben. Damit können wir durch entsprechendes Image einen weiter gesteckten Einzugsbereich generieren, und damit die Kund*innen auch mit mehr und anderen Arzneimitteln sowie Sicht- und Freiwahlartikeln versorgen.

Zukunft der Hochpreiser

So können wir einerseits mit den Hochpreisern selbst Geld verdienen, aber auch durch weitere (ergänzende) Artikel. Vergessen dürfen wir dabei nicht die Imageaufwertung und Kundenbindung („die haben, was ich brauche“). Entscheidend ist für uns, die Angst vor (finanziellem) Verlust anzunehmen und gleichzeitig zu minimieren. Wir müssen die Hochpreiser aus dem Schattendasein holen und in den Arbeitsalltag einbinden. Gleichzeitig ist jedoch eine gesonderte Behandlung nötig, z. B. durch eine*n Beauftragte* n, um Risiken zu minimieren. Ein schwieriger Spagat.

Auch wenn die Anzahl klein ist, ziehen immer mehr Hochpreiser in die Durchschnittsapotheke ein, selbst abseits von spezialisierten Praxen. So können wir uns ihnen eh kaum entziehen. Schon heute beträgt der Anteil statistisch mehr als 40 % am Umsatz der verschreibungspflichtigen Arzneimittel.

Weder eine Spezialisierung auf Hochpreiser, noch deren Verteufelung helfen uns ökonomisch weiter. Warum sollten Kund*innen Ramipril und Vitamine kaufen, wenn Infliximab nicht bedient werden kann? Wie oft im Leben gilt auch hier: Die Mischung macht’s, oder um mit unserem ehemaligen Bundeskanzler Kohl zu sprechen: „Entscheidend ist, was hinten rauskommt.“

Literatur

[1] Vgl.: Seeck, Stefan: Erfolgsfaktor Logistik – Klassische Fehler erkennen

und vermeiden; Gabler Verlag, Wiesbaden, 2010 S.16

[2] Vgl. : „Phagro: Hochpreiser sind Minusgeschäft“ auf DAZ.online,

07.10.2024 (www.deutsche-apotheker-zeitung.de/news/artikel/

2024/10/07/phagro-hochpreiser-sind-minusgeschaeft)