Direktbestellungen

AstraZeneca-Rechnungen: PDF statt Papier

Berlin - 06.09.2018, 11:30 Uhr

Der Pharmakonzern AstraZeneca schickt Apothekern im Direktvertrieb Rechnungen künftig per Mail, nur auf Wunsch gibt es noch Papierrechnungen. (s / Foto: P.Wylezich/stock.adobe.com)

Der Pharmakonzern AstraZeneca schickt Apothekern im Direktvertrieb Rechnungen künftig per Mail, nur auf Wunsch gibt es noch Papierrechnungen. (s / Foto: P.Wylezich/stock.adobe.com)


Apotheker, die Arzneimittel direkt oder über die Pharma Mall beim Pharmakonzern AstraZeneca bestellen, müssen sich auf Änderungen gefasst machen: Das Unternehmen ist nach Informationen von DAZ.online gerade dabei, den Versand von Rechnungen in Papierform einzustellen. Wenn die Apotheker sich nicht ausdrücklich eine Papierrechnung wünschen, soll es künftig nur noch PDF-Daten geben.

Papierdokumente spielen (noch) eine wichtige Rolle in der Apotheke: Es gibt zahlreiche Pflichten und Regeln dazu, wie lange ein Apotheker beispielsweise Rechnungen, BtM-Rezepte oder seine Jahresbilanz aufheben muss. BtM-Lieferscheine müssen beispielsweise drei Jahre in der Apotheke verbleiben, bevor sie weggeschmissen werden können, gleiches gilt für das dazugehörige BtM-Rezept. Buchhalterische Dokumente, zu denen Inventarlisten und Jahresabschlüsse gehören, müssen sogar zehn Jahre in der Apotheke bleiben.

Rechnungen vom Großhandel oder aus dem Direktvertrieb gehören buchhalterisch zu den Buchungsbelegen. Und solche Buchungsbelege unterliegen ebenso einer gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Außerdem benötigt der Apotheker Rechnungen natürlich, um sie mit den Lieferscheinen abzugleichen. Eine Vorgabe dazu, ob solche Dokumente digital oder haptisch aufzubewahren sind, gibt es nicht. Klar ist nur: Auch wenn sie digital in der Apotheke eintreffen, müssen sie digital gespeichert werden.

Novartis: 1 Euro zusätzlich pro Papierrechnung

Immer mehr Unternehmen in der Apothekenbranche gehen dazu über, ihre Rechnungen zu digitalisieren. Schon 2014 teilte der Schweizer Pharmakonzern Novartis beispielsweise den Apothekern mit, dass alle Rechnungen fortan nur noch per E-Mail verschickt werden. Die Umstellung sorgte bei den Apothekern damals für Ärger, weil Novartis eine Gebühr in Höhe von einem Euro pro Rechnung verlangte, wenn der Apotheker seine Dokumente weiterhin in Papierform haben wollte.

Astra Zeneca: Papierrechnung ohne Extra-Kosten

In diesen Tagen stellt nun auch der AstraZeneca-Konzern seine Rechnungen aus dem Direktvertrieb um. Eine Sprecherin erklärte gegenüber DAZ.online: „Die Rechnung beziehungsweise Gutschriftübermittlung bei AstraZeneca erfolgt zurzeit noch überwiegend in Papierform auf dem postalischen Weg. Bereits seit Anfang 2017 bietet AstraZeneca die Möglichkeit einer Übermittlung per Email als PDF-Anhang an. Diese Lösung wird von einigen Apotheken genutzt und hat sich als stabil sowie unkompliziert erwiesen. Daher sind wir aktuell dabei weitergehend auf die elektronische Rechnung umzustellen – jedoch im Sinne einer Opt-Out Lösung.“

Heißt konkret: Wenn der Apotheker weiterhin eine Papierrechnung haben möchte, kann er diese auch erhalten. Auf Nachfrage von DAZ.online erklärte die Sprecherin, dass für Papierrechnungen keine Extra-Gebühr erhoben wird. Zu den Gründen erklärte die Konzernsprecherin: „AstraZeneca setzt sich stark für Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ein und durch die elektronische Rechnungs-Übermittlung wird eine Reduzierung des Papierverbrauches sowie der Energiekosten für den Transport zur Senkung der CO2- Emission erreicht. Des Weiteren bietet die elektronische Übermittlung eine zeitnahe Zustellung der Rechnung/Gutschrift. Seit 2011 ist die elektronische Dokumentation und Vorlage von Rechnungen seitens der Finanzämter auch ausreichend. Schließlich ist dank der elektronischen Übermittlung auch die Zusendung von Doppeln – etwa bei Verlust der Rechnung – ohne Zusatzkosten und schnell möglich.“


Benjamin Rohrer, Chefredakteur DAZ.online
brohrer@daz.online


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2 Kommentare

endlich!

von Christiane Patzelt am 06.09.2018 um 13:00 Uhr

meine Buchhaltung ist digital-freue mich, dass die Firmen endlich nachziehen!

» Auf diesen Kommentar antworten | 1 Antwort

AW: endlich

von Christoph Stackmann am 11.09.2018 um 13:02 Uhr

Interessant.
Mich würde interessieren, wie Sie den Prozess abbilden? Kann die Banking- Software damit direkt "gefüttert" werden oder her Cut- And paste?

Wenn Letzteres zur Anwendung kommt, wie vermerken Sie auf den Rechnungen, dass diese Bezahlt wurden?

Vielen Dank,
C. Stackmann

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