Der Apotheker als Manager

1. Prozesse sollten gepflegt werden

In jeder Apotheke gibt es Prozesse, die für einen reibungslosen Betriebsablauf relevant sind. Ein strukturiertes Prozessmanagement kann Sie dabei wirkungsvoll unterstützen, diese Prozesse zu stabilisieren. Die nachfolgend aufgeführten Schritte sollen Sie anregen, Ihre Prozesse besser zu managen.

In der Liste werden die aufgeführten Prozesse nummeriert und priorisiert. Falls sinnvoll, werden die Prozesse auch einem verantwort­lichen Mitarbeiter zugeordnet. Damit entstehen klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

3. Prozesse beschreiben

Im nächsten Schritt werden die Prozesse beschrieben und in ein definiertes Darstellungsformat überführt. Mögliche Formate sind eine einfache Excel-Tabelle oder ein Ablaufdiagramm. Dabei sollten möglichst alle Teilprozessschritte aufgeführt werden. Dies erleichtert beispielsweise neuen Mitarbeitern den raschen Zugang zu einzelnen Abläufen. Gut beschriebene Prozesse können somit auch leichter delegiert werden. Um die Prozessbeschreibung übersichtlich zu halten, können einzelne Prozessschritte auch mit einer Checkliste verknüpft werden.

In dem nachfolgend aufgeführten einfachen Beispiel ist der Prozessschritt „Dateneingabe“ durch eine genaue Beschreibung in Form einer Checkliste ergänzt. Dort werden dann die konkreten Angaben hinterlegt (Abb. 2).

4. Prozesse hinterfragen und optimieren

Ein beschriebener Prozess bildet zunächst nur die aktuelle Situation ab. Bei der Erfassung einzelner Prozessschritte können Schwachstellen erkannt und durch Prozessanpassungen beseitigt werden. Müssen beispielsweise Dokumente ausgedruckt und per Fax versendet werden, könnte alternativ auch eine Faxsoftware genutzt werden. Dies würde den Dokumentendruck und das damit verbundene Handling einsparen. In einer Faxsoftware wird einfach das Dokument durch Auswahl eines Faxmoduls statt eines Druckers direkt an den Empfänger gefaxt. Bei im System hinterlegten Adressdaten entfällt sogar das fehlerbehaftete Eintippen der Faxrufnummer.

5. Prozesse freigeben und kommunizieren

Ein beschriebener oder überarbeiteter Prozess wird durch die Freigabe der Führungskraft in Kraft gesetzt und ist damit für alle Mitarbeiter verbindlich. Natürlich werden zunächst die Betroffenen noch in den Prozess eingewiesen.

Eine systematische Ablage im EDV-System oder gar ein lami­nierter Ausdruck der Prozess­beschreibung und Hinterlegung am Arbeitsplatz sorgt für jeder­zeitige Verfügbarkeit.

Einmal jährlich kommen die hinterlegten Prozesse auf den Prüfstand und werden dadurch einer kontinuierlichen Revision unter­zogen. Mögliche unterjährige Anpassungen sind beispielsweise auch durch Gesetzesänderungen erforderlich. Wenn jeder Prozess einen Verantwortlichen hat, ist dieser dafür verantwortlich, solche Revisionen anzustoßen.

Klingt vielleicht alles ein wenig bürokratisch, spart aber auf längere Sicht allen viel Arbeit und Ärger …

In diesem Sinne: Gutes Gelingen! |