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Praxis

Zu Hause bleiben und arbeiten

Wie sich Homeoffice mit dem Apothekenalltag vereinbaren lässt

Homeoffice hat – spätestens seit Beginn der Corona-Krise – an Bedeutung gewonnen. Die Vorzüge der Digitalisierung nahmen, wo es möglich war, Einzug auch ins letzte konservative Büro. Doch was können Apotheken tatsächlich davon umsetzen? Ist die Arbeit in Offizin, Labor und Warenwirtschaft auf den ersten Blick nicht eher ungeeignet fürs Homeoffice? | Von Michaela Schwarz 

In den Social-Media-Karrierenetzwerken diskutieren Experten nicht erst seit der Corona-Pandemie über die ungeahnten Möglichkeiten von Konzepten wie „New Work“ und geben Tipps für deren optimale Umsetzung. Der Begriff „New Work“ klingt modern. Die Idee dahinter ist allerdings nicht so neu, wie man meinen könnte. Die Werte der neuen Arbeitswelt basieren auf Selbstständigkeit, Selbstbestimmung sowie Freiheit und sind bestimmt vom Streben nach mehr Sinn im Arbeitsleben. Sprich: eine Forderung nach einer humaneren Arbeitswelt. Neben diesen Zügen großer Individualität kommt aber auch der Teilnahme an der Gemeinschaft und der sozialen Verantwortung ein hoher Stellenwert zu.

Zukünftiges Arbeiten auch außerhalb der Offizin?

Einen gewissen Grad an mehr Freiheit und Selbstbestimmung bietet das Homeoffice, das tatsächlich bereits in einigen Apotheken erfolgreich durchgeführt wird. Die Digitalisierung machte es möglich, dass „Bildschirmarbeiten“ nahezu von überall aus erledigt werden können. Meist braucht es dazu nur einen Laptop und eine solide Internetver­bindung.

Dezentrales Arbeiten ist in der Apotheke jedoch erst mal schwer vorstellbar. Lebt doch der Geist einer Apotheke mitunter vom persönlichen Kundenkontakt. Und auch viele pharmazeutische Tätigkeiten wären nicht realisierbar. Überspitzt gesagt: Welche PTA hat schon ein Labor zu Hause?

Aber fremd ist das Thema Homeoffice, spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie, trotzdem auch in Apotheken nicht mehr. Denn einige Arbeiten, die man sonst aus dem Backoffice kennt, können tatsächlich gut von zu Hause aus erledigt werden: die Medikationsanalyse, die Rezeptkontrolle oder auch Dokumentationen, mit Unterstützung durch die entsprechenden Programme. Es sind mehr Tätigkeiten denkbar, als man meinen möchte (s. Kasten „Welche apothekenüblichen Arbeiten sind aus dem Homeoffice möglich?“).

Welche apothekenüblichen Arbeiten sind aus dem Homeoffice möglich?

  • Rezeptkontrolle
  • Dokumentationen
  • Plausibilitätsprüfungen
  • Medikationsmanagement
  • QMS: Erstellung und Bearbeitung
  • telefonische Rücksprache mit Arztpraxen
  • telefonische Anforderung von Rezepten
  • Warenwirtschaft: Bestellungen und Retouren
  • Tourenplanung des Lieferdienstes
  • Personalplanung und Bearbeitung von Urlaubs- und Dienstplänen
  • Telepharmazie: Virtuelle Gesundheits- und Kundenberatung
  • Verwaltungstätigkeiten
  • Preiskalkulationen
  • Organisation von Aktionen
  • Pflege eines Online Shops und Social Media
  • virtuelle Schulungen
  • Kommunikation mit Vertretern und Außendiensten
  • Finanzwesen, z. B. Überweisungen tätigen
  • Einkäufe
  • Bearbeitung und Kontrolle von Verblisterungs­aufträgen

Einer der Ersten, der das Homeoffice auch schon vor der Corona-Pandemie für seine Apotheken eingeführt hat, ist Apotheker Michael Grintz, Gründer des Filialverbundes der Bienen Apotheken in München. Seit Jahren koordiniert er selbst die administrativen Tätigkeiten für seine Filialapotheken hauptsächlich von zu Hause aus. Mit der entsprechenden Software entscheidet er zentral über Preiskalkulationen, Einkäufe und plant die nächsten Aktionen.

Homeoffice für Chef und Mitarbeiter

„Es gibt einfach Tätigkeiten, die man am besten in Ruhe durchführt“, so Grintz. Unterbrechungen, wie sie in der täglichen Apothekenpraxis vorkommen, rauben einem oft die nötige Konzentration. Was er für sich selbst beschlossen hat, gilt auch für seine Mitarbeiter. Jedem, der dem Thema Homeoffice gegenüber aufgeschlossen ist, möchte er die Arbeit außerhalb der Offizin ermöglichen. So hatte eine schwangere Mitarbeiterin, während der Corona-Pandemie, mit einem Beschäftigungsverbot für die Offizin zu kämpfen. Eine Lösung musste her: Das Homeoffice war perfekt dafür. Sie konnte anfallende Arbeiten, die normalerweise im Backoffice getätigt werden, von zu Hause aus erledigen. Der damit verbundene Wegfall von Dokumentationen, Telefonaten, etc. in der Offizin stellt auch eine Entlastung für die Kollegen vor Ort dar. Eine gute Organisation und Absprache sind aber Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung.

Vorteile von Homeoffice

... für die Mitarbeiter

  • ausgeglichene Work-­Life-Balance
  • bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • mehr Freiheiten und Mitspracherecht
  • Möglichkeit mehr zu verantworten
  • Möglichkeit der Einflussnahme

... für das Unternehmen

  • selbstständige Mitarbeiter
  • besseres Betriebsklima
  • stabilerer Zusammenhalt in den Teams
  • wachsende Gemeinschaft
  • innovative Ideen bringen Unternehmen voran

Medikationsmanagement und Telepharmazie

Weiterhin beschäftigt Grintz einen Apotheker eigens für das Medikationsmanagement seiner Filialen. Mittels einer bestimmten Software kann dieser von zu Hause aus arbeiten. Das gilt auch für die Filialleitung: Wenn diese im laufenden Betrieb nicht dazu kommt, gewisse Aufgaben – beispiels­weise die Personalplanung - durchzuführen, darf sie abends daheim nachholen, was unter Tags nicht geschafft wurde. Die zusätzlichen Arbeitsstunden kann sie sich einfach aufschreiben.

Michael Grintz geht davon aus, dass das Homeoffice in der Zukunft noch an Bedeutung gewinnen wird: Die Telepharmazie ist im Kommen und bringt mit der Kundenberatung übers Internet weitere interessante Möglichkeiten für das Arbeiten außerhalb der Offizin.

Apotheken-Homeschooling

Eine andere Art des Homeoffices, leicht von überall aus durchführbar, sind virtuelle Fortbildungen und Teamschulungen. Online-Schulungsangebote, Präsenzwebinare oder auch Besprechungen mit dem Schulungsaußendienst der Pharmafirmen haben während der Pandemie einen Aufwind erlebt. In manchen Apotheken schulen auch bestimmte Mitarbeiter, im Sinne eines internen Learning-Programmes, ihre Kollegen. Diese Art des Lernens sowie Teambesprechungen sind ebenfalls online möglich. Je nach Softwaretool können sich Teilnehmer einfach und meist ohne großen Aufwand im Internet zuschalten.

Gearbeitete Stunden daheim können meist flexibel gestaltet werden. Solange das Ergebnis stimmt, überprüfen viele Inhaber die geleisteten Arbeitsstunden nicht. Dazu gehört eine große Portion Vertrauen. Laut Apotheker Grintz muss man hierbei schon ein paar Blockaden im Kopf abbauen, wird aber durch die resultierenden Vorteile für das gesamte Team dafür belohnt. Und schließlich sind Vertrauen und Selbstbestimmung auch Werte, auf denen die New-Work-­Bewegung basiert.

Steuerung von Verblisterungen

Auch Apotheker Dr. Sebastian Baehs, Inhaber von vier Apotheken im Starnberger und Germeringer Raum, tätigt einige seiner Arbeiten von daheim aus. Als Heimversorger und somit Betreiber einer Verblisterungsanlage ist es ihm möglich, Aufträge an die Maschine zu schicken. Die erzeugten Kon­trollfotos der einzelnen Tütchen, kann er ebenfalls zu Hause am Laptop überprüfen. Trotzdem ist ein Mitarbeiter vor Ort nötig, der die Abläufe überwacht. Zudem beschäftigt er eine PKA 1,5 Tage pro Woche im Homeoffice. Die Einkäuferin führt ihre Arbeit per Fernwartungsclient, mit Zugriff auf einen Computer in der Apotheke, durch. Aber auch weitere Mitarbeiter signalisierten ihm bereits ihr Interesse an der Arbeit von zu Hause aus. Baehs ist dem Homeoffice gegenüber positiv eingestellt und hofft, in der Zukunft mehr Heimarbeit anbieten zu können. „Derzeit scheitert es aber leider oft noch an der dünnen Personaldecke“, so Baehs „jemand der zu Hause arbeitet, fehlt einfach im HV.“ Und momentan gäbe es auch einfach zu wenige Tätigkeiten im Backoffice, um ganze Tage im Homeoffice zu ermöglichen, bedauert er.

Kontra Homeoffice – was meinen die Kritiker?

Damit wären wir bei den Aspekten, die gegen ein Arbeiten aus dem Homeoffice heraus sprechen. Stichwort dünne Personaldecke: viele Apotheken sind auf jede helfende Hand in der Offizin angewiesen. Stunden- oder tageweise auf Mitarbeiter im HV zu verzichten, ist schlichtweg für viele Apotheken nicht praktikabel.

Auch fallen gerade in einzelnen oder kleineren Apotheken, die keinem Filialverbund angehören, oft nicht genug geeignete Arbeiten an, die von einem einzigen Mitarbeiter am Stück daheim erledigt werden können. Im Backoffice gibt es zwar die prinzipiell Homeoffice-fähige Entgegennahme von Bestellungen oder das Tätigen von Einkäufen, aber der Wareneingang, das Auffüllen der Sichtwahl, etc. müssen ebenfalls erledigt werden. Hierfür wird das kaufmännische Personal vor Ort gebraucht. In Filialverbunden sind dezentrale Arbeiten teils leichter zu bündeln und durchführbar, als in einzelnen Apotheken. Weiterhin bedarf es beim Thema Homeoffice in der Apotheke – vor allem in großen Apotheken – einiger Übung in der Organisation, um den Überblick zu behalten: Wer ist wann wo tätig und mit welcher Aufgabe? Wie stellt man sicher, dass kein Personalmangel in der Apotheke herrscht, während Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wie möchte man die Kommunikation zum Mitarbeiter daheim gestalten?

Außerdem ist als nachteilig zu nennen, dass der Zusammenhalt unter den Kollegen leiden könnte. Man sieht sich nicht mehr so oft persönlich, private Plaudereien und gemeinsame Mittagspausen entfallen. Nicht zu unterschätzen ist auch ein möglicher Neidfaktor. Wenn es nicht für jeden Mitarbeiter möglich ist, von daheim aus zu arbeiten, viele es sich aber wünschen, können Unruhe bis Unfrieden im Team aufkommen.

Allgemein steht auch das Verschwimmen von Arbeits- und Privatleben oft im Fokus der Gegenstimmen. Arbeiten von den eigenen vier Wänden aus, das liegt nicht jedem. In der Apotheke sollte das derzeit jedoch weniger ein Problem darstellen, schließlich liegen die Haupttätigkeiten nach wie vor in der Offizin.

Pro: Mehr Zufriedenheit, weniger Pendeln

Diesen Nachteilen stehen die steigende Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gegenüber, von denen Apothekeninhaberinnen und -inhaber, die Homeoffice anbieten, berichten. Die Angestellten arbeiten selbstständiger und genießen mehr Freiheiten. Diese steigende Zufriedenheit wirkt sich positiv auf das gesamte Betriebsklima aus. Es gibt Modelle, bei denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ganztägig ihre Zeit im Homeoffice verbringen. So sparen sie sich Zeit, Geld und Nerven, die oft beim Pendeln verloren gehen. Zu Pandemiezeiten bringt das den Vorteil, das Haus nicht verlassen zu müssen. Auch befindet sich weniger Personal zeitgleich in der Apotheke.

Bei anderen Konzepten wird nur ein Teil des Arbeitstages in der Apotheke verbracht und der andere von daheim aus gearbeitet. Für die Arbeitnehmerschaft stellt das eine Abwechslung im Arbeitsalltag dar. Geht man früher nach Hause oder später zur Arbeit, kann man dazu die Rushhour umgehen, was den Arbeitsweg angenehmer macht. Insgesamt wird es auch leichter, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren. Sprich, allgemein wird eine ausgeglichene Work-Life-Balance möglich. Beiden Modellen gemein ist ein störungsfreies Arbeiten mit guter Möglichkeit durchgehender Konzentration.

Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten

eda | Das Thema Homeoffice hat seit Beginn der Corona-Krise eine neue Dynamik erfahren. Um die Infektionen unter Pendlern in den öffentlichen Verkehrsmitteln und unter Kollegen im Betrieb zu vermeiden, sind die Unternehmen aufgefordert, ihren Arbeitnehmern das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Der Begriff „Homeoffice“ ist umgangssprachlich und wird meistens im Zusammenhang mit zwei Arbeitsformen genutzt, bei denen Arbeitnehmer von zu Hause arbeiten:

  • Die (häusliche) Telearbeit findet ausschließlich von zu Hause aus statt, und der Arbeitnehmer hat keinen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber hat dem jeweiligen Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet und zwar auf Kosten des Unternehmens. Bei der alternierenden Telearbeit verfügt der Beschäftigte auch noch über einen Arbeitsplatz im Betrieb und arbeitet abwechselnd dort und zu Hause. Meistens steckt hinter der Telearbeit die Strategie des Arbeitgebers, Büroräume ein­zusparen.
  • Mobiles Arbeiten ist eine Arbeitsform, die nicht in einer Arbeitsstätte oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz (s. o.) ausgeübt wird, sondern bei der die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (zum Beispiel bei Kunden, in Verkehrsmitteln, in einer Wohnung) tätig werden. Für die Verrichtung mobiler Arbeit werden elektronische oder nicht elektronische Arbeitsmittel eingesetzt.
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Das Arbeitsschutzgesetz enthält nur sehr allgemein gehaltene Vorschriften, die mit der Arbeitsstättenverordnung etwas konkretisiert werden. Diese gelten jedoch nur für Telearbeit, nicht für mobiles Arbeiten. Ein Telearbeitsplatz nach der Verordnung setzt voraus:

  • Es muss eine vertragliche Regelung über die Bedingungen der Telearbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer existieren.
  • Der Arbeitgeber muss die benötigte Ausstattung des häus­lichen Büros bereitstellen und installieren, also einen Arbeitsplatz wie im Büro schaffen.

Darüber hinaus gibt es drei Pflichten für den Arbeitgeber im Zusammenhang mit einem Telearbeitsplatz:

  • Er muss eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Ob dazu eine Begehung des häuslichen Telearbeitsplatzes erforderlich ist oder ob diese durch Nachfragen ersetzt werden kann, ist umstritten und höchstrichterlich noch nicht entschieden.
  • Er muss die Beschäftigten unterweisen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter anhand der Gefährdungsbeurteilung ausreichend und angemessen informiert werden müssen, beispielsweise über physische und psychische Belastungen.
  • Er muss dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen hergibt, dass Bildschirme so aufgestellt sind, dass die Oberflächen frei von Blendungen/Reflexionen sind und dass die Arbeitsfläche vor der Tastatur ein Auflegen der Handballen ermöglicht. Laptops, Notebooks und Tablets dürfen nur kurzzeitig verwendet werden. Sollen sie dauerhaft im Einsatz sein, müssen separate Tastaturen und Bildschirme angeschlossen werden, die den Vorgaben der Bildschirmarbeitsverordnung entsprechen.

Beim mobilen Arbeiten finden „nur“ die weniger konkreten Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes Anwendung, nicht aber die der Arbeitsstättenverordnung. Dennoch wird empfohlen, sich an die Vorgaben der Verordnung zu halten, insbesondere was Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Gestaltung der Bildschirmarbeitsplätze angehen.

Arbeitgeber sollten bedenken, dass intensives nicht ergonomisches Arbeiten eine ernsthafte Gesundheitsgefährdung für die Mitarbeiter darstellt, die zu langfristigen krankheitsbedingten Arbeitsausfällen führen kann.

Wer sind die Vorbilder?

Generell ist das Arbeiten in einer Apotheke schwer vergleichbar mit den klassischen Homeoffice-Jobs, wie dem eines IT’lers, der im Grunde alle seine Aufgaben von überall aus erledigen kann. Darum sind individuelle Ansätze gefragt. Die Beispiele Grintz und Baehs zeigen, dass es zahlreiche Umsetzungsmöglichkeiten gibt. Allerdings ist es derzeit teils noch schlecht möglich, sich an Vorbildern zu orientieren. Beide mussten – und müssen immer noch – ihren eigenen Zugang zur Gestaltung des Homeoffices finden. Allgemein bedeutet das, dass sich wohl jede einzelne Apotheke bzw. jeder einzelne Filialverbund in der Umsetzung der New-Work-Prinzipien unterscheiden wird. Was in der einen Apotheke funktioniert hat, muss nicht zwangsläufig auch für die andere Apotheke gut sein. Es gilt zu experimentieren und nicht sofort aufzugeben. |

Autorin

Michaela Schwarz ist Apothekerin, PTA und Fachjournalistin. Nach dem Studium in Regensburg arbeitete sie in Apotheken im In- und Ausland und war im fach­redaktionellen Bereich tätig.

autor@deutsche-apotheker-zeitung.de

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