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Pandemie Spezial

Nie mehr Schlange stehen

Terminvergabe-Tools vereinfachen den Apothekenalltag - nicht nur bei Corona-Testungen

In den letzten Monaten hat sich das Dienstleistungsangebot in den Vor-Ort-Apotheken deutlich erweitert. Neben der Abgabe von Atemschutzmasken und der Versorgung der Praxen mit Corona-Impfstoffen ist auch die Durchführung von Antigen-Schnelltests inzwischen ein fester Bestandteil. Die Nachfrage in der Bevölkerung ist hoch, schon allein weil für verschiedene Freizeit­gestaltungen zunehmend zertifizierte Testergebnisse ­gefordert werden. Die Organisation rund um diese neuen, kundennahen Dienstleistungen stellt für die meisten Apotheken Neuland dar. Doch eine erfolgreiche Durchführung von beispielsweise Corona-Testungen beginnt bereits bei der Terminvergabe und endet erst bei der Übermittlung der Ergebnisse. | Von Carolin Kühnast

Wahrscheinlich sind es nicht wenige Apotheken, die zu Beginn ihres Testangebots noch sehr viel improvisiert haben. Gerade die Beantwortung von Kundenanfragen, die Terminvereinbarung und Einbestellungen der zu testenden Personen war bisher kein hauptsächliches Betätigungsfeld der deutschen Apotheken – dementsprechend waren die Workflows im Team noch ganz anders ausgerichtet. Das Telefon klingelt ununterbrochen, es gibt lediglich einen einfachen Terminkalender aus Papier und manchmal werden Kunden notwendigerweise mit aufgenommen, obwohl für sie eigentlich kein ausreichendes Zeitfenster mehr verfügbar ist. Aus den Fehlern vom Anfang haben die meisten Apothekenteams sicher gelernt und sich die Frage gestellt, wie diese notwendigen Prozesse vereinfacht und das Team entlastet werden kann.

Wer bietet was an?

Zudem wurden in den letzten Monaten verschiedene Terminvergabeportale entwickelt, die genau an diesem Punkt Vereinfachung versprechen, damit nicht jeder Kollege das Rad neu erfinden muss.

Schnelltest-Termine können nun online selbstständig von den Kunden gebucht werden, nachdem die Apotheke ihre ­individuellen Zeitfenster festgelegt hat. Darüber hinaus ­liefern die Anbieter verschiedene Erweiterungen, die den Arbeitsaufwand rund um die Schnelltests zusätzlich reduzieren können. Das Ziel soll sein, die Prozesse für die Teams sowie das Testpersonal so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Können solche Portale zukünftig auch zur Terminvergabe anderer pharmazeutischer Dienstleistungen genutzt werden und wie genau funktioniert die Teilnahme an diesem Service?

Auf www.schnelltest-apotheke.de können Kunden bequem mittels Computer, Tablet oder Smartphone eine Apotheke in ihrer Nähe finden, die Schnelltests anbietet. Auf diesem Portal sind momentan 310 Apotheken deutschlandweit gelistet, bei denen man online direkt einen Testtermin vereinbaren kann. Die Buchung ist sehr einfach und unkompliziert eingerichtet. Ins Leben gerufen wurde dieses Terminvergabetool von der Unternehmensberatung Konzept-A, welche mit ihrem Portal die Apotheken in der Corona-Krise unterstützen sowie deren Beratungskompetenz positiv in den Fokus rücken will. Jede Filiale kann sich auf der Plattform kostenfrei listen lassen oder das komplette Terminvergabetool buchen, welches in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Covisa betrieben wird. Über Covisa wird alles abgedeckt, angefangen von der Terminvergabe, der Verarbeitung bis hin zur Generierung des Zertifikates. Für einmalig 149 Euro wird die Apotheke gelistet, Termine können gebucht werden und das Testergebnis wird digital zur Verfügung gestellt. Es gibt keine feste Vertragslaufzeit, weshalb eine Kündigung jederzeit möglich ist. Zusätzlich wird ein Leitfaden für die Durchführung angeboten und es existieren verschiedene hilfreiche Vorlagen beispielsweise für die Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung. Die weiteren Kosten werden pro Test abgerechnet und liegen für kleine Betriebe, die im Monat bis zu 750 Kunden testen, bei 1,05 Euro pro durchgeführtem Antigenschnelltest. Bei www.schnelltest-apotheke.de gibt es keine Mindestmengen an durchgeführten Tests, die pro Monat abgerechnet werden müssen, die Plattform ist für jeden Interessenten offen. Für große Betriebe und Testzentren sinken die Preise pro Test gestaffelt auf bis zu 0,45 Euro bei einer Anzahl von 100.000 Tests pro Monat. 1500 Tests kosten 0,80 Euro pro Stück und 5000 0,60 Euro. Nach der Buchung bekommt der Kunde einen QR-Code generiert, der als Legitimation für den Termin dient. Die Apotheke scannt mit einem Mobiltelefon den QR-Code ein und hat alle Daten, die der Kunde zuvor eingetragen hat, direkt verfügbar. Eine Selbstauskunft sowie Informationen zum Datenschutz werden bereits vor der Terminbuchung abgefragt (siehe auch Kasten „Wie steht es um den Datenschutz?“). Nach dem durchgeführten Test kann der Kunde die Apotheke sofort wieder verlassen und erhält nach ca. 20 Minuten das Ergebnis per Mail zugesendet. Auch über das Covisa-Login kann das Zertifikat eingesehen und heruntergeladen werden. Die Verarbeitung läuft datenschutzkonform über eine gesicherte Cloud. Auf der Apothekenwebsite kann ein Link eingefügt werden, der die Kunden direkt mit der eigenen Terminvergabeseite auf schnelltest-apotheke.de verknüpft und die Buchung so sehr einfach gestaltet. Die Entwickler haben auch eine Lösung für „analoge“ Kunden geschaffen. Für Personen ohne ­E-Mail-Adresse oder Smartphone, die regelmäßig zum Schnelltest kommen, kann das Apothekenpersonal in Covisa einen Power-Code erstellen. Ein QR-Code, der alle Daten des Kunden enthält und bei jedem Test wiederverwendet werden kann. Das Zertifikat wird im Anschluss für den Kunden ausgedruckt und ausgehändigt. Der Power-Code kann auch für Mitarbeiter eines Unternehmens verwendet werden, wenn die Apotheke regelmäßig dort zum Testen vorbeischaut. So hat der Arbeitgeber jederzeit den Überblick, wann und wie oft seine Angestellten getestet wurden.

Auch auf der Seite www.apo-schnelltest.de können sich Apotheken für den Terminbuchungs-Service anmelden. Das Prinzip ist ähnlich, es können online direkt Antigenschnelltests gebucht sowie alle Formalitäten im Voraus bequem von zu Hause oder unterwegs eingetragen werden. Die Kollegen im Testzentrum scannen lediglich den Barcode, führen den Test durch und tragen das Ergebnis im Portal ein. Der Kunde bekommt im Anschluss das Zertifikat als passwort­geschützte PDF per E-Mail zugesendet. Das Nutzungsportal ist sehr einfach und übersichtlich aufgebaut. Auch hier ist die Einbettung des Links auf der eigenen Website möglich. Www.apo-schnelltest.de wickelt als einzige Plattform alle Prozessschritte, die mit Buchung, Verarbeitung und Co. zusammenhängen, auf der eigenen Website ab. Die Einrichtungsgebühr liegt bei 449 Euro, wobei monatlich zusätzlich eine Pauschale von 199 Euro fällig wird, unabhängig davon wie viele Tests durchgeführt werden. Es handelt sich hier um eine monatliche Basisflatrate. Für Filialverbände oder Apotheken, deren Verbände mit www.apo-schnelltest.de zusammenarbeiten, können zusätzliche Rabatte vereinbart werden.

Mit SchnelltestToGo von Doctorbox können sich Apotheken oder Testzentren eine Software zulegen, mit der die Übermittlung des Testergebnisses digital unkompliziert möglich ist. Die App Doctorbox ist eine unabhängige Gesundheitsplattform, die unter anderem zur Speicherung ärztlicher Befunde, Arztterminvereinbarung, zum Medikationsmanagement und als digitaler Impf- bzw. Organspendeausweis dient. Der Apotheker kann über SchnelltestToGo das Testergebnis des Kunden direkt in die persönliche Doctorbox übertragen und für ihn somit jederzeit abrufbar machen. Mehr als 400 Zentren nutzen die Software bereits und ­konnten durch das Online-Terminvergabetool die Testgeschwindigkeit verdreifachen. Mittlerweile werden pro Woche 300.000 Menschen mit SchnelltestToGo getestet. In Tübingen wurde das Armband „QRToGo“ in einem Modellprojekt getestet. Kunden mit negativem Antigenschnelltest erhielten ein persönliches Bändchen, mit welchem sie für 24 Stunden Geschäfte oder Kulturveranstaltungen besuchen durften.

Auch Apomondo, ein Onlineportal für Telemedizin und Onlineberatung für die Apotheken vor Ort, hat für alle Nutzer ein Add-On generiert, mit dem die Terminvergabe und Datenverarbeitung von Corona-Schnelltests digital abgewickelt werden kann. Das Programm „Schnelltest Management“ arbeitet webbasiert und kann zu jeder Apomondo Plus Mitgliedschaft dazu gebucht werden. Die Kunden können über den Apothekenfinder online einen Termin in der Wunschapotheke buchen und somit alle Daten bereits im Voraus zur Verfügung stellen, oder die Kollegen übertragen vor Ort durch Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte alle Informationen in die Software. Das Zertifikat kann in Papierform oder als QR-Code zur Verfügung gestellt werden. Die Preise für das Add-On liegen je nach Vertragslaufzeit zwischen 139 Euro und 119 Euro netto pro Monat. Apomondo eignet sich für kleinere und größere Apotheken mit Testzentrum. Die Monatsgebühr kann als Flatrate-Preis angesehen werden und ist nicht abhängig von der Anzahl der durchgeführten Tests. Am Monatsende wird die Abrechnungsdatei für die Kassenärztliche Vereinigung mithilfe der Software generiert. Dieses Buchungstool lohnt sich vor allem für Apotheken, die Apomondo bereits nutzen und so auf dieser Plattform praktischerweise eine Erweiterung generieren können.

No.Q ist ein Softwarehersteller, der sich während der Corona-Krise auf das Test- und Impfmanagement spezialisiert hat. Auf testbuchen.de können online bequem Termine für Antigenschnelltests in Apotheken oder anderen Testzentren vereinbart werden. Wie auch bei anderen Anbietern, kann die testende Stelle Zeitintervalle individuell festlegen. Über No.Q können auch Tests für mehrere Personen gleichzeitig, zum Beispiel für eine Familie mit zwei Kindern, gebucht werden. Der anschließend generierte Barcode wird für die Legitimation in der Apotheke genutzt. Die Software ermöglicht einen Etikettendruck für die Probennahme sowie die Ergebnismitteilung in verschiedenen Sprachen. Neben der Integrierung des Buchungstools auf der Apothekenwebsite, kann No.Q auch eine gemeinsame Buchungsplattform für mehrere Zentren oder Filialen generieren. Die Stadt Aachen nutzt beispielsweise für alle testenden Stellen eine von No.Q entwickelte Website, sodass die Kunden alle freien Termine der ganzen Stadt auf einen Blick einsehen können. Diese zentrale Erfassung ermöglicht eine tagesaktuelle Einschätzung des Infektionsgeschehens ohne den Weg über die Gesundheitsämter abwarten zu müssen. 1800 Stellen nutzen die Software bereits, davon sind 1575 für alle Bürger frei zugänglich. Neben Zentren in Deutschland können online auch einige Stellen in Südtirol oder auf Mallorca gebucht werden, was für die Heimreise aus dem Sommerurlaub interessant ist. Es werden bei Buchung eine einmalige Einrichtungsgebühr sowie Kosten pro Schnelltest fällig, die individuell gestaffelt sind. Das Standardangebot sieht eine Vertragslaufzeit von drei Monaten vor, dabei fallen pro 90 Tests oder Buchungen 65 Euro an. Einige Apothekerverbände arbeiten bereits mit No.Q zusammen, was eine preisliche Erleichterung für die testenden Apotheken zur Folge haben kann. Beispielsweise gibt es dann keine Mindestanzahl an Buchungen bzw. keine Vertragslaufzeit. Interessierte Apotheken können sich für weitere Informationen an ihren Verband oder direkt an No.Q wenden.

Auf www.testtermin.de in Zusammenarbeit mit Tracemedics von Certista können Spontankunden, die ohne vorherige Anmeldung über das Portal zum Test erscheinen, ihre Daten selbst erfassen. Dieser Anbieter ermöglicht die Einbindung der Terminbuchungsseite auf der eigenen Website oder die Erstellung einer komplett neuen individuellen Buchungswebsite für die jeweilige Apotheke. Auch hier ist die Generierung einer Datei für die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung möglich. Es gibt außerdem spezielle Vorlagen für die Buchung von Testterminen von Einzelpersonen, Schulen oder Unternehmen. Für wiederkehrende Kunden können die Daten jederzeit noch schneller abgerufen und importiert werden. Die Onlinebezahlfunktion PayPal kann auf der Website integriert werden, was für kostenpflichtige Tests interessant sein könnte. Der Eintrag auf www.testtermin.de kostet einmalig 185 Euro und wird günstiger, wenn mehrere Filialen das Angebot gemeinsam nutzen. Die Monatsgebühr beträgt 19,90 Euro, wobei der Vertrag immer zum Monatsende gekündigt werden kann. Zusätzlich fallen Gebühren pro Bürgertest an, wobei erst für größere Zentren ab 5000 Zertifikaten pro Test Rabattstaffeln greifen. Mitglieder einiger Apothekerverbände können stark reduzierte Pauschalpreise in Anspruch nehmen, genaue Zahlen sind bei einem individuellen Erstgespräch zu erfragen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Die in diesem Beitrag genannten Anbieter erfüllen hohe Anforderungen an den Datenschutz. Die Ergebnisse werden meist über eine passwortgeschützte PDF oder als verschlüsselte Mail an die Kunden versendet. Einige bieten den Download des Zertifikates nach Login mit eigens angelegtem Passwort im jeweiligen Portal an. Bei Covisa werden alle Daten in der eigenen sicheren Cloud, verschlüsselt auf deutschen Servern, gespeichert. No.Q löscht nach Testende alle Daten nach der Allgemeinen-Datenschutzverordnung (GDPR) und apo-schnelltest garantiert Datensicherheit nach Anforderungen der ISO 27001. SchnelltestToGo bietet eine DSGVO-konforme Datenübergabe an die Testpersonen mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über die sichere Infrastruktur der Doctorbox. Sie ist auch ISO 27001 zertifiziert und speichert die Daten auf einem sicheren deutschen Server. Testpersonen können ihre Daten auch ausschließlich lokal auf ihrem Smartphone speichern.

Anbindung an die Corona-Warn-App

Die Corona-Warn-App der Bundesregierung stellt ein wichtiges Tool im Kampf gegen die Infektionsausbreitung dar. Die App wurde bereits mehr als 10 Millionen mal heruntergeladen und bietet nun auch die Möglichkeit der Einbettung eines Antigentestergebnisses. So können Infektionsketten viel schneller unterbrochen und das Ansteckungsrisiko besser abgeschätzt werden. Die Abfrage, ob das Ergebnis in die App übertragen werden soll, geschieht vor der Terminbuchung und ist vollkommen freiwillig. No.Q versendet im Anschluss mit dem Zertifikat einen QR-Code, der vom Kunden selbstständig in die App hochgeladen werden kann. Auch andere Anbieter wie Doctorbox und apo-schnelltest haben diese Ergänzung aufgenommen. Schnelltest-apotheke bietet den Service ganz neu an und überträgt nach Zustimmung das Testergebnis direkt in die App. Kunden können sich auch mit ihrem Corona-Warn-App QR-Code zum Termin in der Apotheke legitimieren.

Ergebnismitteilung an die Gesundheitsämter

Einige Buchungsportale bieten im Zuge der Testung die Übermittlung von positiven Ergebnissen an die zuständigen Gesundheitsämter an. Eine direkte Übertragung über die jeweilige Software ist aufgrund der individuellen Verarbeitung der Gesundheitsämter nicht möglich. Covisa meldet beispielsweise stündlich per Fax oder, wenn vom Amt gewünscht und freigegeben, per E-Mail. Auch Apomondo übernimmt die Weiterleitung von positiven Testergebnissen für die Apotheken. Ob es hier in Zukunft eine neue sowie einheitliche Möglichkeit der Datenübertragung an die Gesundheitsämter geben wird bleibt abzuwarten.

Brink: „Datenschutzlücken schrecken davon ab, sich testen zu lassen“

eda | Erst vergangene Woche vermeldete der „Spiegel“ wiederholt „massive Datenschutzprobleme bei Corona­virus-Tests“. Nach Vorfällen im März und April, bei denen Experten schwach gesicherte Daten von Zigtausenden Bürgern im Internet einsehen konnten, wurden zwei „gravierende Fälle von Verstößen“ in Baden-Württemberg bekannt, die den Landesdatenschutzbeauftragten Stefan Brink auf den Plan gerufen haben. Coronatests seien deshalb ein „sensibles Thema“, weil sie grundsätzlich „diskriminierungsanfällig“ sind, etwa bei der Übermittlung positiver Ergebnisse an Ämter oder Arbeitgeber. Die Datenschutzbehörde weist auch gegenüber der DAZ darauf hin, dass die Ergebnisübermittlung mindestens durch eine Kombination aus Mailadresse und Passwort gesichert sein sollte. Bei voreingestellten Passwörtern, die fortlaufend generiert werden, bestehe das Risiko, dass durch Raten auf gut Glück Befunde Dritter entdeckt werden könnten. Als weitere Datenschutzmängel benennt Brink Tracking-Dienste in Benachrichtigungs-E-Mails oder die Speicherung personenbezogener Daten ohne ausreichenden Schutz in Drittstaaten. Seine Behörde hat nun Bußgeldverfahren eingeleitet. Theoretisch sind Strafen bis zu 20 Millionen Euro möglich. Konkrete Angaben zu den betroffenen Anbietern macht er nicht.

Möglichkeiten für Betriebe und Teststellen

Die Terminbuchungstools können auch für Unternehmen oder Geschäfte interessant sein, die ihre Kunden ausschließlich mit einem negativen Test eintreten lassen dürfen. Ein Friseurgeschäft in Kempten hat auf seiner Website das Terminbuchungstool einer fußläufig nur zwei Minuten entfernten Apotheke verlinkt, die schnelltest-apotheke nutzt. So können die Kunden direkt einen passenden Antigentest-Termin zu ihrem Friseurbesuch buchen, ohne lange warten oder telefonieren zu müssen. Des Weiteren gibt es Apotheken, die Sportvereine unterstützen indem sie vor den Trainingseinheiten kostenfrei die Mitglieder testen. Bei Jugendgruppen haben die Eltern die Möglichkeit, Termine für die kommende Trainingseinheit online über das Terminvergabetool von No.Q zu buchen. Das Ergebnis bzw. Zertifikat wird per Mail zur Verfügung gestellt und kann zusätzlich für andere Aktivitäten am gleichen Tag genutzt werden. ­Eine Schulung der Übungsleiter ist auch denkbar, so kann noch mehr Zeit gespart werden.

Ausblick

Die Durchführung von Antigen-Schnelltests durch die Vor-Ort-Apotheken stellt aktuell eine wichtige Dienstleistung mit großem Nutzen für die Bevölkerung dar, wenn zunehmend negative und zertifizierte Testergebnisse für Freizeit- und Gastronomieangebote gefordert werden. Die Nutzung von Terminvergabetools ist dabei äußerst sinnvoll, gerade wenn es zu einer engen Taktung kommen sollte. So können Apothekenteams unterstützt werden und es kann wertvolle Zeit gespart werden. Dies sorgt für eine Entlastung des Personals sowie eine Vermeidung langer Warteschlangen vor den Apotheken bzw. Teststellen.

In Zukunft ist denkbar, dass die Terminvergabe-Tools auch für andere bereits etablierte oder neue Dienstleistungen in und aus der Apotheke eingesetzt werden – wie dem Anmessen von Kompressionsstrümpfen oder der Durchführung von Medikationsanalysen. Die Chance, die Apotheke vor Ort als Dienstleister und Berater positiv zu fördern, sollten wir ergreifen und digitale Lösungen für unsere Kollegen und Kunden anstreben. |

Autorin

Carolin Kühnast, Apothekerin, Filialleiterin, Fachautorin. Mit @how_to_apotheke hat sie 2020 auf Instagram eine Seite für Apothekerinnen und Apotheker geschaffen, die moderne Apothekenführung und Organisation thematisiert.

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