Recht

Das Recht auf Datenkopie

Wie weit reicht der Anspruch des Arbeitnehmers?

Im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses fallen zahlreiche personenbezogene Daten an. Sei es in der Personalakte, in der Kommunikation nach außen und intern sowie bei der Arbeitszeiterfassung – Daten von Beschäftigten verarbeiten Arbeitgeber an vielen Stellen. Daher erstaunt es nicht, dass Auskunftsansprüche nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen Schwierigkeiten bereiten und die Gerichte beschäftigen. Mit dem Recht auf Datenkopie als Teil des Auskunftsanspruchs hat sich jüngst das Bundes­arbeitsgericht befasst.

Nach dem Ansinnen des euro­päischen Gesetzgebers soll sich jede Person bewusst machen können, welche Stellen ihre per­sonenbezogenen Daten wie ver­arbeiten, und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung überprüfen können (Erwägungsgrund 63 DSGVO). Aus diesem Grund gewährt Art. 15 DSGVO den betroffenen Personen gegenüber den datenverarbeitenden Stellen (Verantwortlichen) ein Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten und gleichzeitig einen Anspruch auf Erhalt einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).

Anspruch versus Aufwand Über welche Daten müssen Arbeitgeber ihren Angestellten Auskunft erteilen und heißt das auch, dass diese Daten alle als Kopie zur Verfügung gestellt werden müssen? Auch Arbeitsgerichte sind seit Inkrafttreten der DSGVO vermehrt mit diesem Thema konfrontiert, noch sind aber viele Fragen nicht abschließend geklärt.

Zahlreiche offene Fragen

Dieses Recht auf Auskunft und Datenkopie kann gegenüber jedem Verantwortlichen geltend gemacht werden. Es könnten sich zum Beispiel Kunden gegenüber der Apotheke auf das Recht berufen, um eine Kopie ihrer zur Kundenkarte gespeicherten Daten zu erhalten. Aber auch Arbeitnehmer könnten ein Recht auf Datenkopie gegenüber der Apotheke geltend machen. Vor den Gerichten spielt das Recht auf Datenkopie zunehmend häufig im (gekündigten) Beschäftigungsverhältnis eine Rolle. Den Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Kopie seiner personenbezo­genen Daten zu erfüllen, ist für Arbeitgeber aufgrund der Vielzahl der im Beschäftigungsverhältnis verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht leicht. Es stellen sich zahlreiche Fragen. Ist beispielsweise eine Kopie jedes Schriftstücks bereitzustellen, in dem der Beschäftigte namentlich erwähnt wird? Sind sämtliche Leistungs­daten und Daten zur Arbeitszeit­erfassung herauszugeben? Müssen alle Protokolle und Aufzeichnungen, auch anderer Beschäftigter, darauf durchsucht werden, ob Angaben zum Auskunftsbegehrenden enthalten sind?

Diese Fragen lassen sich nicht einfach beantworten, da der Umfang des Rechts auf Datenkopie in der DSGVO nicht genauer definiert ist. Die Reichweite des Rechts auf Datenkopie ist hochumstritten und immer häufiger Gegenstand gerichtlicher Entscheidungen, die allerdings bisher keine geschlos­sene Linie erkennen lassen. Auch die jüngste Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 27. April 2021 hat nicht zu einer abschließenden Klärung geführt.

LAG Stuttgart: Kopie von Leistungs- und Verhaltensdaten

Nach Inkrafttreten der DSGVO sorgte als erstes das Landes­arbeitsgericht Stuttgart mit einer Entscheidung zum Recht auf Auskunft und Datenkopie für größeres Aufsehen (LAG Stuttgart, Urt. v. 20.12.2018, Az. 17 Sa 11/18). Nach Auffassung des Landes­arbeitsgerichtes hatte der klagende Arbeitnehmer einen Anspruch auf Kopie seiner „personenbezogenen Leistungs- und Verhaltensdaten“ aus dem Arbeitsverhältnis. Was genau unter „Leistungs- und Verhaltensdaten“ zu verstehen ist, hatte der Kläger nicht näher definiert. Dies war aus Sicht des Landesarbeitsgerichts auch nicht erforderlich. Es sei dem Auskunftsanspruch immanent, dass die personenbezogenen Daten, zu denen Auskunft begehrt werde, nicht näher benannt werden könnten.

Das vom beklagten Arbeitgeber entgegengehaltene (pauschale) Vorbringen, Rechte Dritter würden dem Anspruch auf Auskunft und Datenkopie entgegenstehen, hielt das Landesarbeitsgericht nicht für ausreichend. Zwar können nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO entgegenstehende Rechte Dritter den Anspruch auf Erhalt einer Datenkopie einschränken. Inwiefern im Einzelfall Rechte Dritter ent­gegenstehen, ist aber nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts im Rechtsstreit konkret darzulegen. Denkbar ist beispielsweise, dass die Rechte Dritter alternativ durch Schwärzungen gewahrt werden können, ohne dass das Recht auf Datenkopie insgesamt abgelehnt werden darf. Zu einer anschließenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes kam es nicht mehr, da die Parteien sich zuvor einigten.

ArbG Düsseldorf: Aufwand zu berücksichtigen

Neben entgegenstehenden Rechten Dritter können nach Ansicht des Arbeitsgerichts Düsseldorf (Urt. v. 05.03.2020, Az. 9 Ca 6557/18) auch Verhältnismäßigkeitserwägungen zu einer Eingrenzung des Rechts auf Daten­kopie führen. In dem zugrunde liegenden Fall hatte der Arbeit­geber dem Arbeitnehmer ein Konvolut personenbezogener Daten übergeben. Den darüber hinaus vom Arbeitnehmer geltend gemachten Anspruch auf Datenkopie lehnte das Arbeitsgericht mit der Begründung ab, dass der klagende Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf habe, dass der Arbeitgeber in sämtlichen seiner und den Kollegen des Arbeitnehmers bereitgestellten Servern, Datenbanken, Web-Anwendungen, E-Mail-Postfächern, Speichermedien, Smartphones und Notebooks nach personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers suche, um diese in Kopie herausgeben zu können. Der Aufwand hierfür stehe im groben Missverhältnis zu den Interessen des Arbeitnehmers.

ArbG Bonn: Keine Pflicht zur Herausgabe von Unterlagen

Ein recht enges Verständnis des Begriffs „Kopie von personenbezogenen Daten“ vertrat das Arbeitsgericht Bonn in einem Urteil aus dem Jahr 2020, das ebenfalls im Beschäftigungskontext erging (Urt. v. 16.07.2020, Az. 3 Ca 2026/19). Nach Auffassung des Arbeits­gerichts Bonn beinhaltet der Anspruch auf Herausgabe einer Kopie der Daten nur die Übermittlung einer Liste der gespeicherten Daten, nicht aber die Herausgabe von Unterlagen, in denen die Daten erhalten sind. Habe beispielsweise ein Arbeitgeber die Aussage eines Betriebsratsmitgliedes über eine Hotelbuchung eines Arbeitnehmers gespeichert, sei der Arbeitgeber im Rahmen des dahin­gehenden Auskunftsanspruchs verpflichtet, diese gespeicherte Aussage offenzulegen, habe aber nicht das Protokoll, das diese Aussage enthält, herauszugeben.

BAG: Dokumente im Klageantrag konkret zu benennen

In eine ähnliche Richtung argumentierte das Landesarbeits­gericht Hannover in einer Entscheidung aus demselben Jahr (Urt. v. 09.06.2020, Az. 9 Sa 608/19). Der vom klagenden Arbeitnehmer geltend gemachte Anspruch auf Datenkopie sei auf die Daten beschränkt, über die auch nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO Auskunft zu erteilen sei. Ein Anspruch auf die Überlassung gesamter Inhalte (z. B. von Personalakten) bestehe nicht. Außerdem beschränke sich das Recht auf Datenkopie auf Dokumente, die dem Arbeitnehmer nicht schon bekannt seien. Der Arbeitnehmer habe daher keinen Anspruch darauf, dass ihm der gesamte, von ihm selbst geführte E-Mail-Verkehr noch mal in Kopie zur Verfügung gestellt werde.

Die gegen dieses Urteil eingelegte Revision wies das Bundesarbeitsgericht laut seiner Pressemitteilung mit Urteil vom 27. April 2021 (Az. 2 AZR 342/20) zurück. Die Entscheidungsgründe sind noch nicht veröffentlicht. Aus der Pressemitteilung geht aber hervor, dass das Bundesarbeitsgericht die Frage, ob das Recht auf Überlassung einer Kopie auch die Erteilung einer Kopie von E-Mails erfasst, offen gelassen hat. Stattdessen wies es die Revision wegen der Unbestimmtheit des Klageantrags zurück. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts muss aus dem Klagebegehren hervorgehen, Kopien welcher konkreten E-Mails herausverlangt würden. Falls es mangels Kenntnis nicht möglich sei, diese zu benennen, sei eine Stufenklage zu erheben, mit der auf erster Stufe Auskunft über die gespeicherten E-Mails und auf zweiter Stufe Kopien dieser E-Mails verlangt würden.

Fazit

Für Apotheken als Arbeitgeber bleibt es damit wegen zahlreicher offener Fragen zum Recht auf Datenkopie schwierig, zu bestimmen, von welchen der vielen im Beschäftigtenverhältnis anfallenden Daten, Kopien zu erteilen sind, falls ein Arbeitnehmer einen entsprechenden Anspruch geltend macht. In der Rechtsprechung sind Ansätze zur Eingrenzung des Anspruchs erkennbar. An einer einheitlichen Linie fehlt es leider aber bislang. |

Dr. Svenja Buckstegge, Oppenländer Rechtsanwälte Stuttgart

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