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Management

Planung ist (mindestens) das halbe Leben

Wie Zeit besser genutzt werden kann

Zeit ist nur begrenzt verfügbar. Sie ist kostbar und sollte gut genutzt werden. Viele Menschen wünschen sich gleichzeitig mehr Zeit für Familie, Freizeit und wichtige Dinge außerhalb des Arbeitslebens. Gelingen kann der Spagat zwischen Arbeits­anfall und verfügbarer Zeit durch ein gutes Zeitmanagement. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Zeiträuber aufspüren und in Zeitgewinn umwandeln können.

Obwohl eine Stunde genau aus 60 Minuten und eine Minute aus 60 Sekunden besteht, kann das subjektive Empfinden von Zeit sehr unterschiedlich sein. Langweilen wir uns oder haben nichts „Richtiges“ zu tun, scheint die Zeit langsamer zu vergehen, als wenn wir unter Zeitdruck eine wichtige Aufgabe fertigzustellen haben. Subjektives Zeitempfinden drückt sich auch in der Sprache aus. Zeit haben oder keine Zeit haben. Zeit vergeht oder vergeht nicht. Die Zeit rennt uns weg. Auch Beschreibungen wie „Zeit gewinnen“ oder „Zeit verlieren“ gehören dazu. Letztendlich kommt es darauf an, was wir aus der Zeit machen.

Zeitmanagement im Arbeitsalltag – warum?

Gerade im Arbeitsalltag ist es wichtig, die Zeit produktiv zu nutzen. Zeit ist eine knappe Ressource. Ein individuell angepasstes Zeitmanagement kann helfen, das kostbare Gut „Zeit“ optimal zu nutzen. Zeitstress sollte vermieden werden – soweit möglich. In der Apotheke „verursachen“ die Kunden naturgemäß einen Großteil des Arbeitsanfalls. Zudem halten sie sich nicht an unsere Zeitpläne. Gleichzeitig ist es unerlässlich, für Kundengespräche ausreichend Zeit zu haben. Es lohnt sich also, für die übrigen im Apothekenbetrieb anfallenden Tätigkeiten eine sinnvolle Zeitplanung vorzunehmen. Dies kommt uns – und den Kunden – zugute.

Nicht jeder sieht gleich die Vorteile von Zeitplänen. Vielmehr scheint eine konsequente Zeitplanung zu zeitaufwendig zu sein. Wie soll Zeit gewonnen werden, wenn zunächst vor allem Zeit in die Planung derselben investiert werden muss? Die Ziele einer optimalen Zeitplanung verdeutlichen aber deren Nutzen. Es geht darum, durch Planung ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Zeitstress und Hektik stehen dem entgegen. Viele Menschen führen zudem ihre Arbeit zwar effektiv, aber nicht effizient aus. Die Aufgaben werden erledigt, aber die zur Verfügung stehende Zeit wird nicht optimal genutzt. Das trifft teilweise sogar auf Routinetätigkeiten zu. Häufig werden der Zeitaufwand und der Einfluss von Störungen unterschätzt. Das eigene Arbeitstempo wird hingegen oft überschätzt. Problematisch ist es auch, wenn nicht zwischen Wesentlichem und Unwesentlichem unterschieden wird. In diesem Fall fehlt es an einer geeigneten Priorisierung der anfallenden Arbeit. Es ist deshalb insgesamt sinnvoll, mehr Planung ins Arbeitsleben zu bringen.

Aufschieberitis, Zeitdiebe und Co.

Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement. Jeder kennt jedoch die Tücken im Arbeitsalltag. Viele Dinge müssen erledigt werden, nicht alle sind angenehm. Wir verzetteln uns, schieben Arbeit vor uns her oder verbringen viel zu viel Zeit mit einzelnen Tätigkeiten. Was behindert uns? Was steht einem optimalen Zeitmanagement – oder Selbstmanagement – im Wege? Um das zu ergründen, müssen wir unsere eigene Arbeitsweise kritisch reflektieren und unproduktive Verhaltensweisen identifizieren.

Es gibt verschiedene Gründe, die uns am produktiven Arbeiten hindern können. Für einige Dinge sind wir selbst verantwortlich. Andere Störfaktoren kommen von außen auf uns zu. In der Apotheke lassen sich weder die Kunden noch deren Anliegen steuern. Wir brauchen für sie ausreichend Zeit. Deshalb ist es wichtig, die übrigen anfallenden Arbeiten effizient durchzuführen. Ein Phänomen ist der fehlende Antrieb, gerade bei häufig als unangenehm empfundenen Tätigkeiten wie Büroarbeiten. In der Folge werden Dinge immer wieder verschoben. Es gibt stets eine Ausrede, etwas liegen zu lassen. Die Ursachen der „Krankheit“ Aufschieberitis sind meist in der eigenen Persönlichkeit verborgen. Der „Perfektionist“ kommt beispielsweise nicht auf den Punkt. Er tut sich schwer, Dinge schnell abzuarbeiten. Stattdessen verzettelt er sich detailverliebt. Anderseits gibt es den unorganisierten „Chaoten“. Dieser „versinkt“ in seinem „Chaos“, findet gleichsam den Anfang nicht und empfindet Planung vielmehr als hinderlich. Beide können nicht (ohne Weiteres) aus ihrer Haut. Beiden würde mehr Selbstmanagement helfen, Stress im Arbeitsalltag zu vermeiden.

Wie könnte es besser laufen? Zum Beispiel mit der 2-Minuten-Regel. Das heißt, alles was schnell geht und nicht mehr als zwei Minuten Zeit in Anspruch nimmt, sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden – auch wenn es sich um wenig geliebte Aufgaben handelt. Ansonsten sollten Aufgaben unbedingt vor Arbeitsbeginn mit einer Priorisierung versehen und Wichtiges von Unwichtigem unterschieden werden. Verschiedene Methoden, die im Verlauf des Artikels noch näher beleuchtet werden, können dabei helfen, die Arbeit besser zu gliedern.

Schnelles für Ungeduldige

Was sollte ich tun – und was nicht? Die Kurzfassung für Ungeduldige:

Vermeiden:

  • Arbeiten ohne Zeitpuffer. Arbeiten am persönlichen Limit.
  • Keine oder falsche Prioritäten setzen.
  • Deadlines und Aufgaben aus dem Blick verlieren.
  • Sich verzetteln, statt Dinge zügig abzuarbeiten.
  • Aufschieben statt erledigen.
  • Fehlende Konzentration. Sich schnell und wiederholt ablenken lassen.

Bevorzugen:

  • Zeiteinheiten festlegen, für die geplant werden soll (Tages- oder Wochenpläne).
  • Zeitpläne rechtzeitig vorher erstellen, zum Beispiel immer am Vorabend.
  • Zeitaufwand für einzelne Auf­gaben realistisch einschätzen.
  • Pufferzeiten einplanen.
  • Prioritäten erkennen und setzen.
  • Wichtiges und Dringendes zuerst abarbeiten.
  • Deadlines kennen.
  • Gleichartige Arbeiten in einem Block abarbeiten.
  • Für unangenehme Aufgaben feste Tageszeiten einplanen.
  • Aufschieberitis vermeiden. Gründe kennen.
  • Was schnell geht, sofort er­ledigen (2-Minuten-Regel).
  • Zeitdiebe identifizieren und vermeiden.
  • Delegieren und sich Unter­stützung suchen.
  • Auch mal „Nein“ sagen können.

Kein Selbstoptimierungszwang

Zeitdiebe, Zeitfresser, Zeitkiller – was steckt hinter diesen Begriffen? Welchen Raum geben wir ihnen? Häufige Zeitdiebe sind zum Beispiel: sich ablenken lassen, un­organisiertes Multitasking, Telefonanrufe, E-Mails, unerwartete Termine und Besprechungen. Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht alles verhindert werden kann. Der beste Plan lässt sich nicht immer durchhalten. Dennoch ist es sehr hilfreich, sich Gedanken über diese zeitraubenden Faktoren zu machen – insbesondere über die, die wir selbst verursachen. Andererseits sollten wir uns nicht zu sehr selbst mit der Idee einer perfekten Planung unter Druck setzen. Zeitmanagement sollte als Selbst­management nicht in einen Selbstoptimierungszwang münden, vielmehr ist ein bewusstes Zielmanagement erstrebenswert.

Plan mit Puffer

In der Apotheke ist ein konzen­triertes Abarbeiten einzelner Aufgaben oft schwierig. Zu viele Unterbrechungen, zum Beispiel durch Anrufe, E-Mails oder Kunden, behindern häufig ein kontinuier­liches Arbeiten. Für das pharmazeutische Personal steht der Kundenkontakt im Vordergrund. Insbesondere die Zeit für administrative Tätigkeiten und Büroarbeiten sollte jedoch effizient geplant sein. Genau hier kann ein gutes Zeit­management helfen. Die Arbeit der PKAs wiederum orientiert sich zwar zum großen Teil am Bestell- und Lieferrhythmus des Großhandels, aber auch ihnen hilft ein Zeitplan, die restlichen Aufgaben sinnvoll in die Abläufe zu integrieren.

Insgesamt ist es hilfreich, sich gewisse Routinen anzueignen, Prioritäten zu setzen, den Zeitaufwand einzelner Tätigkeiten realistisch einzuschätzen – und aus­reichende Pufferzeiten einzuplanen. Eine Faustregel besagt, dass nicht mehr als 60 Prozent der Zeit verplant sein sollten. Wer sich ungefähr daran hält, bleibt flexibel, falls etwas doch länger dauert oder unvorhergesehene Aufgaben auf einen zukommen. Allzu großer Zeitstress und nervöse Hektik sollten auf diese Weise vermieden werden.

Die Entwicklung gewisser Routinen hilft, Aufgaben schneller zu erledigen, aber auch einem Aufschieben von unangenehmen Dingen ent­gegenzuwirken. So können zum Beispiel administrative Tätigkeiten immer zur gleichen Tageszeit abgearbeitet werden. Es ist grundsätzlich zu bevorzugen, ähnlich geartete Aufgaben in einem Block anzugehen. Unorganisiertes Multitasking ist, soweit möglich, zu vermeiden. Wichtig ist, dass jeder für sich entscheiden sollte, wann und wie es für ihn am besten passt. Manch einer erledigt diese Aufgaben gleich morgens, ein anderer lieber am Ende des Arbeitstages.

ALPEN-Methode – und andere Tricks

Es gibt zahlreiche Methoden zur Strukturierung des Arbeitsall­tages. Zur Zeitplanung kann beispielsweise die ALPEN-Methode eingesetzt werden. Kombiniert werden kann diese Zeitmanagement-Technik unter anderem mit dem Eisenhower-Prinzip, einer Methode zur Bewertung und Priorisierung von Aufgaben.

ALPEN steht für:

  • Aufgaben festhalten
  • Länge der Aufgaben einschätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen
  • Nachkontrolle der Entscheidungen

Bevor es losgeht, muss ein Zeitfenster eingeplant werden, in dem der Zeitplan erstellt werden kann. Das kann zum Beispiel immer am Vorabend geschehen. Zunächst ist zu entscheiden, für welche Zeiteinheit geplant werden soll, beispielsweise Tages- oder Wochenplan. Danach werden alle Aufgaben und Termine schriftlich festgehalten, die in diesem Zeitraum anstehen. Im nächsten Schritt ist es erforderlich, ungefähr einzuschätzen, wie viel Zeit jeweils voraussichtlich benötigt wird. Wichtig: Pufferzeiten mit einplanen, nur 60 Prozent der Zeit verplanen! Die anfallenden Auf­gaben sollten aber nicht ohne eine Priorisierung eingeplant werden. Es müssen deshalb Entscheidungen über deren Dringlichkeit und Wichtigkeit getroffen werden. Gleichzeitig kann an dieser Stelle überlegt werden, ob einige Auf­gaben auch delegiert werden können. Ebenso muss nicht immer alles tatsächlich erledigt werden. Manches kann auch in den „Papierkorb“ verschoben werden. Die Nachkontrolle dient dazu, immer wieder zu überprüfen, ob die Prioritätenliste noch aktuell ist.

Eine Entscheidungshilfe zur richtigen Priorisierung ist das Eisenhower-Prinzip. Unter Zuhilfe­nahme einer Wichtigkeit-Dringlichkeit-Einteilung werden die einzelnen Aufgaben verschiedenen Prioritätsstufen zugeteilt:

  • Priorität A = Aufgabe ist wichtig und dringend. Sie sollte sofort erledigt werden.
  • Priorität B = Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend. Termin setzen.
  • Priorität C = Aufgabe ist dringend, aber nicht wichtig. Eventuell delegieren.
  • Keine Priorität erhalten Auf­gaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese gehören in die Kategorie „sein lassen“.

Für sehr wichtige Aufgaben kann es hilfreich sein, mit der sogenannten Timeboxing-Methode zu arbeiten und sich täglich oder mehrmals wöchentlich Zeitfenster freizuhalten, die fest für diese Tätigkeiten geblockt sind. Nach Möglichkeit sollten Sie sich hier nicht durch andere Dinge stören lassen.

Es gibt viele unterschiedliche Methoden zum Zeitmanagement. Es lohnt sich, die für einen persönlich geeigneten Techniken zu finden. Denn gut geplante Zeit führt zu einem größeren Spielraum für nicht verplante Zeit – und die sollten wir uns gönnen. |

Inken Rutz, Apothekerin und freie Journalistin

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