Management

Effektive Teambesprechungen

Ein wichtiges Instrument der internen Kommunikation richtig nutzen

Regelmäßige oder zumindest sporadische Teambesprechungen sind in der überwiegenden Mehrzahl der Apotheken eine Selbstverständlichkeit. Ziel ist, gemeinsam aktuelle Themen zu diskutieren, Aktionen zu planen und fachliche Informationen auszutauschen. Doch allzu häufig ist das anschließende Fazit der Beteiligten unbefriedigend. Was sind die Gründe dafür und was lässt sich optimieren? Von Cornelia Tromm

Die beiden großen Vorteile von Teambesprechungen sind, dass die Mitarbeiter Ideen einbringen können und in Entscheidungsprozesse eingebunden werden. Das steigert ihre Motivation und festigt das Wir-Gefühl. Dient dieses Meeting jedoch überwiegend dazu, dem Team bereits getroffene Entscheidungen mitzuteilen, verkehren sich diese Vorteile schnell in das Gegenteil.

Daneben gibt es weitere Ursachen, dass sich die Teilnehmer anschließend über die geopferte Zeit ärgern. „Viel geredet, aber wenig erreicht“, ist ein häufiges Fazit. Mit großer Wahrscheinlichkeit trifft in diesem Fall mindestens einer der folgenden Gründe zu:

  • Die Meetings werden ohne ein genaues Timing geplant.
  • Es sollen/müssen zu viele Themen in zu kurzer Zeit behandelt werden.
  • Aus Mitarbeitersicht kommen relevante Themen zu kurz.
  • Vor allem aber: Es fehlen Er­gebnisse im Sinne von verbind­lichen Vereinbarungen (wer macht was bis wann).

Im Folgenden finden Sie einige Anregungen, die dazu führen, dass Besprechungen mit dem gesamten Team für alle Beteiligten anregend und befriedigend, weil effektiv verlaufen.

Foto: Brian Jackson – stock.adobe.com
Den Termin festhalten Eine Teambesprechung darf nicht nur stattfinden, wenn etwas ansteht, sondern soll eine fest eingetragene Institution im Kalender sein. So kann sich jeder darauf einstellen und Themen sammeln.

Institutionalisierung

Mit dem Begriff „Institutionalisierung“ ist gemeint, dass Teambesprechungen verbindliche und klare Regelungen benötigen. Es sind lediglich fünf Aspekte, die nachweislich die Effizienz dieser formalen Treffen steigern.

Häufigkeit

Besprechungen mit dem gesamten Team sollten generell eine feste und damit planbare Veranstaltung im apothekerlichen Alltag bilden. Daher finden sie regelmäßig statt – nicht bei Bedarf oder weil es zeitlich gerade passt.

Die Dauer sollte idealerweise 60 Minuten betragen, jedoch nicht mehr als 90 Minuten, da sonst die Konzentration der Teilnehmer nachlässt.

Empfehlung

Bewährt hat sich der monat­liche Rhythmus. Damit wird sichergestellt, dass die zu behandelnden Themen nicht zu umfangreich werden.

Formales

Jede Teambesprechung hat zu Beginn eine Tagesordnung und zum Schluss ein Protokoll in Form eines Maßnahmenplans: 

Maßnahmenplan
Nr.
Was ist zu tun?
Wer
Mit wem
Start
Ende
Status
Erl.

Aufteilung der Funktionen

Ein weiterer Aspekt der Institutionalisierung ist eine Aufteilung der Funktionen. Die Effizienz von Teambesprechungen wird nachweislich gesteigert, wenn ein Mitarbeiter die Funktion des Moderators und ein weiterer Mitarbeiter die des Protokollanten übernimmt.

Diese Aufgabenteilung kann rollierend erfolgen. Der Moderator eines Meetings ist im darauf folgenden Meeting der Protokollant usw. Auf diese Weise übernimmt jeder im Team zu bestimmten Zeiten die Verantwortung für den Erfolg einer Besprechung. Diese Herausforderung stärkt das Organisationstalent und fördert die Kommunikationskompetenz. Zudem wird so die Leitung entlastet.

Spielregeln

Ein dritter Aspekt ist, gemeinsam „Spielregeln“ zu vereinbaren und auf deren Einhaltung zu achten. Dazu zählen beispielsweise:

  • Jeder lässt jeden ausreden.
  • Beiträge erfolgen erst nach einer Wortmeldung.
  • Diskussionen sind gewünscht, Streit nicht.
  • Smartphones sind stumm geschaltet und liegen nicht auf dem Tisch.

Vergütung

Die Teilnahme an Teambesprechungen ist für die Mitarbeiter, auch für Teilzeitkräfte, in der ­Regel verpflichtend. Daher ist es nicht nur ein Gebot der Fairness, sondern auch eine Selbstverständlichkeit, dass die hierfür aufgewendete Zeit als Arbeitszeit ver­gütet wird. Ausdrücklich ge­regelt ist das in § 3 Absatz 3 des Bundesrahmentarifvertrags: „Als Arbeitszeit zählen auch Teambesprechungen.“

Vorbereitung

Der jeweils zuständige Moderator bereitet das Teammeeting vor – zumeist gemeinsam mit dem Apothekenleiter. Dazu sammelt er im Vorfeld die Themen, die besprochen werden sollen. Manche Themen ergeben sich aus dem aktuellen Apothekenalltag, andere aus noch zu erledigenden Punkten der letzten Teambesprechung. Weitere Themen werden von den Mitarbeitern und der Leitung eingebracht.

Empfehlung

Zur Themensammlung im Team kann eine Liste am „Schwarzen Brett“ dienen oder eine Sammelmappe an einer zentralen Stelle.

Zunächst ist zu prüfen, ob wirklich alle genannten Themen in die Tagesordnung der Teambe­sprechung aufgenommen werden müssen:

  • Manche Themen sind nicht für alle Mitarbeiter gleich wichtig und können gegebenenfalls in einer kleineren Runde behandelt werden.
  • Wenn es lediglich um die Weitergabe von Fakten geht, sind alternative Kommunikationswege sinnvoller (Intranet, Schwarzes Brett …).

Für die verbliebenen Punkte wird der Zeitbedarf (realistisch!) geschätzt und festgelegt. Danach wird die Tagesordnung samt Zeiten erstellt und allen Teilnehmern einige Tage vorab zur Verfügung gestellt. Das gibt ihnen Gelegenheit, sich schon vorab mit den Themen zu beschäftigen.

Es hat sich übrigens bewährt, die dringlichsten Themen an den Anfang der Tagesordnung zu setzen. Denn auch bei bester Planung kann es vorkommen, dass nicht alle Punkte behandelt werden können und daher auf das nächste Treffen verschoben werden müssen.

Ideal ist es, wenn einzelne Mitarbeiter bestimmte Themen inhaltlich vorbereiten. Das verteilt die Vorarbeit nicht nur auf mehrere Schultern, sondern steigert auch ihre Moderatorenfähigkeiten und die Zeitdisziplin – und damit die Effizienz der Meetings.

Empfehlung

Häufig haben die Mitarbeiter das Bedürfnis, bestimmte Themen nur innerhalb des Teams zu besprechen – ohne Anwesenheit der Leitung. Diese Möglichkeit bietet sich, wenn ggf. die erste Viertelstunde der Besprechung den Mitarbeitern überlassen wird.

Durchführung

Der Raum ist vom zuständigen Moderator vorbereitet (ausreichend Sitzplätze, Tagesordnung auf jedem Platz oder auf dem Flipchart, ggf. Schreibmaterialien und Getränke). Der Apothekenleiter eröffnet die Besprechung und übergibt dann das Wort an den Moderator. Dieser klärt zunächst, wer diesmal das Protokoll führt und wer in der nächsten Besprechung die Moderation übernimmt.

Danach ruft er das jeweilige Thema auf und übergibt das Wort an den Themen-Owner (die Person, die das Thema eingebracht und/oder vorbereitet hat). Anschließende Diskussionen sind nicht nur zulässig, sondern erwünscht. Aufgabe des Moderators ist, über die Zeiteinhaltung zu wachen.

„Diskussionen müssen zu Ergebnissen führen! Ergebnisse zu Entscheidungen! Entscheidungen müssen Taten folgen!“ Diese Forderungen an eine effiziente Besprechung werden Ex-Bundeskanzler Schmidt zugeschrieben und sollten als Leitspruch dienen. Entsprechend klärt der Moderator konsequent, welche Inhalte in den Maßnahmenplan aufgenommen werden.

Empfehlung

Jeder Tagesordnungspunkt wird mit einem Ergebnis abgeschlossen. Folgt daraus eine Maßnahme, so übernimmt der Protokollant sie in den Maßnahmenplan.

Folgeschritt

Der Protokollant verteilt den Maßnahmenplan zeitnah an alle Kollegen und hängt ihn zusätzlich an das Schwarze Brett. Damit wird sichergestellt, dass auch diejenigen informiert sind, die nicht an der Teambesprechung teilnehmen konnten. Zudem wandert er als Besprechungsprotokoll in den QM-Ordner.

Empfehlung

Besprechen Sie das modifizierte Vorgehen mit Ihrem Team und erfragen Sie weitere Verbesserungsvorschläge.

Bei jeder Folgebesprechung wird der Maßnahmenplan geprüft und aktualisiert. Wie ist der Stand der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen? Erledigte Maßnahmen werden gestrichen, neue kommen hinzu. Sollte etwas nicht zum vereinbarten Termin fertig sein, ist zu klären, ob und wenn ja welche Unterstützung der Zuständige benötigt. |

Cornelia Tromm


Cornelia Tromm, Kommunikations­beraterin, -trainerin und -coach, www.cornelia-tromm.de

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