Management

Die Not-To-do-Liste

Wie Sie schlechte Angewohnheiten eliminieren können

Längst kennen wir die langen To-do-Listen mit Aufgaben, die wir erledigen möchten. Im Gegensatz dazu stehen die Dinge, die wir unterlassen wollen: Weil sie uns Zeit rauben, gar nicht zu unseren Aufgaben gehören, ungesund sind etc. Diese in einer Not-To-do-Liste aufzuschreiben, ist der erste Schritt zur Umsetzung. Von Ute Jürgens

Womit verbringen Sie täglich viel mehr Zeit, als es der Nutzen rechtfertigt? Sind es Tätigkeiten, die eigentlich unnötig sind, Menschen, mit denen Sie im Übermaß ins Klönen kommen, Geräte, die schlecht funktionieren und daher besondere „Zuwendung“ brauchen?

Die Internetseite Centered Learning erläutert: „Während eine To-do-Liste alle Aufgaben anführt, die zu erledigen sind, enthält die Not-To-do-Liste diejenigen Tätigkeiten, deren Zeitaufwand reduziert oder die gänzlich beseitigt werden sollen. Die Erfahrung zeigt nämlich, dass eine große Anzahl von Personen täglich sehr viel Zeit mit Vorgängen verbringt, deren Erfüllung weder dringlich noch wichtig ist.“ Als Beispiele hierfür werden die laufende Überwachung von E-Mail-Eingängen und das zeitnahe Mitlesen von Postings bei Facebook oder anderen sozialen Netzwerken genannt. Da viele dieser Aufgaben einen hohen Unterhaltungs- und Bindungsfaktor haben, vergesse man schnell, was man eigentlich er­ledigen wollte.

Wie setzen Sie eine Not-To-do Liste auf?

Wenn Sie eine Not-To-do-Liste aufsetzen wollen, beobachten Sie zunächst einmal, was Sie von Ihrer Arbeit ablenkt, was Sie ärgert, wodurch Sie Zeit verlieren etc. Danach folgt Schritt 2: Inwiefern sind Sie selbst daran beteiligt, fördern also durch Ihr Verhalten, dass „es“ stets aufs Neue passiert? Ein Beispiel: Immer wieder legt jemand aus dem Team Dinge in die Rezeptur, die dort nicht hingehören, Sie haben sie bisher an den richtigen Ort geräumt, ohne dass es Ihre Aufgabe ist. Das ist bequem für die verursachende Person. Auf die Not-To-do Liste kommt jetzt: „Nicht hinterherräumen“. Fordern Sie die entsprechenden Kolleginnen* auf, die Dinge gleich richtig wegzusortieren, oder legen Sie sie zurück, zum Beispiel auf den Helferinnenpacktisch, auf den Schreibtisch der Chefin usw.

Eine weitere Hilfsfrage beim Erstellen der Liste: Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen? Was werden Sie daher in Zukunft unterlassen? (siehe Kasten „Typische Themen“)

Typische Themen

  • Zu häufiges Abfragen und Beantworten von Mails: Welche Newsletter etc. bestellen Sie ganz ab?
  • Zu Erledigendes mehrfach anfangen, anstatt es gleich zu Ende zu bringen: Bei welchen Dingen passiert es in Zukunft nicht mehr?
  • Immer wieder „Ja“ sagen statt „Nein“ bei …
  • Sich zu viel vornehmen in zu kurzer Zeit und dadurch Stress aufbauen
  • Auf Pausen verzichten durch zu viel …/zu wenig …
  • Unkonzentriertheit: Womit verursache ich sie und was ist entsprechend zu unterlassen?
  • Ungesunde Ernährungsweise: Was findet sich ab sofort nicht mehr im Kühlschrank?
  • Zu viel Fernsehen: Welche Sendungen vermeiden Sie ab sofort?
  • Schlechte Gewohnheiten aller Art: Welche sind das?

Neben der allgemeinen Liste erstellt man bei Bedarf themen­bezogene Listen, wie zum Beispiel zum Erhalten der Motivation: Was sollten Sie nicht tun? Auf der Liste steht etwa „Nörgeln, Bummeln, pessimistische Gedanken hegen, sich abhetzen, aufgeben“, kurz: Alles, was Sie lustlos und desinteressiert macht. Eine an­dere Spezialliste bezieht sich vielleicht auf Ihre Fort- oder Weiterbildung, Ihren Urlaub oder Ihre Partnerschaft.

Foto: contrastwerkstatt – stock.adobe.com
Wenn es mal schiefgeht, freut sich das Sparschwein Wird man bei einem „Not-To-do“ ertappt, gibt es was für die Kaffeekasse. Im Team bleibt man aber immer humorvoll und ohne Häme, wenn es jemanden „erwischt“.

Auch im Team: To do or not to do

Ein Grundsatz bei der ganzen Angelegenheit ist natürlich, dass Sie nur aufschreiben, was in Ihrem Macht- und Möglichkeitsbereich liegt, Sie selbst wollen sich anders verhalten, damit es Ihnen besser geht und damit Sie vorankommen. Eine Ausnahme davon: Sie erstellen gemeinsam eine Teamliste. Hier entscheidet sich die ganze Gruppe, bestimmte Handlungs­weisen, zeitaufwendige Arbeitsvorgänge, negative Einstellungen zu bestimmten Kunden etc. zu unterlassen. Zu den zeitaufwendigen Arbeitsvorgängen könnten ein­zelne Defekturen gehören oder das Lagern von Ware, die man häufig benötigt, im Keller.

Was die Negativeinstellungen zu einzelnen Menschen angeht: Tauschen Sie sich darüber aus, mit welchem Gefühl Sie bei bestimmten Kunden nach vorne gehen. Da Sie etwas ändern wollen, überlegen Sie gemeinsam, wie Sie Ihre Einstellung neutral oder positiv „gestalten“ können. Vielleicht ist es sinnvoll, einen als schwierig geltenden Kunden einmal direkt anzusprechen: „Herr Meier, ich habe das Gefühl, Sie sind mit uns oder mir oft unzufrieden, ist das so? Woran liegt das, was können wir besser machen?“ Herr Meier wird sich jetzt möglicherweise darüber klar werden, dass sie nichts an den Rabattverträgen ändern können. Und dass sie immer alles versuchen, um ihn zufriedenzustellen, und ihm gegenüber immer freundlich und zugewandt sind.

Als Chefin können Sie auf Ihre spezielle Not-To-do-Liste zum Beispiel zu delegierende Aufgaben schreiben, die Sie bisher selbst erledigt haben, aber nun auch Ihren Mitarbeiterinnen zutrauen. Weitere Punkte: Ausdrucksweisen Kunden gegenüber, die Sie weder von an­deren hören noch selbst benutzen wollen. Falls Sie oft mit Außendienstmitarbeitern verhandeln, wäre auch eine Aufstellung über eventuelle Fehler interessant. Sicher haben Sie schon manches Mal nach Ihrer Bestellung gedacht, dass Sie doch wieder zu viel Ware geordert, zu schnell und unter Druck reagiert haben, weil der Firmenvertreter es eilig hatte oder Sie vergessen haben, ihn zu einzelnen Produkten zu befragen. Das wäre also die Außendienstler-Unterlassungsliste. Noch eine Möglichkeit: Welche Aussagen Ihren Mitarbeiterinnen gegenüber wirken demotivierend, enttäuschend, verletzend? Was genau sollten Sie stattdessen sagen, wie drücken Sie sich klar und positiv aus?

Das Verschriftlichen der Listen sorgt dafür, dass man seine Themen immer vor Augen hat. Dinge, die wir uns über diese Listen ab­gewöhnt haben, werden gestrichen und die Liste regelmäßig aktualisiert. So wird die Not-To-do Liste im besten Fall immer kürzer.

Mit einfachen Punkten anfangen

Wenn Sie Ihre Liste(n) erstellt haben, folgt die Umsetzung. Was ist am einfachsten – damit sollten Sie anfangen. Bei schwierigeren Punkten generieren Sie Teilschritte, Tricks, Durchhalteparolen, Erinnerungen, die Sie vor dem Vergessen bewahren. Manchmal hilft es, andere Menschen mit einzubeziehen, die Bescheid sagen, wenn wir etwas sagen oder tun, was auf der Liste steht. Wohl­wollend, freundlich, humorvoll – ohne Häme oder Anklage.

Im Team unterstützen Strichlisten für jede oder alle zusammen. Ist eine bestimmte Negativzahl erreicht, wird die Kaffeekasse gefüttert, eine unbeliebte Aufgabe übernommen, ein selbstgebackener Kuchen (oder doch lieber Salat?) mitgebracht etc. Für wenige Striche denken Sie sich eine Belohnung aus. Das hilft natürlich auch bei den persönlichen Not-To-do-Listen. Was wäre denkbar als Belohnung, wenn Sie etwas immer wieder unterlassen können?

Die 5-Sekunden-Regel

Falls Sie sich in flagranti kurz vor dem Tun des Unerwünschten erwischen:

  • Sie sind in Versuchung zu …
  • Zählen Sie von 5 an rückwärts.
  • Entscheiden Sie sich bewusst dagegen.

Hilfreich beim Not-To-do ist auch die 5-Sekunden-Regel (siehe Kasten). Wenn Sie im Moment vor dem gewohnten Verhalten in Versuchung sind und zählen, schaltet sich der präfrontale Cortex ein. Das Bewusstwerden über die Schädlichkeit des noch gerade beabsichtigten Tuns hält uns jetzt davon ab, wir schaffen es einmal mehr, so zu handeln, wie wir es uns vor­genommen haben.

Die Leitfrage über allem: Was unterlässt die Einzelne oder das Team, damit es uns und dem Betrieb besser geht? Machen Sie sich immer wieder Ihre Fortschritte klar, das gibt neue Energie. Zu oft sind wir nur auf das Ziel fixiert und verlieren den Prozess und das bereits Erreichte aus den Augen.

Bleibt die Frage: Sollten die Not-To-do-Listen der einzelnen Mitarbeiterinnen den anderen Teammitgliedern bekannt sein oder nicht? Hier gibt es verschiedene Argumente (s. Kasten Pro und Kontra).

Pro und Kontra Sollen Not-To-do-Listen im Team bekannt sein?
Pro
Kontra
Es motiviert mehr.
Es ist zu privat.
Andere Menschen erinnern uns beim „Fehlverhalten“.
Es ist unangenehm, „erwischt“ zu werden.
Jede sieht die Fortschritte, was nicht mehr passiert.
Angst vor noch mehr Kritik.
Andere übernehmen Punkte davon in ihre Liste.
Es macht zu viel Druck, anstatt zu motivieren.

Da hierbei jeder Mensch anders empfindet, heißt die Devise: Es sollte jeder Mitarbeiterin selbst überlassen werden, ob sie eine persönliche Antihitliste bekannt gibt oder nicht.

Der große Vorteil der Not-To-do-Liste ist, dass wir uns systematisch mit unseren schlechten Angewohnheiten auseinandersetzen und sie auf den Punkt bringen. Sicher kennen wir unsere ungünstigen Verhaltensweisen etc. auch ohne Liste, aber wir arbeiten nicht unbedingt konsequent daran, weil wir es meist wieder vergessen. Zudem entsteht eine Gewichtung durch das Verschriftlichen und Ordnen: Was geht gar nicht, was ist wichtig und was nicht? Die Wahrnehmung, dass wir immer weiterkommen, selbst wenn es langsam geht, schafft Zufriedenheit. |


Ute Jürgens ist Kommunikationstrainerin mit Spezialisierung auf die Heilberufler, Dipl.-Erwachsenenpädagogin und PTA, www.kommed-coaching.de

* Da die überwiegende Anzahl der Apothekenmitarbeiter weiblich ist, schreibe ich in der weiblichen Form. Männliche Kollegen dürfen sich gerne mit angesprochen fühlen.

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