Management

Filiale im Fokus

Teil 16: Erfolgskonzept „Qualitätszirkel Filiale“

Wenn Apothekeninhaber sich über die Entwicklung ihres Unternehmens austauschen möchten, tun sie das mit befreundeten Inhabern, in Erfahrungsaustauschgruppen, in ihren Serviceclubs oder im Marketingverein. Aber mit wem tauschen sich Filialleiter aus, wenn sie neue Impulse, Ideen oder ein Gespräch auf Augen­höhe suchen? Genau mit dieser Frage und dem neuen Konzept der „Qualitätszirkel Filiale“ beschäftigt sich der letzte Artikel unserer Serie. Von Anja Keck

Im Herbst 2015 trafen sich Filialleiter und junge Kollegen im Rahmen der „Runden Tische für junge Pharmazeuten“ und setzten sich mit dem Thema auseinander: „Welche Konzepte brauchen Filialleiter, um ihre Position optimal ausüben zu können?“ Die fast 100 Teilnehmer des Kreativworkshops kamen unter anderem zu dem Ergebnis, dass die Kombination von spezifischen Fortbildungsmöglichkeiten und gegenseitigem Austausch ein Novum und eine Bereicherung für Filialleiter darstellen würde.

Als Initiator der Veranstaltung griff die Apothekerkammer Westfalen-Lippe diesen Impuls auf und entwickelte das Format der „Qualitätszirkel Filiale“. Die seit 2016 bestehenden Qualitätszirkel in Bielefeld, Bochum und Münster bieten einen Mix aus Vernetzung, Fortbildung und Kompetenzentwicklung mit konkretem Alltagsbezug an. Größere Routine in der Praxis, neue Impulse und Lösungsan­sätze sowie das erworbene Managementwissen stellen nutzbare Vorteile für das ganze Unter­nehmen dar.

Foto: kasto – stock.adobe.com
Qualitätszirkel für Filialapothekenleiter sind ein wirkungsvolles Instrument für den konstruktiven Gedankenaustausch. Ein Moderator sorgt dafür, dass dieser Austausch lösungsorientiert und qualitativ hochwertig gestaltet wird.

Qualitätszirkel – ganz praktisch

Die Leitung einer Filialapotheke braucht Management- und Führungskompetenzen, breite Fachkompetenz als häufig einziger Apotheker vor Ort und besonderes kommunikatives Geschick. Filialleiter stellen außerdem potenzielle Nachfolger für das Unternehmen dar, müssen sich jedoch zunächst in der Sandwich-Position zwischen Inhaber und Team beweisen. An diesen besonderen Herausforderungen der mittleren Führungskraft arbeiten die 15 Filialleiter und Approbierten mit Führungsverantwortung eines Qualitätszirkels Filiale. Die Häufigkeit der Termine, die Dauer und den Veranstaltungsort legen die Zirkelteilnehmer selbst fest. Üblicherweise finden sechs dreistündige Treffen pro Jahr statt. Die Teilnahme ist kostenlos, sollten Ausgaben für Räumlichkeiten und Verpflegung anfallen, werden diese umgelegt.

Die Schwerpunkte liegen dabei auf der Diskussion der aktuellen, individuellen Fragestellungen und der Fortbildung. Der Inhalt der Vor­träge wird auf den Bedarf der Teilnehmer abgestimmt. Häufige Themen sind Führung, Marketing, Kommunikation, Recht und BWL. In den meisten Fällen können die Referenten für die Vorträge aus den eigenen Reihen akquiriert werden. Dadurch wird ein weiterer wichtiger Schwerpunkt der Zirkel deutlich: das Netzwerken.

Im breiten Anforderungsfeld „Apothekenleitung“ hat jeder sein „Steckenpferd“ und kann der Gruppe sein Expertenwissen und seinen Erfahrungsschatz zur Verfügung stellen. Je mehr Kompetenzen zusammenkommen, desto schneller und qualifizierter werden Auf­gaben gelöst und neue Ideen entwickelt. Genau das heißt es, ein gutes Netzwerk zu haben.

Die überschaubare Personenzahl stellt den vertrauensvollen Austausch sicher und es entwickeln sich schnell Kontakte, die auch zwischen den Treffen nutzbar sind. So können Fragen wie: „Wo bekomme ich diese Information her?“ oder „Hatte jemand schon einmal etwas Ähnliches?“ zügig beantwortet werden. Der Moderator (s. u.) spielt eine Schlüsselrolle für den lösungsorientierten Austausch und organisiert bei Bedarf Beiträge externer Referenten. Um kontinuierlich eine gute und offene Arbeits­atmosphäre zu schaffen, werden die Zirkel nur zu Beginn des Jahres für neue Teilnehmer geöffnet.

Wie gut dieses Konzept für die Filialleiter funktioniert, bestätigen die Teilnehmer in der Evaluation 2017. Unter den Anmerkungen waren folgende Kommentare zu finden: „Weiter so!“, „Ganz tolle Veranstaltung“, „1+ mit Sternchen, endlich eine Plattform zum Austausch untereinander“, „Herzlichen Dank für die gute Organisation, angenehme Atmosphäre; hilfreicher Erfahrungsaustausch“.

Qualifizierung für angehende Filialleiter

Auf dem Arbeitsmarkt sind Apotheker spärlich gesät. Gut aus­gebildete Kollegen für eine Führungsposition zu finden, gestaltet sich dementsprechend schwierig. Das Konzept „Qualitätszirkel Filiale“ stellt eine Qualifizierungsmöglichkeit für angehende Filialleiter dar und ermöglicht insbesondere jungen Kollegen, sich in den Qualitätszirkeln gezielt auf diesen Aufgabenbereich vorzubereiten. Sie können einen großen Beitrag durch ihr aktuelles Fachwissen leisten und profitieren dafür im Austausch von der Erfahrung der Kollegen. Eine Teilnehmerin fasste es folgendermaßen in Worte: „Wir teilen unser Wissen gerne mit allen Kollegen, die neu vor die Aufgabe Filialleitung gestellt werden.“ Letzteres bezieht sich auch auf die Weitergabe von Informationen aus den Zirkeln in die Apothekerkammer und damit an alle interessierten Kolleginnen und Kollegen.

So haben die drei Qualitätszirkel in diesem Jahr eine Handlungs­hilfe für Inhaber und Filialleiter erarbeitet. Die „Checkliste Stellenbeschreibung“ ist eine Hilfestellung für die Ausgestaltung eines Filialleiter-Arbeitsverhältnisses als Ergänzung zum Arbeitsvertrag. Sie bietet eine Auflistung wichtiger Themengebiete, deren Klärung die Zusammenarbeit zwischen Inhabern und Filialleitern strukturiert und vereinfacht. Letztendlich profitiert das ganze Apothekenteam von klar geregelten Absprachen, beispielsweise zu den Themen Zuständigkeitsverteilung, Weisungsbefugnisse sowie Arbeitsplan- und Urlaubseinteilung.

Moderation ein „Muss“

Die Qualitätszirkel werden moderiert, um den Austausch lösungsorientiert und qualitativ hochwertig zu gestalten. Für viele Interessenten ist dies ein wichtiges Kriterium für die Zusage und für die Apothekerkammer die Voraussetzung zur Vergabe von Fortbildungspunkten. Zudem übernehmen die Moderatoren, die selbst Erfahrung als Filialleiter haben, die Organisation von Räumlichkeiten, Catering und Referenten. Sie sind der kommunikative Knotenpunkt zur Apothekerkammer, übermitteln Protokolle und Teilnehmerlisten und stehen für Rückfragen zur Verfügung. Sie begleiten die Zirkel mindestens für ein Jahr. Eine besondere Herausforderung besteht darin, die Gruppe gut zu vernetzen und die Heterogenität der Mitglieder als Ressource nutzbar zu machen. Dafür werden die Moderatoren vorab in einem Workshop ausgebildet.

Reden ist Silber, Verschwiegenheit ist Gold

Ein Netzwerk dieser Art lebt durch vertrauensvolle und wertschätzende Austauschbeziehungen, was die Beziehungen zu Inhabern und Kollegen mit einschließt. Aus diesem Grund verpflichten sich die Mitglieder eines Qualitätszirkels, keine wirtschaftlichen oder personellen Interna ihres Unternehmens preiszugeben. Sollten dennoch Informationen möglicherweise Rückschlüsse auf andere Betriebe zulassen, werden diese vertraulich behandelt.

In dem besonderen Fall, dass sich Filialleiter konkurrierender Apotheken für denselben Zirkel anmelden, kann ein Teilnehmer in einen anderen Zirkel wechseln, um die weitere Nutzbarkeit sicherzustellen. Der Tauschwunsch wird vertraulich über die Moderatoren koordiniert.

Ausblick

Das Jahr 2018 steht ganz im Zeichen der weitreichenden Vernetzung von Filialleitern. Nicht nur die Qualitätszirkel werden ihre Kontakte bei gemeinsamen Veranstaltungen vertiefen, auch an­dere Anbieter haben das Potenzial dieser Vernetzung erkannt. Die Adexa hat eine Arbeitsgruppe für Filialleiter mit eigenem Maßnahmenkatalog und vielen geplanten Aktionen ins Leben gerufen. Auf der Interpharm 2018 wird der „Filialapothekenleitertag“ ein breites Vortragsangebot und viele Möglichkeiten für den Austausch untereinander bieten.

Die Autorinnen arbeiten deutschlandweit mit verschiedenen Kooperationspartnern an der Vernetzung, Qualifizierung und Professionalisierung von Filialleitern und Approbierten mit Leitungsfunktion. Für mehr Informationen treten Sie gerne per E-Mail mit ihnen in Kontakt.

Wenn Sie das Konzept „Qualitätszirkel Filiale“ auch für Ihre Apotheke nutzen wollen: Anfang des Jahres geht es in Westfalen-Lippe in die zweite Runde und Sie können sich bereits jetzt über den Fortbildungskalender der AKWL online anmelden. |

Anja Keck, Co-Initiatorin der Qualitätszirkel Filiale, Fachapothekerin für Allgemeinpharmazie, Filialleiterin, Coach (DGfC) und Systemische Beraterin, sagt: Danke für das große Interesse an dieser Serie und die vielen positiven Rückmeldungen. mail@anjakeck.de


Christine Weber ist Co-Initiatorin der Qualitätszirkel Filiale, Fachapothekerin für Allgemeinpharmazie und Vorstandsmitglied der Apothekerkammer Westfalen-Lippe. christine.weber@mailbox.org


Filialapothekenleitertag – das Programm

Dieser Informationstag unter der Moderation von Dr. Armin Edalat, Chefredakteur der Deutschen Apotheker Zeitung, Stuttgart, findet statt am 17. März 2018 während der Interpharm in Berlin.

09:00 h Begrüßung: Dr. Armin Edalat

09:05 – 09:45 h Was kosten und was bringen Filialapotheken? - Strukturen, Hintergründe, Honorierungs­modelle (Dr. Thomas Müller-Bohn, Süsel)


09:45 – 10:30 h Führen im Auftrag – Rechte und Pflichten von Filialapotheken-leitern/-leiterinnen (Iris Borrmann, Hamburg)

Pause

11:00 – 11:45 h Die Sandwich-Position als Chance bei der Personalführung (Anja Keck, Schieder-Schwalenberg)

11:45 – 12:30 h Filialleiter/-leiterinnen in anderen Branchen – Ein Blick über den Tellerrand (Waldemar Ketschik, Stuttgart)

12:30 – 13:15 Diskussion: Quo vadis Filialisierung – Weg vom Fremd- und Mehr­besitzverbot, hin zu „Light-Apotheken“ und „Mini-Ketten“? (Dr. Thomas Müller-Bohn, Süsel; Anike Oleski, Berlin; Christian Schulz, Steinheim; Moderation: Dr. Armin Edalat)

Das ausführliche Programm finden Sie unter www.­interpharm.de.

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