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Management

Checklisten entlasten den Kopf …

… und mindern die Fehlerquote

Der Automobilkönig Henry Ford hat die Checkliste vor über 100 Jahren erfunden. Damit sie nichts vergessen, sollten die Mechaniker Tätigkeiten, die sich immer wiederholen, in Stichworten auflisten. „Mit Checklisten behalten meine Leute den Überblick, das spart Zeit und senkt die Fehlerquote“, so überzeugte Ford seine Mitarbeiter. Die Airlines haben das System „Checkliste“ übernommen. Das hochkomplizierte System von Start und Landung wird mit einer Checkliste abgesichert: „Habe ich auch an alles gedacht?“, heißt es auch heute noch für Techniker und Piloten.

In der Apotheke können auf einer Liste z. B. alle Tätigkeiten bei der Bestellung oder Abrechnung chronologisch aufgeführt werden. Sinnvoll sind Checklisten auch bei Themen wie „Auf was muss ich als Apothekenleiter bei Vorstellungsgesprächen eines Bewerbers achten?“ oder „Wie führe ich ein Kritikgespräch?“. Checklisten für wiederkehrende Arbeiten entlasten das Gedächtnis und führen zu mehr Gelassenheit. Eine Checkliste erinnert nicht nur an Termine, sondern gibt Arbeitsschritte vor. Sie informiert, was in welcher Reihenfolge zu tun ist, und gibt damit die Gewissheit, keine Fehler zu machen, weil man sich an den Vorgaben orientieren kann. Sie bietet eine Orientierung für den Bearbeiter und zur „Eigenkontrolle“, weil durch das Abhaken jeder Vorgang am Ende der Arbeit noch einmal geprüft werden kann. Dadurch vermeidet man Fehler oder Lücken bei der Arbeitsausführung.

Arbeitsrationalisierung

1. Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden.

2. Checklisten bieten ein Maximum an Sicherheit – es wird nichts vergessen.

3. Durch die Auflistung der Punkte werden Arbeitsabläufe übersichtlich.

4. Tätigkeiten können leichter delegiert werden.

5. Man kann sich auf das Wichtige konzentrieren.

Wenn Checklisten gelegentlich abgelehnt werden, liegt es oft daran, dass man zu wenig Erfahrung im Umgang mit ihnen hat und skeptisch ist, ob sie überhaupt Vorteile bringen. Kritiker meinen, so etwas sei ein bürokratisches und starres System, welches das individuelle Arbeiten in der Apotheke nicht berücksichtige. Man fühle sich beim Arbeitsablauf eingeengt und in der freien Entscheidung bevormundet. Durch die Vorgaben wäre die eigene Kreativität reduziert, die Individualität des Einzelnen falle weg. Der Entwurf und die gelegentliche Aktualisierung seien aufwändig, meinen Skeptiker, schließlich ginge es bisher auch ohne Checkliste. Kritische Bemerkungen entstehen, wenn es zu viele und zu lange Listen gibt, die nicht aktualisiert und nicht benutzerfreundlich sind.

Zu den Befürwortern zählen aber auch erfahrene Mitarbeiter, die eigentlich „alles im Kopf haben“, sie wollen nicht auf Listen verzichten und setzen sie zur Eigenkontrolle ein. Oft wird auch erst, wenn man einmal etwas vergessen hat, klar, dass ein Check besser gewesen wäre. Dies gilt nicht nur für tägliche Routinearbeiten, sondern auch für Tätigkeiten, die regelmäßig, aber eben nicht täglich vorkommen. Inzwischen erkennen viele Apothekenleiter die Vorteile und empfehlen ihrem Team, nach Checklisten zu arbeiten.

Meinungen aus der Apotheke

Checklisten

  • beschleunigen die Durchführung einer Tätigkeit
  • verringern den Kontrollaufwand
  • helfen bei der persönlichen Arbeitsvorbereitung
  • automatisieren wiederkehrende Arbeitsvorgänge
  • schaffen Übersicht bei Arbeitsabläufen
  • dienen der Steuerung von Entscheidungsprozessen
  • vereinfachen die Informa­tionsweitergabe

Der Entwurf

Beim Erstellen einer Checkliste werden zunächst die einzelnen Arbeitsschritte einer Tätigkeit notiert, in die richtige Reihenfolge gebracht und mit einem Markierungspunkt versehen (Kästchen oder Kreis). Falls eine Terminangabe sinnvoll ist, sollte das Kästchen größer sein, damit das Erledigungsdatum dort notiert werden kann.

Für Textergänzungen müssen genügend Leerzeilen berücksichtigt werden. Der Entwurf wird mit den jeweils Beteiligten besprochen, anschließend bleibt er erst einmal ein paar Tage liegen, bevor man den Probelauf startet. Generell muss eine Checkliste nicht in Papierform vorliegen, sondern kann auch online erstellt werden, sodass sich verschiedene Stellen durch den elektronischen Zugriff informieren können.

Eine ansprechende Aufmachung erhöht die Akzeptanz der Checkliste: Fett- oder Kursivdruck, unterschiedliche Schriftgrößen oder sogar Farben. So macht es mehr Spaß, mit ihr zu arbeiten, denn es macht keine Freude, wenn sie wie ein behördliches Formular wirkt. Durch einen verschlüsselten Hinweis kann man auch das Datum des Entwurfs und die laufende Aktualisierung kennzeichnen.

Die Liste muss aber immer wieder ergänzt und aktualisiert werden, um praxisnah zu sein. Bei der regelmäßigen Aktualisierung erkennt man auch Möglichkeiten der Rationalisierung, kann Arbeitsschritte zusammenlegen, vereinfachen oder weglassen. In der Folge führt das zur Kostenreduzierung.

Die Vorteile

Checklisten führen zur besseren Konzentration auf das Wichtigste. Routinevorgänge müssen nicht immer wieder durchdacht werden, die Gelassenheit steigt, der Stress sinkt. Textformulierungen bestehen aus Stichworten und all­gemein verständlichen Abkür­zungen.

Die Benutzung muss so einfach sein, dass eine Einweisung bei Neueinstellung unkompliziert ist. Azubis und neue Mitarbeiter können sich mit der Checkliste sehr schnell einarbeiten. So verkürzt sich die Einarbeitungszeit bei Neuen um bis zu 50%.

Checklisten sollten vom Umfang her nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein und sich nur auf das Wesentliche beschränken. Würden sie alle Sonderfälle berücksichtigen, wären sie unübersichtlich und nicht benutzerfreundlich.

Checkliste über „Checklisten“
Aufgaben sind in einzelne Arbeitsschritte gegliedert
Für jeden Arbeitsschritt ist ein Punkt vorgesehen
Es gibt eine chronologische Reihenfolge
Erledigungstermine sind vorgegeben
Beteiligte Personen nutzen die Checkliste
Texte sind in Schlagworten formuliert
Die Liste wird immer wieder aktualisiert
Punkte mit besonderer Bedeutung sind in Farbe markiert

Der 4-Stufen-Plan für den Entwurf

1. Wiederkehrende Tätigkeit auswählen: Welche komplexen Tätigkeiten wiederholen sich?

2. Gesamtablauf in Arbeitsetappen zerlegen: Wie lauten die einzelnen Schritte einer Aufgabe? Müssen dabei Termine oder Vorschriften beachtet werden?

3. Logische Reihenfolge zusammenstellen: Welche Arbeiten hängen voneinander ab? Muss eine Reihenfolge beachtet werden? Gibt es Prioritäten?

4. Checkliste überarbeiten:Wo müssen Ergänzungen vorgenommen werden? Welche Aktualisierungen könnten erforderlich werden? |


Rolf Leicher, Kommunikationstrainer, Oberer Rainweg 67, 69118 Heidelberg,
autor@deutsche-apotheker-zeitung.de


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