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Wirtschaft

Wird die Kasse zum Stolperstein?

Was die manipulationssichere Kasse für Apotheken bedeutet und worauf heute schon zu achten ist

Ende vergangenen Monats hat das Bundesfinanzministerium einen Entwurf für ein „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vorgelegt. Zukünftig sollen nur noch solche elektronischen Kassensysteme erlaubt sein, bei denen eine Sicherheitseinrichtung eine nachträgliche Manipulation der Buchungen verhindert („Kommen bald Schäubles Kassen-Kontrolleure?“, AZ 2016, Nr. 14, S. 1). Was dieses Gesetz für die Apotheker zukünftig bedeutet – und worauf sie heute schon achten sollten – erläutert dieser Beitrag. | Dipl.-Bw. Doris Zur Mühlen, Dipl.-Kfm. Axel Witte

Jahrelang wurde über Maßnahmen gegen Umsatzverkürzungen und Steuerbetrug mit Kassensystemen diskutiert. Offensichtlich gibt es aber in allen Branchen „schwarze Schafe“, so dass zunehmend entsprechende Regelungen gefordert wurden. Anliegen ist, Kassensysteme manipulationssicherer zu machen, strengere Kassenkontrollen zuzulassen und mehr Rechtssicherheit für alle Beteiligten zu schaffen. Diesem Gedanken entspricht auch der seit Ende März vorliegende Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) für ein „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Primär geht es hier um Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen, also der einzelnen Kassenzeile sicherstellen sollen und um die Möglichkeit, die ordnungsgemäße Handhabung der Kassenaufzeichnungen auch unangemeldet durch Finanzbeamte kontrollieren zu lassen. Grundsätzlich gilt, dass jeder über das Warenwirtschafts-, Faktura- und Kassensystem abgewickelte Vorgang (jede vorgenommene Buchung) im System eine digitale Spur hinterlässt und insofern im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer zukünftigen Kassen-Nachschau dem Prüfer zur Verfügung steht.

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Nicht manipulationssicher: Solche alten Kassen sind vom geplanten ­Gesetz nicht betroffen – für die Apotheke sind sie aber keine Alternative.

Ureigenstes Interesse des Apothekers

Die Kassenführung sowie die Sicherstellung der Authentizität und der Vollständigkeit der elektronischen Aufzeichnungen sind zentrale Elemente der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, und dieses Thema ist nicht nur für den Fiskus, sondern primär auch für den Apothekeninhaber relevant. Denn es sind nicht nur Einzelfälle, die aus Literatur und Beratungspraxis bekannt sind, wo Manipulationen an Kassen- und Warenwirtschaftssystemen auch von Mitarbeitern vorgenommen wurden und die in die Entwendung von Geld oder Ware mündeten. Ein bspw. als GKV-Rezept (zuzahlungs- und mehrkostenfrei) erfasstes PKV-Rezept kann dabei ebenso den Einstieg für Umsatzverkürzung und Diebstahl bilden wie ein als zuzahlungsfrei deklariertes und erfasstes Rezept, das es de facto aber nicht ist.

Solche Manipulationen haben noch gar nichts mit der leider auch für den Apothekenbereich mehrfach in den Medien publizierten „Zapper“-Problematik zu tun. Als Zapper bezeichnet man allgemein eine Manipulationssoftware, die genutzt werden kann, um Umsätze einschließlich der dazugehörigen Kassenzeilen zu verändern. Aber beachte: Steuerliche Hinzuschätzungen bis hin zur Festlegung von Strafgeldern im Ergebnis einer Betriebsprüfung oder einer im Referentenentwurf genannten Kassen-Nachschau (s. o.) gehen, gleich durch wen sie zu verantworten sind, immer zulasten des Inhabers des Unternehmens. Außerdem beinhalten Manipulationen stets das Risiko steuerstrafrechtlicher Relevanz, auch berufsrechtliche Konsequenzen sind nicht auszuschließen. Insofern liegen der ordnungsgemäße und technisch „saubere“ Umgang mit dem Kassensystem und die Kassenbuchführung auch im ureigensten Sicherheitsinteresse des Apothekeninhabers.

Damit die Kasse nicht zu einem erhöhten Risikofaktor wird, sollte die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung schon jetzt Grundprinzip in den Apotheken sein. Nachfolgend werden ausgewählte Grundsätze, Maßnahmen und Empfehlungen, die im Umgang mit der Kasse in Apotheken zu beachten sind, zusammengestellt.

Aufzeichnungen müssen korrekt sein

Für eine Betriebsprüfung bis hin zur Kassen-Nachschau sind die im System gespeicherten Einzelaufzeichnungen (Daten) maßgeblich und nicht der täglich ausgedruckte Z-Bon. Die Z-Bons müssen lückenlos und durchgängig num­meriert sein.

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen. Im Falle von Notdienst empfiehlt es sich, den Kassenabschluss regulär am Ende des Arbeitstages zu erstellen und die Einnahmen aus dem Notdienst entweder separat abzuschließen oder in den Abschluss des Folgetages einfließen zu lassen. Beim Kassenabschluss ist das Bargeld täglich zu zählen (Cent-genau!) und der Kassen-(Bargeld-)bestand ist im Kassenbuch auszuweisen. Das ist Voraussetzung, um die Sturzfähigkeit der Kasse zu jedem Zeitpunkt, übrigens eine Grundforderung der Kassenführung, zu gewährleisten. Im Kassenbuch sind zunächst die sogenannten Sollumsätze als Einnahmen zu vermerken. Hinzu kommen die Aufzeichnung der Entnahmen bspw. für die an dem jeweiligen Tag vorliegenden Kostenbelege, die Bankeinzahlung oder auch die Übermittlung der Daten aus unbaren Einnahmen an die Bank.

Nicht selten gibt es in Apotheken Verschiebungen zwischen Geldeinnahmen und Kartenzahlungen. Eine beabsichtigte Barzahlung vom Kunden wird während des Kassiervorgangs umgewandelt in eine Kartenzahlung oder umgekehrt. Hinweis: Die tatsächliche Zahlungsart muss im Kassensystem abgebildet sein.

Umgang mit Differenzen

Werden beim Zählen des Bargeldes Kassendifferenzen festgestellt, so sind auch diese im Kassenbuch aufzuführen. Der im Ergebnis ausgewiesene Kassenbestand muss dem in der Kasse verbleibenden Bargeld (Wechselgeld) entsprechen. Übrigens: Der Kassenabschluss, das Zählen des Bargeldes sowie das Führen des Kassenbuches sind nicht an den Apothekeninhaber gebunden. Hinweis: Das Führen des Kassenbuches mit einer einfachen Excel-Tabelle ist nicht zulässig. Mindestens notwendig ist die zeitgerechte Umwandlung in ein PDF-Format. Bei der Führung des Kassenbuches ist generell auf die Reihenfolge der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben zu achten, wichtig ist, dass bei ihrer Verbuchung kein Minusbestand entstehen darf. In diesem Zusammenhang kann auch ein zeitlicher Abgleich von Geldabgang aus der Kasse und Gutschrift auf der Bank hilfreich sein.

Häufige Fehlerquellen

Beim Umgang mit der Kasse ist darauf zu achten, dass Umsätze so erfasst werden, dass sie im Rahmen der Buchhaltung nicht doppelt gebucht werden. Das kann beispielsweise passieren, wenn ein Kunde eine Rechnung aus dem Faktura­programm erhält, die Rechnung aber bar in der Apotheke bezahlt. Die Bezahlung ist dann nicht Bestandteil des in der Kasse vereinnahmten Umsatzes, sondern muss im Kassenbuch separat als Rechnungsbezahlung, möglichst mit Angabe der Rechnungsnummer, ausgewiesen werden. Weitere Fehlerquellen in der Kassenführung sind u. a. Stornobuchungen, Kreditverkäufe sowie das Handling mit Gutscheinen (Verkauf, Einlösen). Gerade diese Bereiche sind bezüglich Anzahl und Wert vom Apothekeninhaber besonders zu überwachen.

Klare Aufteilungen, klare Anweisungen

Wichtige Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Umgang mit der Kasse schafft der Apothekeninhaber durch eindeutige Rechtevergabe an den Arbeitsplätzen und die persönliche Legitimation der Mitarbeiter an der Kasse (z. B. mit Passwort, Keycard oder Fingerprint). Hinzu kommen klare Arbeitsanweisungen, entsprechende Prozessbeschreibungen analog dem QM und regelmäßige, auch aktenkundige Belehrungen.

Außerdem sind Maßnahmen des Kassencontrollings in das Interne Kontrollsystem (IKS) der Apotheke zu implementieren (z. B. Höhe der Kassendifferenzen, Abgleich der Rezeptzahlen und der Erlöse).

Werden alle diese Hinweise beachtet, kann der Apothekeninhaber einer spontanen Kassenprüfung gelassen entgegensehen. |

Dipl.-Bw. Doris Zur Mühlen, Wirtschaftsprüferin/Steuerberaterin;
Dipl.-Kfm. Axel Witte, Steuerberater; beide Geschf. Gesellschafter der RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen/Dresden/Dessau/Zwickau


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