Großhandel

Dem Großhandel auf die Finger schauen

Wie Sie Ihre Einkaufskonditionen optimieren können

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Christine Ahlheim | Intransparente Großhandelsrechnungen, weniger Rabatt als gedacht – viele Apotheker sind mit den meist legalen Tricks der Großhandlungen überfordert. Abhilfe bieten externe Dienstleister, welche die Abrechnungen professionell unter die Lupe nehmen, mit den Großhändlern verhandeln und so dazu beitragen, das Betriebsergebnis nicht unerheblich aufzupolieren.

Dass Frank Altenkirch das „Robin-Hood-Prinzip“ zur Unternehmensphilosophie erhoben hat und sich auf der Website seines Unternehmens (www.altenkirch-partner.de) im grünen Jagdgewand zeigt, ist auf den ersten Blick etwas ge­wöhnungsbedürftig – zudem Altenkirch & Partner ihre Beratungen kaum aus reinem Altruismus betreiben dürften. Beim zweiten Blick wird aber deutlich, dass das Angebot zur ­Optimierung der Einkaufskonditionen durchaus überlegenswert ist.

Im Gespräch mit der Deutschen Apotheker Zeitung weist Frank Altenkirch zunächst darauf hin, dass die Apothekenleiter zum Großhandel dank diverser Events (z. B. Skimeisterschaften, Golf Open) meist eine emotionalisierte Geschäftsverbindung pflegen. Zusammen mit der Intransparenz der Großhandelsrechnungen führe dies dazu, dass sie die Einkaufskonditionen nicht im Griff haben. Altenkirchs Angebot ist, den Rohertrag zunächst durch bessere Einkaufskonditionen zu optimieren. In einem zweiten Schritt kann dann ein Teil des so gewonnenen zuzüglichen Ertrags in ein laufendes Rechnungscontrolling investiert werden.

Deutliche Rabattsenkung seit 2012

Doch warum ist die Kontrolle der Großhandelsrechnungen gerade so wichtig? Altenkirch erinnert an die deutliche Absenkung der Großhandelsrabatte nach der Änderung der Arzneimittelpreisverordnung 2012, durch welche die Großhandelsvergütung auf ein Honorarmodell umgestellt wurde. Im Rahmen der Konditionenverschlechterung wurden zunächst die bisher gewährten Rx- und Non-Rx-Konditionen gekürzt. Ab 2014 wurde der sog.Handelsspannenausgleich (wieder) eingeführt, d. h., der jeweilige Großhändler misst die gemäß der AMPreisV durch die Bestellung von Rx-Produkten tatsächlich erwirtschaftete Spanne und stellt dieser einen Sollwert gegenüber. Aus kartellrechtlichen Gründen variiert dieser Wert, beim einen Großhändler liegt er z. B. bei 6,11% auf Basis des Herstellerabgabepreises (ApU), beim anderen bei 6,33% auf Basis des Einkaufspreises (AEP), was den Vergleich zusätzlich erschwert. Wird dieser Sollwert nicht erreicht, so werden die vereinbarten Rabatte entsprechend gekürzt, es handelt sich also um ein reines Malus-Modell.

Der betroffene Apotheker kann diese Spanne nicht beeinflussen, da sie vom Verordnungsverhalten seiner Ärzte geprägt ist. Wer in einer Ärztehausapotheke vor allem teure Rezepte vom Onkologen oder Urologen beliefert, hat eine extrem niedrige Handelsspanne und einen entsprechend hohen Handelsspannenausgleich. Umgekehrt hat eine Centerapotheke eine hohe Handelsspanne, bekommt aber dafür keinen Bonus. Ein Ansatzpunkt von Altenkirch ist, dieses rabattschmälernde Element zu eliminieren, sodass ein vereinbarter Rabatt von beispielsweise 3% durch den Handelsspannenausgleich nicht auf 1,5% reduziert wird.

Doch zurück zum Jahr 2012: Nachdem sich mit der Änderung der AMPreisV die Konditionen im Januar deutlich verschlechtert hatten, regte sich, so Altenkirch, nach einem dreiviertel Jahr wieder der Wettbewerb und die Konditionen verbesserten sich erheblich. Mittlerweile wird jedoch durch Einführung neuer Gebühren erneut kräftig an der Rabatt-Schraube gedreht. Erhoben werden u. a. Mindestlohnbeiträge, bestimmte Arzneimittelgruppen (vom Hersteller verknappte Medikamente, Kühlartikel, BtM) werden ganz von der Rabattierung ausgeschlossen. Im Non-Rx-Bereich gibt es Minderspannenartikel mit z. B. lediglich 3,5% bis 5% Rabatt, da der Hersteller lieber in Werbung als in Nachlässe an die Großhändler investiert. Ziel der Großhändler ist, den Umsatzanteil, der tatsächlich rabattiert wird, möglichst klein zu halten. Der Apotheker orientiert sich an Rabattsätzen wie z. B. 3% plus 2% Skonto auf Rx sowie 20% auf Non-Rx, erzielt diese aber durchschnittlich nur bei 70% bis 80% seines Umsatzes.

Altenkirch & Partner bieten zunächst eine kostenlose „qualifizierte Vorprüfung“ an, bei der ermittelt wird, wie weit der jeweilige Apotheker von den in seinem regionalen Markt realisierbaren Konditionen entfernt ist. Bei acht von zehn derart vorgeprüften Apotheken zeigt sich, dass sie „konditionell optimierfähig“ sind. Überschreitet das Optimierungspotenzial das Leistungshonorar deutlich (Verhältnis 1 zu 3), unterbreiten Altenkirch & Partner ein Angebot. Gegen Vorauszahlung von 3950 Euro bzw. bei Vor-Ort-Beratung 4891 Euro plus MwSt. werden auf Basis entsprechender Analysen Verhandlungen mit Großhändlern, die der Apotheker selbst auswählt, durchgeführt. Dabei ist natürlich auch zu berücksichtigen, welches Serviceprofil (Lieferhäufigkeit, Retourenquote, Zahlungsziele) jeweils gewünscht wird. Auf Antrag erhält der Apotheker 1500 Euro Fördermittel vom Bundesministerium für Wirtschaft, da Altenkirch & Partner dort akkreditiert sind. Werden zusätzlich Leistungen für Filialen erbracht, werden hierfür 50% der Kosten für die Hauptapotheke berechnet. Nach einer qualifizierten Erfolgskontrolle ist die Geschäftsbeziehung beendet. Viele Kunden – derzeit 851 Apotheken – vereinbaren jedoch in der Folge ein monatliches Rechnungscontrolling.

Einkaufskonditionen im Verbund verhandeln

Natürlich gibt es noch etliche andere Anbieter, welche die Großhandlungskonditionen für ihre Kunden offenbar durchaus erfolgreich optimieren. Ganz anders als Altenkirch & Partner geht die Firma Algebra vor (www.algebra-gmbh.de). Bei Algebra handelt es sich um einen Verbund von derzeit 135 Apotheken. Für diese werden die Einkaufskonditionen mit dem Großhandel zentral verhandelt, alle Apotheken haben als Hauptlieferant den Großhändler, der die besten Konditionen bietet – zurzeit ist das Phoenix. Firmeninhaberin Angela Geiß berichtet, dass auf diesem Weg sehr gute Konditionen erzielt werden könnten. Ob diese Zusagen auch eingehalten werden, wird jeden Monat kontrolliert, Fehlbeträge werden nachvergütet. Vollmitglieder bezahlen monatlich 387 Euro plus MwSt., Filialen weniger, wobei in diesem Preis noch weitere Serviceangebote (z. B. ein betriebswirtschaftlicher Kurz-Check) enthalten sind.

Apotheker Prof. Dr. Frank Leimkugel, Mülheim an der Ruhr, hat seine Großhandelsbeziehungen von der Firma Altenkirch & Partner überprüfen lassen. Sein Fazit: „Die Firma hat für alle drei Apotheken tatsächlich bessere Konditionen ausgehandelt (jeweils zwischen 500 und 700 Euro im Monat). Den Förderantrag (1500 Euro pro Apotheke Zuschuss vom Bund, also rund 50% der Rechnungssumme) mussten wir allerdings in großen Teilen selbst stellen und dies war weitaus komplizierter, als uns im Vorfeld von Altenkirch & Partner gesagt wurde („nur eine Unterschrift“), zudem dauerte die Auszahlung deutlich länger als die prognostizierten drei Wochen. Zudem stellt sich bei aller Genugtuung die Frage: Warum bedarf es für ein Genossenschaftsmitglied einer Firma wie Altenkirch, um bestmögliche Konditionen zu bekommen?“

Apotheker und Bankkaufmann Axel Toussaint von der pro APO Unternehmensberatung GmbH & Co. KG (www.proapo-unternehmensberatung.de) bietet als Einstiegsleistung die Kontrolle von zwei Monatsrechnungen des Großhandels an. Für 250 Euro plus MwSt. bekommt der Auftraggeber eine schriftliche Analyse darüber, welche Konditionen er tatsächlich erhält, inwieweit diese mit den vereinbarten Rabatten übereinstimmen, wie er damit im Markt liegt und welches Potenzial er bei optimalen Konditionen hätte. In einem abschließenden Gespräch werden dann noch offene Fragen geklärt. Als weitere Dienstleistung verhandelt die pro APO deutschlandweit gültige Gruppenkonditionen beim Großhandel. Hierbei liegt im Jahr 2015 der verhandelte Umsatz deutlich über 200 Mio. Euro. Großhandelspartner sind in diesem Jahr und auch 2016 Phoenix, Sanacorp, Alliance Healthcare und von der Pharma Privat Gruppe die Firmen Ebert & Jacobi, Fiebig und Kehr. Dabei sind die Konditionen nach Umsatzklassen gestaffelt, laut Toussaint bewegen sich die gewährten Rabatte „zwischen 90% und 110% des regional Machbaren“. Die Apotheken, welche die pro APO vertritt, verpflichten sich, ihren Hauptumsatz bei einem der jeweiligen Großhandelspartner zu tätigen. Für die allgemeinen Konditionsverhandlungen sowie die Kontrolle mehrerer Monatsrechnungen beträgt die Jahresvergütung 1100 Euro plus MwSt. bzw. 900 Euro plus MwSt. pro Filiale. Eventuelle Abweichungen klärt pro APO, es erfolgt dann eine Nachvergütung. |

Autorin

Dr. Christine Ahlheim, Chefredakteurin der AZ – Apotheker Zeitung

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