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Urlaub – organisieren und kalkulieren

So werden Urlaubsfragen nicht zum Zankapfel

Von Iris Borrmann | Der Begriff Urlaub ist zwar zunächst positiv besetzt. Jedoch bringt er im Arbeitsverhältnis, gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben, eine Vielzahl an Fragen und – zum großen Teil vermeidbaren – Ärgernissen mit sich. Wer Personal führt, sollte daher die wichtigsten Fragen zum Thema Urlaubsgewährung kennen, z. B. wie berechnet sich der Urlaub von Teilzeitkräften? Was ist, wenn im Urlaub eine Krankheit auftritt? Wann dürfen Urlaubswünsche abgelehnt werden?

In der Apothekenpraxis geht es viel um korrekte Berechnungen, wenn zum Beispiel eine Teilzeitmitarbeiterin Urlaub erhalten soll oder aber, wenn ein Mitarbeiter im laufenden Kalenderjahr ausscheidet.

Ebenfalls kann eine Krankheit die noch so gut gemachten Urlaubspläne wieder durcheinanderbringen.

Aber auch die Problematik von sich überschneidenden Urlaubsanträgen und die dann zu treffende Auswahl, wer denn seinen Wunschurlaub bekommt, erzeugen oft Unstimmigkeiten im Team.

Zuletzt bleibt noch die Frage, die viele Frühbucher umtreibt: Wann muss über einen Urlaubsantrag entschieden werden?

Urlaubsanspruch

Der Urlaub, der erstmalig strukturiert für die Staatsdiener im Kaiserreich eingeführt und später ab 1963 im Bundesurlaubsgesetz normiert wurde, hat in der Zwischenzeit, so auch im Apothekenbereich, Konkretisierung durch Tarifverträge erfahren.

Nach § 11 Abs. 3 Bundesrahmentarifvertrag (BRTV) erhalten die Angestellten in Apotheken einen tariflichen Urlaubsanspruch von 33 Werktagen. Bei fünfjähriger Betriebszugehörigkeit sind es 34 Tage.

Fakt ist weiterhin, dass der Urlaub zur Erholung dient und sich eine Erwerbstätigkeit währenddessen verbietet.

Da der Urlaub in Werktagen berechnet wird, werden bei der Bemessung immer alle sechs Werktage als Urlaubstage mitgezählt. Dies bedeutet, dass die Angestellten in Apo­theken einen Urlaubsanspruch von fünfeinhalb Wochen haben.

Im Übrigen gilt für den Urlaub das sogenannte Zwölftelungsprinzip (1/12 des Jahresurlaubes pro gearbeiteten ­Monat). Es soll sicherstellen, dass auch anteiliger Urlaub nach Monaten der Betriebszugehörigkeit zu gewähren ist.

Urlaub von Teilzeitkräften

Berechnungsunsicherheiten ergeben sich immer dann, wenn teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter nicht an allen Tagen in der Woche arbeiten.

Grundsätzlich reduziert sich der Urlaubsanspruch bei Teilzeitbeschäftigten nicht, da diese aufgrund ihrer Teilzeitbeschäftigung nicht benachteiligt werden dürfen. Allerdings ist es natürlich keine Benachteiligung, wenn Mitarbeiter während des Urlaubszeitraumes nur das Entgelt in der Höhe bekommen, die auch ihrer Teilzeitbeschäftigung entspricht. Vereinfacht gesagt, muss auch im Urlaub jeweils nur das reguläre Gehalt weitergezahlt werden.

Bei der konkreten Berechnung des Urlaubes für Angestellte, die nur an einigen Tagen in der Woche arbeiten, eröffnet das Bundesurlaubsgesetz auch die Möglichkeit, Werktage in Arbeitstage umzurechnen.

Wenn ein Mitarbeiter nicht an jedem Tag in der Woche arbeitet, kann der Urlaubsanspruch nach der folgenden Formel umgerechnet werden:

Gesamtjahresurlaubsanspruch (33) geteilt durch 6, multipliziert mit der Anzahl der Wochentage, an denen der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet.

Bei der Umrechnung von Werk- in Arbeitstage kann es im Ergebnis zu Bruchteilen von Urlaubstagen kommen. Dabei sind in diesem Fall keine Rundungen vorzunehmen, die Bruchteile werden konkret ausgerechnet. Bleibt hierbei der Bruchteil eines Tages übrig, so kann ausnahmsweise anhand der Wochenstundenzahl dieser Bruchteil konkret in Stunden umgerechnet werden. Diese Stunden werden dem Mitarbeiter in Freizeit gewährt. Üblicherweise wird der Urlaub aber nach den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes in Tagen und nicht in Stunden berechnet.

Anders als bei der Umrechnung von Werktagen in Arbeitstage wird beim Ausscheiden eines Angestellten im Laufe des Kalenderjahres anders gerechnet: Ist der verbleibende Bruchteil größer oder gleich 0,5, so wird hier auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet (§ 5, Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BurlG)). Ergibt sich ein kleinerer Bruchteil als 0,5, wird dieser Tag wieder in Stunden umgerechnet.

Urlaubsberechnung bei Ausscheiden in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres

Wenn das Arbeitsverhältnis bereits seit Anfang eines Jahres besteht und der Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, ist das o. g. Zwölftelungsprinzip nicht in allen Fällen heranzuziehen. Vielmehr hat der Arbeitnehmer dann wenigstens den Anspruch auf den gesetzlichen vierwöchigen Mindesturlaub, das heißt 24 Werktage. Dies ist so auch im Tarifvertrag geregelt (§ 11 Ziff. 5 Satz 2 BRTV).

In welchem Umfang darüber hinaus ein tariflich oder vertraglich vereinbarter Zusatzurlaub in Anspruch genommen werden kann, hängt von der Regelung im Arbeitsvertrag ab. Ist dort keine „pro rata temporis“-Regelung enthalten, kann der gesamte Jahresurlaub inklusiv Zusatzurlaub gegebenenfalls schon bei Ausscheiden beispielsweise zum 15. Juli des Jahres fällig werden.

Im tarifgebundenen Arbeitsverhältnis muss dort nichts Besonderes vereinbart werden, da die entsprechenden Regelungen in § 11 Ziff. 5 Satz 1, 2 BRTV bereits für alle Arbeitsverträge im Geltungsbereich vereinbart wurden.

Beispiel 1: Ein Mitarbeiter mit einem Urlaubsanspruch von 34 Werktagen scheidet am 31. August des Jahres aus. Es stehen ihm rechnerisch 34 : 12 × 8 = 22,6, also 23 Urlaubstage zu. Da gesetzlich und tariflich ein Anspruch von 24 Werktagen nicht unterschritten werden darf, müssen ihm 24 Tage Urlaub gewährt werden.

Beispiel 2: Der Mitarbeiter mit dem Urlaubsanspruch von 34 Werktagen scheidet am 30. September des Kalenderjahres aus. Ihm stehen 34 : 12 × 9 = 25,49, also 25 volle Werktage zu. Da dies den Mindesturlaub übersteigt, kann hier ordnungsgemäß nach dem Zwölftelungsprinzip abgerechnet werden. Hier übersteigt der tarifliche Teilurlaubsanspruch die gesetzliche Vorgabe; der Arbeitgeber muss keine Nachbesserung vornehmen.

Allerdings hat der Arbeitgeber dem ausscheidenden Arbeitnehmer durch eine entsprechende Urlaubsbescheinigung zu bestätigen, welcher Teil des Urlaubsanspruchs bereits im laufenden Kalenderjahr gewährt worden ist. Der „neue“ Arbeitgeber kann die Vorlage der Urlaubsbescheinigung verlangen, um doppelte Urlaubsansprüche zu vermeiden. Die Urlaubsbescheinigung, die zu den Arbeitspapieren zählt, ist das einzige praktisch sinnvolle Mittel, um Urlaub wirksam zu dokumentieren.

Urlaub bei Reduzierung der Arbeitszeit von Voll- auf Teilzeit

Eine Änderung der jahrzehntelangen Rechtsprechung bei einem Wechsel von Voll- auf Teilzeittätigkeit z. B. nach einer Elternzeit, hat sich durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ergeben. Bisher galt, dass ein Vollzeitmitarbeiter, der die Anzahl seiner Arbeitstage verringerte, Resturlaubsansprüche aus der Vollzeitarbeit nur noch anteilig, und zwar orientiert an der neuen Anzahl seiner Arbeitstage, erhielt.

Der EuGH hat nun festgestellt, dass die Kürzung des erdienten Urlaubsanspruchs anlässlich einer Reduzierung der Wochenarbeitstage ein Verstoß gegen das Diskriminierungsverbot von Teilzeitbeschäftigten ist (EuGH, Beschluss vom 13.6.2013 -C-415/12-).

Praktische Auswirkungen hat dies hinsichtlich der Zahl der zu gewährenden Urlaubstage.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind dem Mitarbeiter Urlaubsentgelt und Urlaubsabgeltung nach der Höhe des früheren Vollzeitanspruchs zu berechnen.

Urlaub und Krankheit

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist der Urlaub vollständig in dem Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen, in dem er entstanden ist. Urlaub für das Jahr 2015 muss also bis zum 31. Dezember 2015 gewährt und genommen werden. Geschieht dies nicht, verfällt er.

Nur wenn der Urlaubsgewährung betriebliche oder persönliche Gründe entgegenstehen, z. B. ein erhöhtes Arbeitsaufkommen auf der einen oder Krankheit auf der anderen Seite, kommt eine Übertragung des Urlaubs bis zum 31. März des Folgejahres in Betracht. Der übertragene Urlaub verfällt allerdings endgültig, wenn er nicht bis zum Ende des Übertragungszeitraums beantragt und genommen wird.

Von diesem Grundsatz besteht nun eine weitere Ausnahme, wenn der Urlaub aufgrund Erkrankung auch im Übertragungszeitraum nicht genommen werden konnte. Während das BUrlG zuvor auch dann einen Verfall des Urlaubs vorgesehen hatte, hat der EuGH eine solche Regelung für nicht vereinbar mit der europäischen Arbeitszeitrichtlinie erklärt. Der Urlaubsanspruch muss also im Krankheitsfalle über den 31. März des Folgejahres hinaus fortbestehen.

Nach einigen konträren Gerichtsentscheidungen ist es nun jedoch geltende Rechtslage, dass der Urlaubsanspruch in solchen Fällen bis zum 31. März des übernächsten Jahres (insgesamt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres) fortbesteht und erst dann verfällt.

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Urlaubsplan ist fertig! Wenn eine Mitarbeiterin für die Koordination zuständig ist, gibt es meist weniger Streitpunkte.

Konkurrierende Urlaubswünsche mehrerer Mitarbeiter

Der Urlaub wird auch deshalb immer wieder ein brisantes Thema in der Apotheke, weil sich Probleme hinsichtlich der Lage und Genehmigung ergeben.

Urlaubspläne werden dann am häufigsten strukturiert aufgestellt und bieten am wenigsten Reibungsverluste, wenn eine Mitarbeiterin für die Koordination zuständig ist. Sicherlich ist es mit Zeit und einigem Engagement verbunden, alle Kolleginnen und Kollegen „unter einen Hut“ zu bringen, und natürlich auch mit einem Minimum an rechtlicher Kenntnis, wenn es darum geht, wer mit seinen Urlaubswünschen Vorrang hat. Die Frage, in welchen Fällen der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen kann bzw. wer einen bevorzugten Anspruch hat, ergibt sich aus dem Gesetz:

§ 7 Bundesurlaubsgesetz – Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs

(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.

Bei der Berücksichtigung sozialer Gesichtspunkte muss immer eine Abwägung der Interessen der „Urlaubskonkurrenten“ getroffen werden. Sowohl familiäre Umstände als auch das Lebensalter und die Betriebszugehörigkeit sollten in diese Abwägung einfließen. Dabei können auch Kompromisse gefunden werden, wenn z. B. auf der einen Seite schulpflichtige Kinder die Urlaubswünsche der Mitarbeiter bestimmen, während die andere Seite einen Lehrer-Ehepartner aufweisen kann. Hier könnte z. B. jedem Mitarbeiter ein Teil seines gewünschten Urlaubs in den Schulferien zugesprochen werden. Hat eine Mitarbeiterin hingegen keine schulpflichtigen Kinder und keinen Lehrer als Ehepartner, muss diese in ihren Urlaubswünschen hinter die genannten Arbeitnehmer zurücktreten. In diesen Fällen empfiehlt sich eine längerfristige Vorausplanung.

Als Ablehnungsgrund eines Urlaubswunsches ist dies allerdings nur von Belang, wenn die entsprechenden Mitarbeiterinnen sich gegenseitig vertreten können und müssen.

Neu im Bundesrahmentarifvertrag

Seit 1. Januar 2015 ist tariflich festgehalten, dass der Apothekeninhaber am Ende oder Anfang des Jahres einen für alle Mitarbeiter gültigen Zeitpunkt festsetzen darf, an dem die Urlaubsanträge bei ihm eingehen sollen.

Er ist allerdings auch verpflichtet, einen Urlaubsantrag des Mitarbeiters spätestens nach vier Wochen zu bescheiden (§ 11 Abs. 6 BRTV).

Urlaubsantrag

Eine in der Praxis wichtige, weil oft auch finanziell bedeutsame Frage in der Praxis, ist aber: Wann ist der Urlaub genehmigt, so dass man in die konkrete Urlaubsplanung eintreten kann?

Üblicherweise äußern mehrere Mitarbeiterinnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ihre konkreten Urlaubswünsche. In einigen Fällen tragen die Mitarbeiter selbst diese Termine in einen Urlaubskalender ein. In anderen Fällen äußern sie ihn in einem Brief oder auch nur mündlich dem Arbeitgeber gegenüber.

Die Abgabe der Urlaubswünsche bis zu einem gewissen Stichtag (etwa am 15. Januar des neuen Jahres) ist sinnvoll, um eine konkrete Planung machen zu können. Zwar kann der Inhaber bei einer späteren Beantragung den Urlaub nicht komplett verweigern, jedoch hat der Mitarbeiter dann oft das Nachsehen im Hinblick auf seinen Wunschtermin.

In dieser Phase der Urlaubsgenehmigung kommt es in Apotheken häufig zu Stress. Dies liegt manchmal auch daran, dass einige Apothekenleiter mit einer äußerst dünnen Personaldecke arbeiten, so dass es ihnen am liebsten wäre, niemand würde in Urlaub gehen.

Durch die neue tarifliche Vorschrift ist es allerdings nicht mehr möglich, dass der Inhaber einen Urlaubsantrag des Mitarbeiters so lange „aussitzen“ kann, bis garantiert nur noch teure Flüge zu ergattern und die schönsten Ferien­domizile ausgebucht sind.

Urlaubsverlegung nur einvernehmlich

Wichtig bei der Urlaubsorganisation ist ferner, dass ein bereits festgelegter Urlaub nicht von einer Partei einseitig verlegt werden kann. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen eine Vereinbarung über die Verlegung des Urlaubes herbeiführen. Es gilt der Grundsatz, dass ein einmal genehmigter Urlaub nicht widerrufen werden kann. Selbst eine Vereinbarung, die den Arbeitnehmer verpflichten würde, seinen Urlaub – unter gewissen Umständen – abzubrechen, wäre rechtsunwirksam.

Ausnahmen hierfür gibt es nur bei zwingenden Notwendigkeiten, die keine andere Möglichkeit zulassen (z. B. ein ­Todesfall eines nahen Angehörigen).

Für die Durchsetzung des Urlaubsanspruches können Arbeitnehmer – wenn alle anderen Wege ausgeschöpft sind – notfalls auch eine Klage vor dem Arbeitsgericht erheben. Wenn der Zeitpunkt des Urlaubes strittig ist, beantragt der Mitarbeiter, „den Arbeitgeber zu verurteilen, den Urlaub in der Zeit von ... bis ... festzulegen“. Allerdings benötigt man wegen der Dringlichkeit hier meist eine einstweilige Verfügung, die das Verfahren beschleunigt. Diese kann übrigens auch zusammen mit dem Antrag gestellt werden. Wie bereits erwähnt, ist dies nur das letzte Mittel, welches nur zum Einsatz kommen kann, wenn der Arbeitgeber die oben erwähnte Frist von vier Wochen verstreichen lässt.

Erteilt der Arbeitgeber den Urlaub, ohne dass der Arbeitnehmer zuvor seinen Urlaubswunsch geäußert hat, muss der Arbeitnehmer diese Anordnung des Urlaubs nicht hinnehmen; er hat ein Annahmeverweigerungsrecht. Der Arbeitnehmer kann dabei jeden Grund nennen, warum er den Urlaub zu diesem Zeitpunkt nicht antreten möchte. Wenn der Arbeitnehmer nicht, wie es das Gesetz vorsieht, nach seinen Wünschen befragt worden ist, reicht es aus, wenn seine Urlaubsplanung von dem Wunsch des Arbeitgebers abweicht.

Möchte der Arbeitgeber Betriebsferien machen, so darf hierfür nicht der gesamte Urlaubsanspruch verbraucht werden. Die Gerichte entscheiden hier unterschiedlich; teilweise werden zwei Wochen Betriebsferien als Höchstgrenze gesetzt, andere Gerichte nehmen an, dass drei Fünftel des Jahresurlaubes aus Betriebsferien bestehen können. |

Autorin

Rechtsanwältin Iris Borrmann ist Vorstandsjustiziarin der Apothekengewerkschaft Adexa. 


Iris Borrmann, Hudtwalckerstraße 10, 22299 Hamburg
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