Management

Die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ richtig lesen

Summen- und Saldenlisten liefern dem Apotheker wertvolles Datenmaterial

Häufig übertragen Apotheker die Führung ihrer Buchhaltung einschlägigen Spezialisten – vornehmlich dem Steuerberatungsbüro, um sich voll dem Tagesgeschäft widmen zu können. Der Steuerberater liefert (meist monatlich) aus Summen- und Saldenlisten (SuSa) und Betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) bestehende Übersichten, von dem sich der Apotheker vor allem für das im zurückliegenden wie im laufenden Geschäftsjahr erzielte „vorläufige Ergebnis“ interessiert. Kaum jedoch für den scheinbar unentwirrbaren „Zahlensalat“ der ­SuSa, obgleich diese wertvolles Datenmaterial bietet, und ja auch Geld gekostet hat.

1. Die Summen- und Saldenliste (Sachkonten)

Vorweg ist festzuhalten, dass Eröffnungsbilanz-(EB-)Werte bereits mit den endgültigen Schlussbilanz-(SB-)Zahlen des abgelaufenen Geschäftsjahrs (GJ) identisch sein müssen. Dabei ist die SuSa unschwer zu durchschauen. Sie listet alle im letzten Monat wie seit GJ-Beginn gebuchte Geschäftsvorfälle auf, sortiert sie nach Kontenklassen und innerhalb dieser nach Einzelkonten.

Kontenklassen:

  • 0 Langfristiger Kontenbereich (Anlagevermögen, Eigenkapital, langfristige Verbindlichkeiten),
  • 1 Finanz- und Privatkonten (kurzfristige Aktiva/Passiva),
  • 2 Abgrenzungskonten (z. B. außerordentlicher Aufwand/Ertrag, Zinsaufwand/-Ertrag, betriebsatypischer Aufwand/­Ertrag),
  • 3 Bestands-, Wareneingangs­konto,
  • 4 betriebstypische Aufwendungen (z. B. Personal-, Miet-, Versicherungskosten),
  • 8 Erlöse (namentlich aus Um­sätzen) und
  • 9 Vortrags-/statistische Konten (hier zu vernachlässigen).

Kontenklasse 1 ist beispielsweise u. a. unterteilt in

  • 1000 Kasse,
  • 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen,
  • 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen,
  • 1800 – 1999 Privatkonten

1800 allgemein

1810 private Steuern

1820 beschränkt abzugsfähige Sonderausgaben.

Die Spalten benennen

  • Kontonummer,
  • Kontobezeichnung
  • EB-Werte (= SB-Werte Vorjahr)
  • „Summe der Abrechnungen“/„Monatswerte“ (Kontobewegungen im Berichtsmonat)
  • Kumulierte Werte (Jahresverkehrszahlen) seit GJ-Jahresbeginn inkl. Berichtsmonat
  • Schlusssaldo (aus EB-Werten und Jahresverkehrszahlen)

So lassen sich die Entnahmepolitik unter der Kontogruppe 1800 – 1999 genau so ablesen wie etwa die Aufteilung der Umsätze nach ihrer Zuordnung zu den einzelnen Banken, bei denen man Konto führt (Kredit-gebende Banken achten darauf!).

2. Die Summen- und Saldenliste (Personenkonten)

Sie sind nach Debitoren und Kreditoren getrennt nach obigem Schema aufgelistet.

3. Die „Betriebswirtschaft­liche Auswertung“

Sie verdichtet namentlich betriebliche Aufwandskonten zu Kostenarten (z. B. Löhne/Gehälter, gesetzlicher Sozialaufwand zu „Personalkosten“) und ermittelt schließlich ein „vorläufiges Ergebnis“. Allerdings ist dieses „vorläufige Ergebnis“ um ganz wesentliche Elemente fortzuschreiben, um falsche Schlüsse zu vermeiden. Daher sind auch von manchen IT-Service-Anbietern angebotene einschlägige Grafiken und Diagramme zuweilen irreführend.

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen (s. Tab. 1). Dabei unterstellen wir

  • Geschäftsjahr und Kalenderjahr sind identisch,
  • die EB-Werte basieren auf der endgültigen SB des Vorjahres
  • Auswertungen per 30. Juni,
  • vorläufiges Ergebnis (Gewinn) per 30. Juni laut BWA 100 Mio. Euro.
    Konto/Kontobezeichnung Eröffnungs­bilanzwert Monatswert Kumulierter Wert Saldo
    Soll Haben Soll Haben
    Klasse 0:
    0085 Grundstückswert eigener bebauter Grundstücke  85.000,00 S  85.000,00 S
    0090 Geschäftsbauten 154.120,00 S 154.120,00 S
    0200 Technische Anlagen und Maschinen 210.317,00 S 210.317,00 S
    0320 PKW  38.612,00 S 22.672,41  61.284,41 S
    0410 Betriebsausstattung  2.758,62   2.758,62 S
    0420 Büroeinrichtung  29.109,00 S  29.109,00 S
    Klasse 3:
    3980 Vorräte  62.210,00 S  62.210,00 S
    Klasse 4:
    4100 Löhne, Gehälter 18.220,75 109.324,50 109.324,50 S
    4130 Gesetzliche soziale Auf­wendungen  3.771,10  18.855,50  18.855,50 S
    Klasse 8:
    8800 Erlöse aus Anlagen­verkäufen 3.620,68   3.620,68 H

Der häufigste „Korrekturbedarf“ betrifft

  • Bestandsveränderungen,
  • Personalkosten,
  • Wertberichtigungen wegen ausfallgefährdeter Forderungen,
  • Rückstellungen (zum Beispiel wegen zu erwartender Steuernachzahlungen, laufender Prozesse),
  • Abschreibungen und
  • Anlagenverkäufe.

a) Bestandsveränderungen ­(-Verringerung):

Vorräte per 01.01.: 62 Tsd. Euro

geschätzte Vorräte zu ­Anschaffungskosten per 30.06.: 44 Tsd. Euro

Bestandsminderung somit: 18 Tsd. Euro

b) Personalkosten: Einer weit verbreiteten Unsitte zufolge sieht auch unser Beispiel Überweisung und Buchung von Nettogehältern und gesamten Sozialaufwendungen am Monatsultimo des letzten oder vorletzten Bankarbeitstages vor, vernachlässigt jedoch die zunächst noch einbehaltenen, doch erst im Folgemonat an den Fiskus überwiesenen Steuern (LSt, KiSt, Soli). Hier gehen wir von pauschal 25 Prozent aus 18,2 Tsd. Euro aus, also von 4,6 Tsd. Euro, die das „vorläufige Ergebnis“ schmälern. Sinnvoll wäre freilich eine Sofortbuchung auch der zunächst noch nicht abgeführten Steuern; dies würde zu einem präzisen Ausweis der Personalkosten führen, der obige Fortschreibung erübrigt.

c) Abschreibungen werden meist erst i. R. der Jahresabschlussar­beiten ermittelt und verbucht (s. Tab. 2).

Tab. 2: Abschreibungen
Aus Altbestand
Betriebsgebäude 3% (aus 154 Tsd. Euro) =  4,6 Tsd. Euro
Fahrzeuge 16% (aus 39 Tsd. Euro) =  6 Tsd. Euro
Techn.Einrichtg./Büroeinrichtg. 10% (aus 29 Tsd. Euro) =  3 Tsd. Euro
gesamt somit 13,6 Tsd. Euro
Aus Anlagenzugang (lfd. Geschäftsjahr)
Fahrzeuge 16% (aus 22,7 Tsd. Euro)  3 Tsd. Euro
Büroeinrichtung 10% (aus 3 Tsd. Euro)  0,3 Tsd. Euro
insgesamt somit 17 Tsd. Euro
davon anteilig für 1. Halbjahr (gerundet) 9 Tsd. Euro

Es gibt IT-Programme, die auch allmonatlich anteilige Abschreibungen einbeziehen; sie einzusetzen würde vorstehende Rechnung erübrigen. Dieser Zusatzservice könnte jedoch zu einer geringfügigen Honorarverteuerung führen.

d) Anlagenverkäufe: Der unter Kontenklasse 8 (Konto 8800) ausgewiesene Erlös von 3.621 Euro (hier aus Autoverkauf) ignoriert dessen Buchwert von 6.320 Euro, führte folglich zu einem tatsächlichen Verlust von 2.699 Euro, vermindert um die oben bereits berücksichtigte Abschreibung von 506 Euro, auf 2.193 Euro. Gleichzeitig ist der zu Unrecht als „Ertrag“ verbuchte Betrag von 3.621 Euro zu „stornieren“, so dass das „vorläufige Ergebnis“ um 5,8 Tsd. Euro zu berichtigen ist.

Damit ist das „vorläufige Ergebnis“ (1. Halbjahr) 100 Tsd. Euro auf ein endgültiges „vorläufiges Ergebnis“ von 62 Tsd. Euro fortzuschreiben (s. Tab. 3), das selbstverständlich angesichts von Schätzungsproblemen nur eine Größenordnung darstellt. Sie zeigt jedoch, wie weit es von dem in der BWA ausgewiesenen „vorläufigen Ergebnis“ abweicht.

Tab. 3: „Vorläufiges“ und „endgültiges vorläufiges“ Ergebnis (1. Halbjahr)
„Vorläufiges Ergebnis“ (1. Halbjahr) 100 Tsd. Euro
zu mindern durch eine Bestandsminderung von 18 Tsd. Euro
zu mindern durch offene Personalkosten rd. 5 Tsd. Euro
zu mindern durch Abschreibungen von insges. 9 Tsd. Euro
zu mindern durch Verlust aus Autoverkauf von 6 Tsd. Euro
Endgültiges „vorläufiges Ergebnis“ 62 Tsd. Euro

Abwegig wäre es naturgemäß, das fortgeschriebene „vorläufige Ergebnis“ auf das volle Jahr hochzurechnen. |

Michael Bandering

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