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Apotheken-EDV

Apotheken-EDV – wie finanzieren?

Wie Investitionen in die Apotheken-EDV steuerlich behandelt werden

Die EDV und die Warenwirtschaft spielen in der Apotheke eine immer größere Rolle. Ohne sie geht heutzutage fast nichts mehr. Aber die Weiterentwicklung ist enorm. Daher sind immer wieder Anpassungen der vorhandenen Systeme oder gar ein kompletter Austausch erforderlich. Abhängig vom Umfang und dem Ausstattungsniveau können die Kosten dafür schnell einen hohen Betrag erreichen. Die Investition kann jedoch die Steuerlast mindern – und das sogar Jahre im Voraus. | Von Peggy Eichhorn

Wie die Kosten der Apotheken-EDV steuerlich zu behandeln sind, hängt davon ab, ob es sich um die Anschaffung von Hard- oder Software handelt. Auch Leasing stellt eine Möglichkeit dar, die eine andere steuerliche Beurteilung nach sich zieht.

Hardware

Hardware ist der Oberbegriff für die mechanische und elektronische Ausrüstung eines Computersystems. Die Nutzungsdauer für PCs, Notebooks und Laptops sowie für Peripheriegeräte beträgt drei Jahre. Über diesen Zeitraum werden die Anschaffungskosten verteilt und in den jeweiligen Jahren als Kosten berücksichtigt.

Bei der Erstanschaffung werden alle Computerbestandteile zusammengefasst und als ein Wirtschaftsgut behandelt. Liegen die Anschaffungskosten über 410 Euro netto, ohne Umsatzsteuer, wird der Computer einheitlich aktiviert und wie zuvor erläutert abgeschrieben. Bei Anschaffungskosten bis 410 Euro netto, ohne Umsatzsteuer, handelt es sich um ein „geringwertiges Wirtschaftsgut“. Für das geringwertige Wirtschaftsgut besteht die Möglichkeit, es sofort abzuschreiben. Die Kosten stellen daher im Jahr der Anschaffung in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Die Bildung eines Sammelpostens für Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten zwischen 410 Euro und 1000 Euro netto liegen, ist für Hardware nicht sinnvoll, weil die steuerrechtliche Nutzungsdauer von drei Jahren zu einer höheren Abschreibung führt, als die Abschreibung des Sammelpostens über fünf Jahre.

Wird der Computer nach Erstanschaffung aufgerüstet oder in seiner Nutzungsmöglichkeit wesentlich durch den nachträglichen Kauf zusätzlicher Computerbestandteile, etwa DVD-Laufwerk, zweite Festplatte oder mehr Arbeitsspeicher verbessert, stellen die Ausgaben nachträgliche Anschaffungskosten dar. Die Ausgaben können nicht sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, sondern sind dem Restwert des PCs hinzuzurechnen und mit ihm zusammen auf die verbleibende Restnutzungsdauer zu verteilen.

Externe Peripheriegeräte

Externe Geräte einer Computeranlage wie Drucker, Scanner, Monitor usw. sind eigenständige Wirtschaftsgüter. Aus diesem Grund sind sie selbstständig bewertungsfähig. Weil sie aber nicht ohne den Computer selbstständig nutzungsfähig sind, können sie nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Im Rahmen ihrer Erstanschaffung werden sie zusammen mit den anderen Bestandteilen der Computeranlage als einheitliches Wirtschaftsgut abgeschrieben. Das führt dazu, dass die Anschaffungskosten aller neuen EDV-Geräte zusammengefasst und auf drei Jahre verteilt werden.

Wird beispielsweise der defekte oder veraltete Monitor oder Drucker ersetzt, führt dies nicht zu sofort abziehbarem Aufwand. Auch die Behandlung als nachträgliche Anschaffungskosten der Computeranlage scheidet aus, weil die Peripheriegeräte selbstständige Wirtschaftsgüter sind. Die als „Ersatz“ angeschafften Peripheriegeräte müssen mit ihren Anschaffungskosten in der Bilanz erfasst und über drei Jahre abgeschrieben werden.

Etwas anderes gilt für Kombinationsgeräte. Ein Multifunktionsgerät vereint die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennt anzuschaffenden Geräten in einem Gehäuse. Multifunktionsdrucker, die unabhängig von dem Rechner zum Beispiel als Drucker, Fax, Kopierer oder Scanner genutzt werden können, sind selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter und können als solche als geringwertige Wirtschaftsgüter bewertet werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind beispielsweise auch externe Datenspeicher, die unabhängig vom Rechner dem Speichern, Transport und Sichern von Daten dienen. Diese Geräte werden direkt vom Steuerberater in die Betriebskosten gebucht und mindern sofort den Gewinn und die Steuerlast.

Leasing der Hardware

Leasing ist eine alternative Art der Finanzierung, bei der ein Wirtschaftsgut vom Leasinggeber beschafft wird und dem Leasingnehmer gegen Entgelt zur Nutzung überlassen wird. Im Falle der Apotheken-EDV-Anlage plante der Apotheker auch beim Leasing das komplette Projekt mit dem Hersteller. Die Leasinggesellschaft träte dann in den Kaufvertrag ein, beschaffte und finanzierte die Hardware. Gleichzeitig wird die Leasinggesellschaft mit dem Apotheker einen Nutzungsüberlassungsvertrag mit festgelegter Laufzeit, monatlicher Leasingrate und Vereinbarungen über Anzahlung und Restwert treffen. Das Leasingangebot kann vom Anbieter der Hardware vermittelt werden, doch auch das Einschalten einer spezialisierten Leasinggesellschaft, die in keinem Zusammenhang mit dem Hersteller steht, ist möglich.

Die steuerliche Behandlung der Hardware und der Leasingraten hängt stark von der Ausgestaltung des Leasingvertrages ab. So gibt es Vertragsgestaltungen, bei denen die Hardware dem Apotheker als Leasingnehmer zuzurechnen ist. Dies hat zur Folge, dass die Hardware sowie die Verbindlichkeiten in der Bilanz des Apothekers zu erfassen sind. Die Leasingraten sind als Kaufpreisraten zu behandeln und die Aufwendungen können lediglich im Rahmen der Abschreibung geltend gemacht werden. Es besteht daher kein Unterschied mehr zu einem Kauf mit Ratenzahlung.

Gerade dies ist aber meist nicht gewünscht, wenn ein Leasingvertrag abgeschlossen wird. Beabsichtigt ist eher eine Gestaltung, in der die EDV-Anlage nicht in der Bilanz des Apothekers auszuweisen ist. Dabei werden lediglich die Leasingraten als Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht, das Investitionsgut und die Verbindlichkeiten tauchen nicht in der Bilanz auf. Es ist daher zu empfehlen, dem Steuerberater die Leasingverträge vor Vertragsabschluss zur Prüfung vorzulegen.

Ein Motiv für Leasing könnte darin liegen, Liquidität zu schonen oder eine weitere Kreditaufnahme zu vermeiden. Nachteilig ist, dass bei Nichtnutzung oder Liquiditätsproblemen eine Abgabe oder eine Kündigung des Vertrages nur schwer möglich ist.

Ob Leasing gegenüber einem Kauf vorteilhaft ist, hängt also zum einen von den Konditionen des Leasingvertrages (Leasingrate, Laufzeit, Anzahlung und Restwert) und der Abwägung der genannten Vor- und Nachteile des Leasings ab.

Software

Die Software wird in zwei Hauptgruppen unterteilt.

  • Betriebssystem (Systemsoftware), ohne das der PC nicht läuft.
  • Anwenderprogramme, die der Nutzer benötigt, um seine Aufgaben zu bearbeiten.

Die Anwenderprogramme kann man darüber hinaus weiter untergliedern in: Standard-Software (wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, …), Individual-Software (wird für ein bestimmtes Problem gesondert programmiert), Branchen-Software (Verwaltung, Warenwirtschafssystem, …) und integrierte Software („Office-Programme“). Software ist ein immaterieller Vermögensgegenstand. In der Handels- und Steuerbilanz ist die Software aufgrund ihrer selbstständigen Bewertbarkeit auszuweisen. Die Anschaffungskosten mindern den Gewinn nicht sofort in voller Höhe, sondern sind auf die Nutzungsdauer zu verteilen.

Wird Systemsoftware zusammen mit der Hardware erworben („Bundling“), ist darauf abzustellen, ob eine Aufteilung zwischen Hard- und Software vorgenommen werden kann, beispielsweise innerhalb des Kaufvertrags oder durch Listenpreise. In diesem Fall sind Hard- und Software getrennt zu aktivieren. Ist eine Aufteilung nicht möglich, ist von einem einheitlichen materiellen Gegenstand auszugehen und die Software mit der Hardware zu aktivieren.

Für Standard-Software ist ein Abschreibungszeitraum von drei Jahren üblich, bei Individual- und ERP-Software (Enterprice Resource Planning) inderRegel drei bis fünf Jahre.

Im Mittelpunkt der Apotheken-EDV steht momentan die Warenwirtschaft. Bei der Warenwirtschaft handelt es sich um Branchen-Software. Experten gehen davon aus, dass die Warenwirtschaft in der Zukunft nicht mehr das Zentrum der Apotheken-EDV darstellen wird, sondern eine Weiterentwicklung zu einem ERP-System durchlaufen wird, welches den Apothekenbetrieb immer vollständiger mit all seinen Prozessen abbildet und mehr und mehr Planungs-, Steuerungs- und Controlling-Funktionen bereitstellt.

ERP-Software gilt als Standard-Software und alle Module bilden zusammen ein Wirtschaftsgut. Dies gilt auch, wenn die Module zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder von unterschiedlichen Software-Herstellern erworben werden. Eine Ausnahme gilt, wenn nachgewiesen werden kann, dass einzelne Module selbstständig nutzbar sind.

Software-Updates

Updates aktualisieren die vorhandene Software, verbessern die Handhabung und beheben gleichzeitig Fehler oder Mängel. Ausgaben für Updates, die ausschließlich notwendige Aktualisierung, Fehlerbehebung oder Verbesserung des Handlings bereitstellen, damit die Software weiter genutzt werden kann, führen zu sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Wird durch ein Update das Programm in seiner Substanz erheblich erweitert, so ist die Erstversion, soweit noch ein Restwert vorhanden ist, außerplanmäßig abzuschreiben und die neue Version auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen.

Erfolgt das Update bereits kurzfristig nach der Anschaffung der Software oder ist der Wert des Updates nicht unerheblich, so ergeben sich nachträgliche Anschaffungskosten. Diese sind über die Restabschreibungsdauer der Software abzuschreiben, die das Update erhalten hat.

Glossar

Wichtige Fachbegriffe aus dem Steuerrecht kurz erklärt

Abschreibung

Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern, die länger als ein Jahr im Betrieb genutzt werden (Amtsdeutsch: „zur Erzielung von Einkünften“), dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht im Jahr der Anschaffung/ Herstellung komplett als Aufwand verbucht werden. Die Kosten werden stattdessen über den voraussichtlichen Nutzungszeitraum verteilt. Die aus der Verteilung resultierenden Werte nennt man „Abschreibung“.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – GWG

Unter geringwertigen Wirtschaftsgütern sind nur solche zu verstehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten (ohne Umsatzsteuer) 410 EUR nicht überschreiten. Der Gesetzgeber räumt dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit ein, diese Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen oder sie als Anlagegüter im Anlageverzeichnis auszuweisen und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Nutzungsdauer zu verteilen.

Wirtschaftsjahr

Das Wirtschaftsjahr ist der Zeitraum, für den ein Gewinn zu ermitteln ist. Regelfall ist die Übereinstimmung mit dem Kalenderjahr, Abweichungen sind branchenabhängig jedoch zulässig.

Investitionsabzugsbetrag

Der Investitionsabzugsbetrag kann für künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgutes des Anlagevermögens gewinnmindernd in Anspruch genommen werden. Dies ermöglicht Unternehmen die Vorverlagerung von Abschreibungen in ein Wirtschaftsjahr vor der Anschaffung des Wirtschaftsgutes.

Software-Miete

Mietzahlungen für Software sind als Betriebsausgabe zu behandeln. Miet-Sonderzahlungen zu Vertragsbeginn stellen Vorauszahlungen auf die Miete dar und sind auf die Laufzeit des Mietvertrages zu verteilen.

Investitionsabzugsbetrag bei Hardware

Ist innerhalb der folgenden drei Wirtschaftsjahre die Neuanschaffung von Hardware geplant, ist der Abzug eines den Gewinn mindernden Investitionsabzugsbetrages möglich. Für Software ist der Abzug eines Investitionsabzugsbetrages grundsätzlich ausgeschlossen. Wenn Sie von Ihrem EDV-Anbieter ein Angebot einholen oder eine Rechnung erteilt bekommen, ist es daher sinnvoll, wenn Soft- und Hardware getrennt voneinander ausgewiesen sind.

Der Abzugsbetrag kann maximal 40 Prozent der voraussichtlichen Investitionskosten betragen. Insgesamt dürfen die Abzugsbeträge für alle geplanten Investitionen jedoch 200.000 Euro nicht überschreiten.

Durch den gewinnmindernden Abzug des Investitionsabzugsbetrages sollen Abschreibungen vorgezogen werden. Dadurch kommt es zu einer Steuerstundung, wodurch Mittel eingespart werden können, um die Finanzierung der Investition zu erleichtern.

Für die Inanspruchnahme des Investitionsabzugsbetrages darf das Betriebsvermögen im Wirtschaftsjahr der Inanspruchnahme maximal 235.000 Euro betragen. Außerdem ist ein Nachweis für das Finanzamt erforderlich, in dem das Wirtschaftsgut seiner Funktion nach benannt wird sowie die voraussichtlichen Investitionskosten und die Höhe des Investitionsabzugsbetrages. Wann die Investition erfolgen soll, muss nicht angegeben werden.

Im Wirtschaftsjahr der Anschaffung ist der Investitionsabzugsbetrag wieder gewinnerhöhend hinzuzurechnen. Dieser Ertrag kann jedoch dadurch neutralisiert werden, dass die Anschaffungskosten in Höhe des Investitionsabzugsbetrages gemindert werden. Die planmäßigen Abschreibungen erfolgen dann von diesen geminderten Anschaffungskosten. Beträgt das Betriebsvermögen auch im Wirtschaftsjahr vor der Anschaffung maximal 235.000 Euro, sind zusätzlich Sonderabschreibungen möglich. Im Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung und in den folgenden vier Jahren können dann insgesamt 20 Prozent der geminderten Anschaffungs- oder Herstellungskosten zusätzlich gewinnmindernd abgezogen werden.

Fazit

Die steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten im Bereich EDV sind vielfältig, überall lauern Fallstricke, die den Unternehmer Geld kosten können. Die Apothekerin oder der Apotheker sind daher gut beraten, sich hierfür fachliche Hilfe eines branchenspezifischen Steuerberaters zu holen. 

Autorin

Peggy Eichhorn, Dipl.-Finanzwirtin (FH), ist Steuerberaterin und Fachberaterin für den Heilberufebereich bei der Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Hildesheimer Str. 271, 30519 Hannover

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