Ausgezappt

Die digitale Betriebsprüfung, der Blick des Fiskus auf die Festplatte des Apothekenrechners, ist den Finanzbehörden zwar schon seit 2002 erlaubt. Doch erst in den letzten zwei, drei Jahren nimmt diese Art der Betriebsprüfung richtig an Fahrt auf. Die Steuerprüfer sind inzwischen gut geschult, sie kennen jedes Warenwirtschaftssystem der Apotheke und sie haben eine spezielle Software entwickelt, mit deren Hilfe sie in kürzester Zeit riesige Datenmengen checken, sortieren und analysieren können. Das Warenwirtschaftssystem der Apotheke ist gläsern geworden. Ungereimtheiten werden sofort entdeckt – und die Prüfer, die sich auf internen Kursen intensiv dazu austauschen, wissen genau, wo die "Schwächen" eines Systems, die Ansatzpunkte für Manipulationen liegen. Kassenfehlbestände, Abweichungen zwischen der Faktura der Warenwirtschaft und verbuchten Rechnungen in der Buchhaltung sind im Nu gefunden – der Apotheker sollte sie erklären können.

Man muss sich bewusst machen, dass jeder Vorgang, jeder Tastendruck, jede Ein-, Um- und Ausbuchung und jedes Storno nachverfolgbar ist. Abweichende Warenein- und -ausgänge und ein Abgleich mit Daten des Apothekenrechenzentrums legen jede Unregelmäßigkeit schonungslos offen, die im besten Fall plausibel erklärt werden kann. Im schlechtesten Fall wird geschätzt, eine Steuernachzahlung steht ins Haus. Mittlerweile machen immer mehr Apotheken unliebsame Bekanntschaft mit Mitarbeitern der Finanzbehörden. Schon manche Apotheke musste nach einer digitalen Betriebsprüfung Steuern in fünf- und mehrstelliger Höhe nachbezahlen.

Zwei Punkte sind besonders zu erwähnen: Es soll Apotheken-Softwarehäuser geben, die in ihren Systemen eine Schnittstelle für einen Zapper vorgesehen haben, ein kleines Programm auf einem Stick, das angedockt ans System Manipulationen ermöglichen soll. Dumm, dass die Steuerprüfer davon wissen und eine solche Schnittstelle im System entdecken können. Eine solche Apotheke ist von vorneherein für den Prüfer äußerst verdächtig, selbst wenn sie keinen Zapper benutzte – sie muss damit rechnen, dass der Prüfer einen Grund zur Schätzung finden wird.

Und: Es soll nicht nur Leiter, sondern auch Apothekenmitarbeiter geben, die durch einfache Manipulationen übers System – vermeintlich unauffällig – Geld in ihre Tasche fließen lassen. Die Steuerprüfer entdecken die Lecks, auch hier stehen Nachzahlungen an. Fazit: Finger weg von Manipulationen, es hat sich ausgezappt.

Peter Ditzel

AZ 2012, Nr. 10, S. 1