Praxis aktuell

Digitale Betriebsprüfungen – was sie für die Apotheken bedeuten

Seit dem Jahre 2002 dürfen die Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen das elektronische Datenmaterial nutzen. Hierfür hat sich in der Praxis der Begriff der "digitalen Betriebsprüfung" etabliert. Mittels einer speziellen Software wird es dem Prüfer ermöglicht, die vorliegenden Daten per EDV auszuwerten. Auch Apotheken geraten derzeit verstärkt in diesen Prüfungsmodus.
Betriebsprüfung digital Die Apotheke muss sich der digitalen Betriebsprüfung stellen. Wichtig: Steuerlich relevante Daten müssen von den nicht relevanten Daten getrennt werden. Foto: bilderbox

Zum Einsatz kommt hierbei die sogenannte IDEA-Software. Diese Software ermöglicht es dem Betriebsprüfer innerhalb weniger Minuten unglaubliche Datenmengen zu verarbeiten, die gefiltert, sortiert und gleichzeitig auch analysiert werden. Dabei stülpt die Betriebsprüfung ihre Software über den Datenbestand des Warenwirtschaftssystems, der elektronischen Kassen innerhalb der Apotheke und über den Datenbestand der Buchhaltung des Steuerberaters.

Mittels der Software sollen Ungereimtheiten aufgedeckt werden. Diese reichen von einfachen Kassenfehlbeständen, über Abweichungen zwischen Faktura der Warenwirtschaft und verbuchten Rechnungen in der Buchhaltung bis hin zum Abgleich aller Werte der Rezeptabrechnung und den in der Warenwirtschaft eingebuchten Rezeptumsätzen.

Auf dem Beratermarkt werden Simulationen angeboten, die eine "Prüfungssicherheit" suggerieren. Um es vorwegzunehmen: Eine absolute Prüfungssicherheit gibt es nicht.

Wie wird geprüft?

Damit die IDEA-Software zum Einsatz kommen kann, werden entsprechend aufbereitete Daten benötigt. Hierbei werden drei unterschiedliche Arten unterschieden:

Z-1: Unmittelbarer Datenzugriff: Die Betriebsprüfung greift selbst unter Nutzung der apothekeneigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu (lesen, filtern, sortieren der Daten).

Z-2: Mittelbarer Zugriff: Die Betriebsprüfung lässt nach eigenen Vorgaben Auswertungen durch den Inhaber anfertigen.

Z-3: Datenträgerüberlassung (derzeit häufigste angewandte Praxismethode): Die Apotheke überläst dem Prüfer steuerrelevante Daten auf Datenträgern (CD).

Es besteht grundsätzlich eine gesetzliche Verpflichtung, diesen Datenzugriff zu erlauben. Dabei obliegt es dem Betriebsprüfer, welche der drei Zugriffsarten tatsächlich durchgeführt wird. Es ist sogar möglich, die drei Zugriffsarten zu kombinieren. Neben all diesen Zugriffsmöglichkeiten ist ebenfalls vom Berater der Zugriff auf die elektronischen Daten des Beraters zu ermöglichen.

Insoweit hat sich die Betriebsprüfung von der rein klassischen Belegprüfung hin zu einer analytischen Prüfung entwickelt. Hierdurch sind sowohl die Prüfungstiefe als auch die Prüfungsbreite und insbesondere die Prüfungsschnelligkeit deutlich angestiegen.

Was kann IDEA?

Die IDEA-Software ist ein Auswertungssystem. Die Prüfer "stülpen" bei Datenträgerüberlassung ihre Software beispielsweise über die Daten des Warenwirtschaftssystems und lassen Analysen wie u. a. Zeitreihenvergleiche laufen. Dort werden hinterlegte Richtwerte mit den Daten der Apotheke verglichen (z. B. Richtwerte für Wareneinsatz, Gesamtkosten, Gewinn in % vom Umsatz). Aber auch die parallele Überprüfung von Datenbeständen und Datenbanken erfolgt (z. B. Abgleich von Bestell- und Rechnungsdateien mit tatsächlicher Verbuchung in der Inventur; ungeklärte Lagerdifferenzen, nicht fortlaufende Belegnummern, Kassenfehlbestände). Abschläge bei Lagerbeständen können durch Altersstrukturanalysen der Inventuren überprüft werden – sekundenschnell.

IDEA führt nicht automatisch zu dem Ergebnis, Gewinnerhöhungen seien angezeigt. Vielmehr zeigt IDEA lediglich bei Eingabe von Suchkriterien durch den Prüfer Auffälligkeiten an, die ausgewertet werden müssen. Genau dies wird aber auf dem Markt falsch dargestellt. Wenn im Rahmen einer eigenen internen Vorprüfung vor Erscheinen des Betriebsprüfers für die Vergangenheit Auffälligkeiten festgestellt werden, sind diese nicht mehr "heilbar", weil sie sich aus den nicht mehr veränderbaren Datenbeständen der Vergangenheit zwangsläufig ergeben. Besser ist es, wenn der Berater mit seinem Wissen um die Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung für die Zukunft seine Mandanten so berät, dass sie die digitale Betriebsprüfung nicht fürchten müssen.

Auffälligkeiten können von branchenerfahrenen Beratern mit dem Prüfer geklärt werden. Im derzeitigen Apothekenalltag mit allen Rabattbesonderheiten bleibt es nicht aus, dass Ungereimtheiten wie Stornos etc. vorkommen. Sind diese erklärbar, kann es keine automatische Zuschätzung mit hohen Steuerforderungen geben.

Steuerlich relevante Daten

Der Datenzugriff der Betriebsprüfung ist auf sogenannte "steuerlich relevante Daten" beschränkt. Leider ist dieser Begriff nicht abschließend geregelt. Eine Konkretisierung ist der Rechtsprechung überlassen.

Folgende Grundsätze sind zu beachten:

Jede Apotheke muss in der Lage sein, die dem Betriebsprüfer zwingend (!) zur Verfügung zu stellenden steuerrelevanten Daten in digitaler Form zu überlassen.

Es ist Aufgabe der Apotheke, die steuerrelevanten Daten zu strukturieren, zu archivieren und jederzeit verfügbar zu haben.

Es obliegt der Apotheke, die Abgrenzung steuerrelevanter von den nicht steuerrelevanten Daten selbst vorzunehmen.

Steuerrelevant sind alle Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (Legaldefinition). Sind diese Daten originär digital erstellt worden und maschinell auswertbar, müssen sie in maschinell verarbeitungsfähiger Form vorgehalten werden.

Hierzu zählen die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung sowie der Lohnbuchhaltung, wobei auch sämtliche damit im Zusammenhang stehenden Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege gemeint sind, sofern diese elektronisch vorhanden sind. Hiervon werden auch sonstige Unterlagen erfasst, soweit sie (zumindest teilweise) steuerlich relevante Daten enthalten: Auftrags- und Bestellunterlagen, Preisverzeichnisse und Kalkulationsdarstellungen, Kassenunterlagen sowie betriebliche Konto- und Depotauszüge aber auch Daten des Warenwirtschaftssystems. Die gesamte EDV-technische Betriebswirtschaft ist somit relevant.

Dem Betriebsprüfer sollte allerdings kein uneingeschränkter Zugriff auf das gesamte System gewährt werden, da auch steuerlich nicht relevante Daten enthalten sind, wie beispielsweise Kundenfrequenzanalysen oder Warenkorbstatistiken. Ferner ist der Datenschutz zu beachten. Kundennamen und Medikation gehen die Betriebsprüfung nichts an. Außerdem ist zu beobachten, dass die Prüfer verstärkt mit Kontrollmaterial aus anderen Quellen, die dem Finanzamt vorliegen, ausgestattet sind. Es werden finanzamtsintern insbesondere Privatrezepte aus den Einkommensteuererklärungen der Apothekenkunden an die zuständigen Prüfer weitergeleitet. Diese wiederum überprüfen die Erfassung dieser Rezepte als Umsatz in der Kasse bzw. im Warenwirtschaftssystem. Das geht aufgrund der elektronischen Betriebsprüfung innerhalb von Sekunden! Auch werden Kreditverkäufe, Kautionen und insbesondere das Fakturaprogramm detaillierten Prüfungen unterzogen.

Außerdem gilt der Grundsatz: Was die Betriebsprüfung einmal vorliegen hat, darf sie auch auswerten!

Durchsetzungsmöglichkeiten des Betriebsprüfers

Aus der obigen Darstellung wird klar, dass die Befugnis zum Datenzugriff keinesfalls nur beim Steuerberater gespeicherte Daten beinhaltet. Dem Trennen von steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Daten sollte also große Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Wird der Finanzverwaltung der Zugang zu steuerlich relevanten Daten verweigert, kann das Finanzamt mit Zwangsmitteln (insbesondere Zwangsgeld von maximal € 25.000,00) den Zugriff erzwingen. Es drohen Bußgeld, Zwangsmittel und Schätzungen. In der Praxis sind Zwangsmittel allerdings von untergeordneter Bedeutung. Das Finanzamt greift dann bevorzugt auf die Möglichkeit der Schätzung zurück, die bei Vorlage der Daten in Papierform nicht in Betracht kommt, wenn damit eine Entkräftung der aufgedeckten Unregelmäßigkeiten gelingt. Natürlich ist jedem Apothekenbetrieb anzuraten, zur Vermeidung von Nachteilen grundsätzlich die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Es ist sogar möglich, zusätzlich ein Verzögerungsgeld aufgrund schleppender Mitwirkung zu verhängen.

Aus den vorgenannten Gründen wird hierbei sehr deutlich, dass der Vorbereitung der digitalen Betriebsprüfung entsprechend Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.

Sollte man die digitale Betriebsprüfung simulieren?

Dies muss jeder selbst entscheiden. Hierbei stellt sich jedoch die oben bereits beantwortete Frage der Sinnhaftigkeit. Denn zu überlegen ist zum einen, ob überhaupt eine Betriebsprüfung stattfinden wird (nicht jede Apotheke wird automatisch einer Betriebsprüfung unterzogen). Darüber hinaus sind die EDV-Daten, die es zu überprüfen gilt, aus der Vorzeit festgeschrieben und entsprechend nachvollziehbar. Was bringt also eine ex-post-Betrachtung, die nicht mehr geändert werden kann? Denn manuelle Eingriffe in die EDV, mit entsprechenden Stornierungen oder Löschungen sind rekonstruierbar. Warum also dann dieser Check? Des Weiteren obliegt es dem Betriebsprüfer, welche analytischen Prüfungshandlungen er mittels der EDV durchführt. Somit kann ein Vorcheck unmöglich alle analytischen Prüfungshandlungen abdecken. Ferner stellt sich dann die Frage – sollte es zu einer Auffälligkeit kommen – wie geht der Prüfer damit um? Ein guter Berater gleicht bei Unstimmigkeiten regelmäßig die Daten des Warenwirtschaftssystems mit denen der Finanzbuchhaltung ab. Abweichungen sind entsprechend im Vorfeld zu klären und gut zu dokumentieren. Generell ist anzuraten, Unstimmigkeiten im Kassensystem zu klären. Darüber hinaus muss man sich doch auch die Frage stellen, ob man diese sensiblen Daten fremden Beratern in die Hand geben möchte, zumal gesonderte Rechnungen hierfür die Betriebsprüfung geradezu darauf aufmerksam machen, noch intensiver zu prüfen.

Als Fazit bleibt: Der digitalen Betriebsprüfung muss man sich stellen. Steuerlich relevante Daten müssen von den nicht relevanten Daten getrennt werden.


Autorin
Doris Zur Mühlen,
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin,
c/o RST Steuerberatungsgesellschaft mbH, Essen/Dresden/Dessau/Zwickau


STEUERPRÜFUNG

Was tun, wenn der Steuerprüfer digital prüfen will?


Die digitale Betriebsprüfung in Apotheken sorgte bereits für Horrormeldungen. Da war von Nachzahlungen in Millionenhöhe die Rede, die Steuerprüfer dank der digitalen Prüfung aufs Konto des Fiskus verbuchen konnten. Einzelmeldungen, aber Fakt ist, dass Prüfungen mithilfe der IDEA-Software zunehmen. Wie sollen sich Apotheker verhalten, wenn ihnen eine solche Prüfung ins Haus steht? Wir sprachen mit dem Steuerberater und Steuerfachanwalt Dr. Bernhard Bellinger.


DAZ: In den Apotheken herrscht Aufregung zum Thema "digitale Betriebsprüfung". Sie haben sich mit diesem Gebiet beschäftigt. Deshalb an Sie die Frage: Ist an den Horrormeldungen über diese Prüfungen etwas dran, wenn ja: Was?

Bellinger: Ja, da ist was dran: Seit 2002 haben die Betriebsprüfer das Recht, die Daten aus der Finanzbuchhaltung, aber auch Daten aus den Warenwirtschaftssystemen (WWS) digital zu prüfen, also mit der speziellen Prüfersoftware IDEA. Aber erst jetzt macht die Finanzverwaltung davon richtig Gebrauch.


DAZ: Warum hat die Finanzverwaltung so lange gewartet?

Bellinger: Sie hat nicht wirklich gewartet, sonder eher Anlauf genommen. Betriebsprüfer mussten in der neuen Software IDEA erst geschult werden. Zu Beginn fehlten Hardware und ausreichende Lizenzen. Auch mangelte es natürlich an praktischer Erfahrung mit IDEA. Hinzu kam bei Apotheken, dass deren WWS regelmäßig nicht SAP-gestützt programmiert sind, was den "Beschuss" mit IDEA weiter komplizierte. Auch waren die Softwarehäuser anfangs nicht in der Lage, Daten-CDs für ihre WWS (sog. GDPdU-Export) zu liefern. Das nahm die Finanzverwaltung anfangs hin, heute nicht mehr. Während die digitale Betriebsprüfung in Daten des WWS sogar noch 2009 eher die Ausnahme war, ist sie heute die Regel, für die es in den nächsten 12 Monaten sicher keine Ausnahme mehr gibt. Inzwischen laufen sogar Disziplinarverfahren gegen Betriebsprüfer, die das WWS nicht in die digitale Betriebsprüfung einbezogen haben.


DAZ: Nehmen die Betriebsprüfungen von Apotheken wirklich so dramatisch zu?

Bellinger: Ja, wobei man differenzieren muss: Die Anzahl der Betriebsprüfungen von Apotheken dürfte sich 2010 im Verhältnis zu 2009 bundesweit wahrscheinlich "nur" maximal verdoppelt haben. Gleichzeitig hat sich aber die Einbeziehung der Daten der WWS in die Betriebsprüfungen ungefähr verfünffacht. Parallel beobachten wir, dass in einzelnen Bundesländern die Anzahl der Betriebsprüfungen von Apotheken völlig überproportional ansteigt.


DAZ: Was verspricht sich der Fiskus davon, sich die Apotheker jetzt "bevorzugt" vorzuknöpfen?

Bellinger: Der eigentliche Grund dürfte eher kurios sein: Die Finanzverwaltung hat für die Betriebsprüfer eine geschlossene Internetseite eingerichtet, die nach Branchen (z. B. Apotheke) und nach Softwarehäusern tiefgegliedert ist. Auf ihr hinterlegen die Prüfer "Treffer" und die "Bedienungsanleitung" für den Treffer. Auf dieser Internetseite liefen einige atypisch hohe Treffer auf, die der Fiskus für repräsentativ hielt. Das machte Appetit auf mehr und führte zu einer Hochrechnung, die angeblich auf ein bundesweit machbares Mehrergebnis bei Apotheken von vier Milliarden Euro kam. Das wurde offenkundig an die entsprechenden Kopfstellen in den Bundesländern weitergegeben, die dort eine willkommene Einnahmequelle für die klammen Kassen wittern.


DAZ: Ist diese Milliarden-Vermutung des Fiskus begründet?

Bellinger: Sicher nein: In meinen Augen war das Datenmaterial schon nicht repräsentativ, was die freudige Erwartung beim Fiskus aber nicht zurückdrehen wird. Das eigentlich Ärgerliche ist aber etwas anderes: Viele Steuerberater haben von digitaler Betriebsprüfung bei Apotheken rundheraus keine Ahnung. Das betrifft nicht nur technische Details (welche Information liegt in welchem Datum des WWS, ist der daraus abgeleitete Verdacht des Prüfers überhaupt begründet?), sondern auch im Steuerrecht selbst (was darf ein Prüfer überhaupt, welche Daten sind zur Verfügung zu stellen, ab wann darf er schätzen, wie hoch darf er schätzen?). Ich bin der festen Überzeugung, die auch auf einzelnen konkreten Fällen beruht, dass die Mehrzahl der auf der Internetseite der Prüfer registrierten dicken Fälle bei professioneller Betreuung deutlich glimpflicher ausgegangen wäre.


DAZ: Welchen Rat geben Sie Apothekern und ihren Steuerberatern?

Bellinger: Regel Nr. 1: Ein Prüfer macht seinen Job und verdient einen respektvollen, konstruktiven Umgang.

Regel Nr. 2: Der Apotheker und sein Steuerberater verdienen den gleichen Respekt, der vom Steuerberater aber durch solide Kompetenz erarbeitet werden muss.

Regel Nr. 3: Ein Betriebsprüfer bekommt selbstverständlich alles, worauf er einen Anspruch hat, ohne Gezicke und Hinhalten.

Regel Nr. 4: Verlangt der Prüfer etwas, worauf er keinen Anspruch hat, wird er höflich darauf hingewiesen (optimal mit Rechtsausführungen und Zitaten, z. B. aus der Datenbank der APO-Audit). Verlangt er es trotzdem weiter, muss man das Rechtsbehelfsverfahren zu dieser Anforderung einleiten. Die Rechtsprechung geht sehr kritisch mit den überzogenen Forderungen der Finanzverwaltung um, auch und gerade der Bundesfinanzhof.

Regel Nr. 5: Droht der Betriebsprüfer an, bei fehlender "Kooperationsbereitschaft", die Daten über die Steuerfahndung zu organisieren ("… dann lass ich eben Ihren Rechner von der SteuFa abholen!"), sollte ein Steuerberater ein so breites Kreuz haben, dass er erst mit dem Betriebsprüfer und notfalls auch mit dessen Vorgesetzten klärt, dass so etwas kategorisch nicht geht: Wir haben in Deutschland das bewährte Gewaltenteilungsprinzip. Nur der Gesetzgeber bestimmt, was der Betriebsprüfer darf. Deshalb darf sich ein Betriebsprüfer die "Speisekarte" nicht selber schreiben, weder individuell noch durch Verwaltungsvorschriften, denen die Ermächtigung fehlt. Jedenfalls ist niemand gleich einer Steuerhinterziehung verdächtig, nur weil er sich auf seine gesetzlich verbrieften Rechte beruft.


DAZ Welche Konsequenzen haben Sie aus Ihren Erfahrungen gezogen?

Bellinger: Zum einen habe ich eine GmbH gegründet (apo-audit.de). Sie sammelt auf diesen Sektor spezialisierte Kollegen als Gesellschafter, die Apotheker und ihre Steuerberater professionell unterstützen. Sie steht auch Softwarehäusern für eine Gesellschaftsbeteiligung offen. Daneben veranstalte ich am 21. März 2011 erstmals ein Forum für auf Apotheken spezialisierte Steuerberater (Anmeldeformular bei apo-audit.de unter "Vorträge").


DAZ: Vielen Dank für dieses Gespräch.



DAZ 2011, Nr. 8, S. 54

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