Management

Personaleinsatzplanung in Urlaubszeiten

So vermeiden Sie Überschneidungen von Urlaubszeiten und Personalengpässe

Die Ferientermine stehen fest, jeder Mitarbeiter weiß, wie viele Urlaubstage er hat. Es spricht also nichts dagegen, die Urlaubsplanung frühzeitig auf die Agenda eines Teammeetings zu setzen, in dem der Apotheker und das Mitarbeiterteam gemeinsam die Termine für die schönsten Tage des Jahres festlegen.

Die Sommerferien stehen kurz bevor. Die Apothekenmitarbeiterin Petra Groß freut sich über ein Last-Minute-Schnäppchen und füllt ihren Urlaubsschein aus. Damit bringt sie den Apotheker in Bedrängnis: Just zu der Zeit, in der Frau Groß gen Süden fliegen will, sieht es ohnehin knapp aus mit der Personalbelegung in der Apotheke.

Natürlich kann der Apotheker die rechtlichen Fakten sprechen lassen. Besser aber ist es, wenn er die Urlaubsplanung als langfristig angelegtes Projekt definiert und gemeinsam mit den Mitarbeitern in einem Meeting überlegt, wie die Urlaubsplanung so organisiert werden kann, dass alle Mitarbeiter zufrieden sind. Das sollte auf der Grundlage der jeweiligen Arbeitsverträge geschehen, sofern dort außer der Anzahl der Urlaubstage weitere Regelungen getroffen sind.

Die Urlaube frühzeitig und einvernehmlich planen

Oberstes Prinzip bei der Urlaubsregelung ist: Die Arbeitsabläufe in der Apotheke und die Kundenbeziehungen dürfen von der Urlaubsplanung nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Es nutzt wenig, wenn die Urlaubswünsche aller Mitarbeiter Berücksichtigung finden, aber die Kundenbeziehungen leiden. Das heißt: Der Apotheker muss den Spagat schaffen zwischen Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Der Apotheker sollte das Teammeeting, bei dem die Urlaubsplanung für die nächsten Monate auf der Agenda steht, recht- und frühzeitig ansetzen. Falls möglich, plant er die Urlaubszeiten für das ganze nächste Jahr. So vermeidet er Vorkommnisse wie in dem Beispiel mit Petra Groß.

Dazu bindet er die Beteiligten in die Entscheidungsfindung ein. Warum sollte diese Frage, die alle Mitarbeiter angeht, über Paragrafen geklärt werden – und nicht im Einvernehmen mit den Mitarbeitern!

Ein genehmigter Urlaub darf in der Regel nicht zurückgezogen werden – sogar dann, wenn ein Mitarbeiter wegen der Krankheit eines Kollegen dringend gebraucht wird. Eine einvernehmliche Regelung aber, zu der der Mitarbeiter sein Ja-Wort gibt, ist zulässig. Darum darf vermutet werden: Wer Urlaubsregelungen immer im Konsens vornimmt, kann darauf hoffen, dass auch der Mitarbeiter Entgegenkommen zeigt, selbst wenn ihn das Arbeitsrecht nicht dazu zwingt.

Verbindliche Spielregeln formulieren

Bevor der Apotheker das erste Urlaubsmeeting ansetzt, legt er – am besten wiederum in Kooperation mit den Mitarbeitern – Regelungen für die Urlaubsplanung fest, zum Beispiel:

  • Urlaubsanträge werden ausschließlich über ein dafür entwickeltes Formular gestellt.
  • Für Urlaubsanträge gibt es eine "Deadline". Bis zu diesem Termin müssen die Mitarbeiter ihre Anträge eingereicht haben.
  • Für die Urlaubs-"Spitzenzeiten" wird eine Mindestbelegung festgesetzt. Darauf basierend kann eine Urlaubssperre verhängt werden. Aber wie gesagt: Die Urlaubsplanung erfolgt grundsätzlich so weit wie möglich im Konsens.
  • Für "Härtefälle" gibt es Entscheidungskriterien. Weil etwa Arbeitnehmer mit Kindern darauf angewiesen sind, ihren Urlaub zu bestimmten Zeiten zu nehmen, werden sie bevorzugt behandelt, sollte es einmal "hart auf hart" kommen. Vor allem der Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern ist bei der Urlaubsplanung sehr eingeschränkt.
  • Weitere Entscheidungskriterien sind die Apothekenzugehörigkeit, das Alter und der Familienstand: Verheiratete müssen den Urlaub für zwei Personen planen, während Ledige in ihrer Entscheidung zumeist unabhängiger sind.

Bei der Urlaubsplanung kann der Apotheker Softwarepakete nutzen, mit denen sich die Fehlzeitenplanung insgesamt am PC durchführen lässt. Mit dabei: PDF-Dateien für alle erforderlichen Dokumente wie Urlaubsantrag und Jahresurlaubsplanung.

Checkliste: Haben Sie Ihre Urlaubsplanung im Griff?


  • Führen Sie regelmäßig ein Urlaubsmeeting durch.
  • Setzen Sie einen "Urlaubs-Koordinator" ein.
  • Stellen Sie verbindliche Spielregeln für die Urlaubsplanung auf.
  • Entwerfen Sie einen Vertretungsplan.
  • Regeln Sie bei besonders wichtigen Geschäftspartnern die Kommunikation während der Abwesenheit des "Betreuers".

Vertretungsplan erstellen

Damit die Arbeitsabläufe in der Apotheke auch während der Abwesenheit eines Mitarbeiters geordnet über die Bühne gehen können, ist ein Vertretungsplan notwendig. Die Arbeit des glücklichen Urlaubers muss schließlich fortgesetzt werden. Dies gilt insbesondere, wenn ein Mitarbeiter eine besonders intensive Beziehung zu einem Kunden oder einem anderen Geschäftspartner aufgebaut hat, etwa zu einem Pharmareferenten oder einem Lieferanten.
Je wichtiger die Kunden- oder Geschäftspartnerbeziehung, desto sorgfältiger und detaillierter muss die Vertretungsplanung ausfallen.

Jeder Mitarbeiter, der eine besonders vertrauensvolle Beziehung zu einem Geschäftspartner innehält, informiert einen Kollegen oder den Apotheker über den "Stand der Dinge", bevor er in den Urlaub geht.

Wichtige Gespräche mit dem wichtigen Geschäftspartner sollten nicht in die Zeit des Urlaubs des Mitarbeiters gelegt werden. Ziel ist, dass der Geschäftspartner in der Urlaubszeit möglichst wenig Kontakt mit der Apotheke aufnehmen muss. Denn alle wichtigen Fragen sind vorab geklärt.

Trotzdem: Ein Kollege muss in der Lage sein, sich schnell und reibungslos in diese Beziehung einzuarbeiten, wenn der Geschäftspartner während der Abwesenheit seines Vertrauten zum Beispiel eine wichtige Frage hat.

Der Apotheker sollte es daher zur Auflage machen, dass der Mitarbeiter jene wichtigen Informationen auf jeden Fall in der guten alten Hängeregistermappe und im PC verfügbar hat.

Geschäftspartner informieren

In Ausnahmefällen kann es nützlich sein, den Geschäftspartner über die Abwesenheit seines vertrauten Mitarbeiters zu informieren und ihn zu bitten, falls wichtige Fragen geklärt werden müssen, dies vor dem Urlaub zu tun. Der Mitarbeiter kann jenem Geschäftspartner einfach und schnell per E-Mail Bescheid geben und mitteilen, sich bei Bedarf mit der Apotheke in Verbindung zu setzen: "Sie holen ja jeden Montag die Medikamente für Ihre Tochter bei uns ab. Vielleicht sollten wir vor meinem Urlaub in einem Gespräch noch abklären …"

Aufgabe des Apothekers ist es, all diese Regelungen im Mitarbeiterkreis zu kommunizieren. Die Urlaubszeit eines Kollegen oder gar des Apothekers selbst bedeutet für die "Verbliebenen" oft eine Mehrbelastung. Und da ist es nur fair, dies frühzeitig bekannt zu geben.

Fazit

Urlaube fallen nicht vom Himmel – die Urlaubszeiten können langfristig und unter Beteiligung sowie im Konsens mit den Mitarbeitern geplant werden. Und: Der Apotheker muss bei der Planung berücksichtigen, dass er selbst gewiss auch einmal in den Urlaub gehen möchte und eine Stellvertreterregelung gefunden werden muss.


Dr. Michael Madel, freier Autor und Kommunikationsberater

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