Praxis

Retaxfalle Kundenkarte

(tmb). Die Apotheken-EDV ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, um die vielfältigen und komplexen Abgabebestimmungen zu berücksichtigen. Darum hilft der richtige Umgang mit der EDV, so manche Retaxfalle zu umgehen. An anderen Stellen entstehen aber gerade durch die EDV neue Fallen. So kann die vielfach hilfreiche Speicherung von Kundendaten auch zur fehlerhaften Bearbeitung von Rezepten und damit zu Retaxationen führen.
Abb.1: Die richtige Eingabefolge deckt den falschen Kasseneintrag in der Kundendatei auf.

Wenn eine Kundenkarte in die Apotheken-EDV eingelesen wird, erscheint zunächst der Kundenname. Bei den meisten EDV-Systemen werden außerdem die folgenden Daten aus der Kundendatei übernommen:

  • das Institutskennzeichen der Krankenkasse,
  • der Zuzahlungsstatus "gebührenfrei" oder "gebührenpflichtig" und
  • als Abgabevorschlag das zuvor abgegebene wirkstoffgleiche Arzneimittel.

Die automatische Übertragung soll eine Vereinfachung sein und verleitet dazu, die Daten zu übernehmen, weil sie nicht manuell eingegeben werden müssen. Doch sollten diese Daten unbedingt mit den Angaben auf dem neuen Rezept verglichen werden. Denn erfahrungsgemäß sind Retaxationen gerade zu diesen Aspekten besonders häufig.

Wechselnde Daten

Das erste Problem droht beim Institutskennzeichen (Krankenkassennummer). Patienten wechseln ihre Krankenkassen, die Versicherungen fusionieren und erhalten neue Kassennummern. Nicht immer sind die Eintragungen auf der Kundenkarte auf dem neuesten Stand. Doch die Eingabe der falschen Krankenkasse hat für die Apotheke teure Folgen: Denn es werden die Rabattarzneimittel der falschen Krankenkasse angezeigt. Dies kann zu Null-Retaxationen führen. Wenn Sortimentsverträge durch neue Rabattverträge mit nur einem Vertragspartner pro Krankenkasse und Wirkstoff ersetzt werden, wird dieses Problem noch weitaus bedeutsamer als bisher.

Ebenso wie das Institutskennzeichen kann sich der Zuzahlungsstatus des Versicherten seit der letzten Überprüfung geändert haben. Wenn in der Apotheke keine Rezeptgebühr erhoben wird, weil der Patient irrtümlich als "gebührenfrei" eingestuft ist, droht ein entsprechender Abzug bei der Rezeptabrechnung.

Die Angabe des bisher für den Patienten verordneten Arzneimittels ist wichtig, um bei einer Umstellung angemessen beraten und die Compliance sichern zu können. Es sollte aber nicht automatisch unterstellt werden, dass das bisherige Arzneimittel wieder abgegeben werden darf. Denn Rabattverträge können wechseln und der Arzt kann seine Verordnungsweise geringfügig ändern. Häufig ist dies für den Patienten nicht erkennbar. Doch der Kundenkarte ist nur die frühere Abgabe, aber nicht die zugehörige Verordnung zu entnehmen. Ein Wechsel zwischen Wirkstoff- und Namensverordnung kann aber viele Konsequenzen für die zulässigen Auswahlmöglichkeiten haben, wie in früheren Folgen dieser Serie ausführlich beschrieben wurde. Es ist daher sehr riskant anzunehmen, dass das bisher verwendete Arzneimittel wieder abgegeben werden kann.

Angesichts dieser "Kundenkarten-Falle" rät Retaxfallen-Autor Dieter Drinhaus, die automatische Übernahme der Krankenkassennummer und des Gebührenstatus in der EDV zu unterbinden. Falls dies nicht möglich ist, müssen die gespeicherten Angaben immer mit der neuen Verordnung verglichen werden. Apotheker Drinhaus empfiehlt, zunächst die Krankenkassennummer einzutippen und erst dann den Kundennamen aufzurufen. Bei dieser Eingabefolge macht die EDV auf den falschen Kasseneintrag in der Kundendatei aufmerksam (siehe Abb. 1).

Kassennummern-Falle

Die Krankenkassennummer kann aber nicht nur bei der Übernahme von Kundenkarten mit überholten Daten zu einem Problem führen, sondern auch bei der Eingabe selbst. Denn um dem Apothekenpersonal das Eintippen der Krankenkassennummern zu ersparen, bieten viele EDV-Systeme eine Vorauswahl der am häufigsten in dieser Apotheke vorkommenden Krankenkassen an. Aus dieser Vorauswahl kann die Krankenkassennummer bequem übernommen werden, aber dabei droht die "Kassennummern-Falle". Denn manche Krankenkassen haben lange Namen, die in der EDV abgekürzt werden und dann nicht mehr zu unterscheiden sind. Insbesondere die Unterscheidung zwischen verschiedenen Bundesländern ist dann nicht mehr erkennbar. Auch für bundesweit tätige Kassen existieren vielfach mehrere unterschiedliche Institutskennzeichen für Versicherte in unterschiedlichen Bundesländern. Die gebräuchlichen Kurzbezeichnungen für viele Kassen können darüber jedoch hinwegtäuschen. Wer irrtümlich eine falsche Nummer auswählt, läuft Gefahr, dass die EDV falsche Rabattverträge anzeigt. Dass die Übernahme einer falschen Krankenkassennummer für die Apotheke sehr teuer werden kann, zeigt das folgende Beispiel.

Beispiel – falsche Krankenkassennummer

In diesem Beispiel sei Risperdal 4 mg N3 FTA 100 St. (PZN 1816181) zulasten der Techniker-Krankenkasse mit dem Institutskennzeichen 4077501 verordnet. Aus der Kundenkarte des Kunden übernimmt die EDV jedoch die Techniker-Krankenkasse mit dem Institutskennzeichen 1575519, die die Apothekenmitarbeiterin nicht mehr mit der Kassennummer auf dem Rezept vergleicht. Die EDV akzeptiert das verordnete Arzneimittel des Originalherstellers mit einem Preis von 592,64 €, ohne eine Austauschliste zu öffnen (siehe Abb. 2). Die Apothekenmitarbeiterin hält dies für korrekt und gibt das Originalprodukt ab.

Dass die Abgabe falsch war, zeigt die Retaxation in Höhe von 592,64 € einige Monate später. Die Überprüfung ergibt, dass tatsächlich kein Rabattarzneimittel abgegeben wurde. Hätte die Mitarbeiterin die korrekte Krankenkassennummer des jüngsten Rezeptes eingegeben, wären die auszutauschenden Rabattarzneimittel angezeigt worden (siehe Abb. 3). Denn maßgeblich für die Anzeige abzugebender Rabattarzneimittel ist nur die auf der Verordnung angegebene Krankenkasse mit dem dort verwendeten Institutskennzeichen.

Ehepaare in der Apotheke

Eine weitere Variante der Kassennummern-Falle droht, wenn Ehepartner gemeinsam in der Apotheke ihre Rezepte vorlegen. Dieser Fall verdient große Aufmerksamkeit, weil diese Situation im Apothekenalltag häufig vorkommt und in den meisten EDV-Systemen der drohende Fehler geradezu programmiert ist. Der Kern des Problems besteht darin, dass die Bearbeitung der Rezepte beider Ehepartner in der Kasse als nur ein Verkaufsvorgang erscheint. Denn meist bezahlen die Ehepartner gemeinsam, die Gebühren werden addiert und es wird nur ein Kassenbon erstellt. Manchmal haben die Ehepaare sogar eine gemeinsame Kundenkarte. Doch sie sind nicht unbedingt bei der gleichen Krankenkasse versichert und ihre Rezepte haben schon gar nicht zwangsläufig die gleiche Krankenkassennummer.

Nur wenn die Apothekenmitarbeiterin die unterschiedlichen Krankenkassen bemerkt, den Verkaufsvorgang für den ersten Ehepartner abschließt und eine neue Rezeptbearbeitung einleitet, wird sie erneut nach der Krankenkassennummer gefragt und läuft nicht in die Retaxfalle. Nach der Bedruckung des Rezeptes für den ersten Ehepartner muss demnach eine neue Rezeptbearbeitung begonnen werden, um die Krankenkassennummer ändern zu können. Anderenfalls ginge die EDV davon aus, dass auch die weiteren Rezepte zum ersten Ehepartner und der entsprechenden Krankenkasse gehören. Dann würde sich ein Fehler ergeben, wie er in der Abbildung 4 dargestellt ist. Dort wurde zunächst der Ehemann bedient und anschließend irrtümlich das Rezept für die Ehefrau mit der Krankenkassennummer des Ehemannes verarbeitet. Retaxationen sind in einem solchen Fall sehr wahrscheinlich.

Abb. 2: Für die aus der Kundenkarte übernommene Techniker-Krankenkasse 1575519 wird das Originalprodukt akzeptiert.
Abb. 3: Bei Eingabe der korrekten Techniker-Krankenkasse 4077501 werden die Rabatt­arzneien angezeigt.
Abb. 4: Die Rezepte beider Ehepartner werden irrtümlich mit der Angabe der Krankenkasse des Ehemannes verarbeitet.

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