Wie sich Apothekenleiter den nötigen Freiraum schaffen

Ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist für Apotheker in mehrerer Hinsicht von Vorteil: das Arbeitsklima verbessert sich, die Mitarbeiter sind motivierter und engagierter. Das wirkt sich auch auf das Kundenverhalten aus – und damit auf den wirtschaftlichen Erfolg einer Apotheke.
Warum ein gutes Zeit- und Selbstmanagement wichtig ist

Apothekenleiter müssen sich heute mehr denn je um unternehmerische, marketingstrategische und verkäuferische Aufgaben kümmern. Zudem wird die Mitarbeiterführung immer anspruchsvoller. Ohne ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist dies kaum zu bewältigen. Wer dazu noch zum Perfektionismus neigt, hat es schwer, den richtigen "Schnittpunkt" zwischen Aufwand und Ergebnis zu finden.

Der erste Schritt ist es deshalb, sich das Ziel zu setzen, seine Zeit effizient zu nutzen, also anfallende Aufgaben in einer sinnvollen Zeit zu erledigen. Denn naturgemäß gibt es Grenzen: Was zählt, ist nicht allein die Kraft und Energie, die wir einsetzen, sondern die Technik, die Methode, das zielorientierte Vorgehen. Dies beginnt schon mit der grundsätzlichen Entscheidung, was momentan zu tun ist: Wer sich entscheidet, jetzt wichtige Telefonate zu erledigen, sollte auch ausschließlich das tun. Es bringt nichts, nebenher noch einer PKA durch "Zeichensprache" und bedeutungsvolle Blicke etwas mitzuteilen oder nebenher die Post durchzusehen. Würde jemand die Gesamtzeit messen, die ein Apothekenleiter auf diese Weise benötigt, wäre diese länger, als wenn er die Dinge nacheinander tun würde. Deshalb lautet eine der wichtigsten Regeln für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement: Konzentration auf das Wesentliche.

Richtig delegieren

Das Übertragen von (anspruchsvollen) Aufgaben an die Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Innerhalb kleinerer Teams – wie es sie üblicherweise in Apotheken gibt – gewinnt das Delegieren und Übertragen von neuen Aufgaben an die Mitarbeiter eine besondere Bedeutung. Es ist wichtig, dass sich jeder auf den anderen verlassen kann und die Teammitglieder in der Lage sind, wenn Not an Mann – oder der Frau – ist, auch einmal zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und diese souverän zu bewältigen.

Selbst wenn es zunächst einmal Zeit kostet, einer PTA oder PKA eine neue Aufgabe genau zu erklären, so ist gerade dieser Zeitaufwand eine lohnende Investition. Wichtig ist natürlich, dass die Mitarbeiterin dann auch die Gelegenheit bekommt, das, was ihr gerade erklärt wurde, in der Praxis auszuprobieren. Außerdem sollte sie die nötige Unterstützung bekommen, falls sich Rückfragen ergeben und die Chance erhalten, einen neuen Anlauf zu machen, falls es beim ersten Mal noch nicht so gut funktioniert.

Da Übung bekanntlich den Meister macht, kann es manchmal auch etwas länger dauern, bis Mitarbeiter neuen Aufgaben gewachsen sind – dafür werden sie diese aber umso engagierter und verantwortungsvoller ausführen. Und damit tragen sie ganz wesentlich zur Entlastung des Apothekenleiters bei.

Sich Ziele setzen

Die Zielsetzung ist ein ganz wichtiger Schritt. Entscheidend ist, dass die Ziele konkret sind, beispielsweise eine bestimmte Umsatzsteigerung im Ergänzungssortiment oder ein einheitliches Verhalten der Mitarbeiter im Beschwerdefall. Eine gute Zielplanung beinhaltet:

  • die genaue Beschreibung des Ziels.
  • den konkreten Zeitpunkt, zu dem das Ziel erreicht werden soll.
  • die Erarbeitung und Festlegung der einzelnen Schritte und Maßnahmen, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen.
  • die Zerlegung des großen Ziels in kleine Teilziele. Daraus ergeben sich die einzelnen Etappen, die natürlich genauso verbindlich terminiert werden müssen.

Mit Hindernissen und Stör-faktoren gelassen umgehen

Dass auf dem Weg zum Ziel Störungen und Hürden auftreten, ist normal. Sich dagegen aufzulehnen, würde nur wertvolle Energie kosten. Besser ist es deshalb, Hindernisse als normale Störfaktoren hinzunehmen, sich davon aber nicht irritieren zu lassen. Dabei helfen folgende Fragen:

  • Was wäre jetzt zu tun, wenn diese Störung nicht auftreten würde?
  • Was ist wichtiger, die Störung zu beseitigen oder die geplante Aufgabe weiter zu erledigen?
  • Ist es die Störung überhaupt wert, sich damit zu beschäftigen? Kann sie ignoriert, sozusagen "links liegengelassen werden"?

Oft stellt sich dann heraus, dass es durchaus möglich ist, an den selbst gesetzten Prioritäten festzuhalten. Entscheidend ist deshalb auch nicht, was jetzt gerade besonders dringlich ist, sondern einzig und allein, was wichtig ist. Wer sich das bewusst macht, kann auch im größten Stress wesentlich gelassener bleiben.

Emotionale Reaktionen wie Wut, Ärger und Frustration sind ebenfalls große Zeit- und Energiefresser. Deshalb sollten Apothekenleiter versuchen, negative Erlebnisse als Erfahrung abzuhaken. Erst wenn sich die Emotionen gelegt haben und gerade ein ruhiger Moment es zulässt, können sie überlegen: Was kann ich daraus lernen, wie lassen sich solche Situationen künftig (weitgehend) vermeiden?

Unnötige Belastungen ausschalten

Ein typisches Problem von Führungskräften ist es auch, sich mit allem Möglichen zu belasten. Da tragen Mitarbeiter Probleme an sie heran, die Medien bringen allerlei Hiobsbotschaften aus den unterschiedlichsten Richtungen, so dass der Eindruck entsteht, man hätte mit immer stärkeren Herausforderungen zu kämpfen.

Dieser Eindruck kann zwar durchaus der Realität entsprechen. Doch jeder Apothekenleiter kann für sich entscheiden, womit er sich jetzt befasst und wo es besser ist, einfach erst einmal abzuwarten, weil noch gar nicht klar ist, in welche Richtung die Entwicklung geht und welche Handlungsempfehlung nun wirklich die beste ist.

Auch ist es nicht notwendig, ständig "das Rad neu zu erfinden": Bei der schnellen Problemlösung reicht es in den meisten Fällen aus, auf Bewährtes zurückzugreifen – natürlich vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen haben sich nicht wesentlich geändert.

Bei der steigenden Informationsflut ist es wichtig, zu selektieren: es ist nicht nötig, alles zu wissen. Entscheidend ist, zu wissen, wo sich welche Informationen befinden und wie man sie sich bei Bedarf schnell beschaffen kann. Auch dabei können die Mitarbeiter gut eingebunden werden: Vielleicht ist eine besonders gut organisierte PTA geradezu dafür prädestiniert, sofort zu wissen, wie man am besten und schnellsten an welche Information herankommt.

Fazit: Die richtige Balance von guter Organisation und Flexibilität ist die beste Mischung, um mehr Freiraum zu gewinnen und sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen zu können: Nämlich die Apotheke auch weiterhin erfolgreich führen zu können..

Regina Mittenhuber, Partnerin von Profitext, Fachredaktion für Marketing, Vertrieb und Unternehmensführung, Kitzingen

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