Neue Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

(lak/az). Ab sofort müssen auch Apotheken bestimmte Angaben in Übereinstimmung mit dem Handelsregister in ihren gewerblichen E-Mails aufnehmen. Darüber informiert der Newsletter Recht der Landesapothekerkammer Hessen.
Alle Unternehmen sind ab sofort zu ähnlichen Angaben wie in einem Geschäftsbriefkopf verpflichtet

Zum 1. Januar 2007 ist das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister – EHUG – in Kraft getreten. Der Zweck des Gesetzes besteht hauptsächlich darin, die Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister auf elektronischen Betrieb umzustellen und zu einem zentralen Register zusammenzuführen. Daneben enthält das Gesetz auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher E-Mails. So wurden § 37a bzw. § 125 a des Handelsgesetzbuches geändert, wonach nunmehr auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Art, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, bestimmte Pflichtangaben vorliegen müssen.

Durch die Neuerungen hat der Gesetzgeber nun klargestellt, dass auch für E-Mails, Postkarten oder Telefaxe die Kennzeichnungspflichten bestehen. Auch Angebote, Bestellscheine, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Quittungen in Form der E-Mail, Postkarte oder Telefax müssen gekennzeichnet werden.

Nicht kennzeichnungspflichtig sind hingegen bloße Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Im Zweifel empfiehlt sich jedoch, die Kennzeichnungspflicht bei allen versendeten E-Mails zu beachten.

Folgende Angaben müssen bei Apotheken, die in der Form des Einzelunternehmens geführt werden, auch in E-Mails künftig enthalten sein:

die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,

der Zusatz über die Rechtsform (die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann " oder "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e. Kfr."),

der Ort der Handelsniederlassung,

das Registergericht und

die Handelsregisternummer.

Beispiel:

Muster Apotheke,

Inhaber Max Mustermann, eingetragener Kaufmann

Musterstraße, Musterstadt,

Registergericht Musterstadt

Handelsregisternummer.

Bei Apotheken die in der Form der offenen Handelsgesellschaft geführt werden, sind diese Angaben nun verpflichtend: die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die Rechtsform (die Bezeichnung offene Handelsgesellschaft oder oHG), der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer.

Ein Beispiel:

Muster Apotheke oHG

Musterstraße, Musterstadt,

Registergericht Musterstadt

Handelsregisternummer.

Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts , die nicht im Handelsregister eingetragen ist, müssen nach § 15 der Gewerbeordnung die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ab dem 22. Mai 2007 ihre ladungsfähigen Anschriften angegeben werden. Der Zusatz GbR ist nicht vorgeschrieben, wird jedoch aus Gründen der Rechtsklarheit empfohlen.

Beispiel:

Muster Apotheke GbR

Max Mustermann und Mara Mustermann

Musterstraße

12345 Musterstadt

Sämtliche Angaben müssen in der E-Mail selbst erscheinen, ein Link beispielsweise auf das Impressum der Homepage der Apotheke, reicht nicht aus, um die gesetzlichen Erfordernisse angemessen zu berücksichtigen.

Üblicherweise werden die Pflichtangaben als Signatur in der E-Mail aufgeführt, konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. Als zusätzliche Angaben können Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mailanschrift, Internetadresse oder Bankverbindung mit Bankleitzahl angegeben werden. Soll die E-Mail als Rechnung verwendet werden, ist zu beachten, dass Rechnungen nach § 14 UStG die Angabe einer Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie die fortlaufende Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum enthalten müssen.

Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Das vom Registergericht festzusetzende Zwangsgeld kann im Einzelfall bis zu 5000 Euro betragen..

Fügen Sie Ihren E-Mails eine automatische Signatur an

Wenn Sie mit dem E-Mail-Programm Microsoft Outlook arbeiten, erstellen Sie sich am besten eine Signatur, die alle erforderlichen Angaben enthält und automatisch allen ausgehenden E-Mails angehängt wird.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Menü "Extras" auf "Optionen" und dann auf die Registerkarte "E-Mail-Format". Klicken Sie im Feld "Verfassen im Nachrichtenformat" auf das Format, mit dem Sie die Signatur verwenden möchten. Klicken Sie unter "Signatur" den Button "Signaturen" und dann auf "Neu". Geben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld einen Namen für die Signatur ein und gehen auf Weiter. Jetzt können Sie im Feld Signaturtext den Text für Ihre Signatur nach dem für Sie passenden Muster eingeben und auf "Fertig stellen" klicken.
Muster 1:
Muster Apotheke
Inhaber Maria Mustermann e. Kfr.
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 06123/ 12345
Telefax: 06123/ 34567
Eintragung: Registergericht Musterstadt Handelsregisternummer
Steuernummer: 78871345
Muster 2:
Muster Apotheke oHG
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 06123/ 12345
Telefax: 06123/ 34567
Eintragung: Registergericht Musterstadt Handelsregisternummer
Steuernummer: 78871345
Muster 3:
Muster Apotheke GbR
Maria Mustermann und Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 06123/ 12345
Telefax: 06123/ 34567
Steuernummer: 78871345
Hinweis:
Damit die Signatur automatisch in Ihre Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie unter Signatur ein E-Mailkonto und anschließend die Signatur aus, die Sie für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen verwenden möchten. Sie können hier verschiedene Signaturen verwenden.

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