Von BtM bis Transfusionsgesetz

Dokumentationspflichten in der Apotheke – was, wann, wie lange

Bonn - 02.01.2019, 07:00 Uhr

Apotheker unterliegen zahlreichen Dokumentationpflichten. (Foto: BillionPhotos.com/stock.adobe.com)

Apotheker unterliegen zahlreichen Dokumentationpflichten. (Foto: BillionPhotos.com/stock.adobe.com)


BtM, Blutprodukte und Gefahrstoffe

Alles, was mit Betäubungsmitteln zu tun hat, muss nur drei Jahre dokumentiert werden, also BtM- Rezepte, Lieferscheine und die Nachweise über die monatliche Überprüfung des Apothekenleiters des Bestandes bzw. der BtM-Bewegungen.

Auch Patientenkarteien der Substitutionsmitteleinnahme sind nach § 13 Abs. 1 BtMVV drei Jahre von der letzten Eintragung an gerechnet zu dokumentieren.  

Ganz schön lange: Blutzubereitungen

Verbleibsnachweise nach dem Transfusionsgesetz und ApBetrO § 17 Abs. 6a für Blutzubereitungen, menschliches Gewebe und gentechnisch hergestellte Plasmaproteine müssen mindestens 30 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden, bei längerer Aufbewahrung sind diese zu anonymisieren. Der Grund für diese enorm lange Aufbewahrungsfrist liegt darin, dass durch Blut schwere Erkrankungen übertragen werden können, die erst in vielen Jahren ausbrechen oder vielleicht heute noch nicht einmal bekannt sind, in zehn bis dreißig Jahren aber schon.

Was ist sonst noch zu dokumentieren?

In der Apotheke gibt es weitere, zahlreiche Dokumentationspflichten, die sich nicht aus der ApBetrO ergeben. Sollte ein Apotheke steuerbefreiten Alkohol zur Arzneimittel-Herstellung beziehen, muss das ein Alkoholverwendungsbuch geführt und die Bezüge und die Verwendung nach Steuerrecht dokumentiert und 10 Jahre lang aufbewahrt werden

Keine Fristen - aber trotzdem dokumentieren

Für das Medizinprodukte-Bestandsverzeichnis gibt es keine Aufbewahrungsfristen, es muss allerdings nach § 13 MPBetreibV stets auf aktuellem Stand gehalten werden. Das Medizinproduktebuch dagegen muss nach Außerbetriebnahme des entsprechenden Medizinproduktes noch 5 Jahre aufbewahrt werden.

Gefahrstoffe

Im Bereich der Gefahrstoffe muss das Gefahrstoff-Abgabebuch ebenfalls fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Das Gefahrstoff-Verzeichnis ist gemäß § 6 Abs.10 GefStoffV unbegrenzt aufzubewahren und erforderlichenfalls zu aktualisieren, wenn es maßgebliche Veränderungen erforderlich machen. 

Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahrstoffen sind nach § 14 Abs. 1 und 2 GefStoffV Arbeitsbereichs-, stoff- und gefährdungsbezogen auf dem aktuellen Stand zu halten und bei maßgeblichen Veränderungen, die Gefährdungsbeurteilung berücksichtigend, zu aktualisieren. Einige Apothekerkammern empfehlen eine Aufbewahrung dieser Betriebsanweisungen über 3 Jahre, vorgeschrieben ist das allerdings nicht.

In der Apotheke ist nach § 14 Abs. 3 GefStoffV ein stets aktualisiertes Verzeichnis der Beschäftigten zu führen, die mit krebserzeugenden (C), erbgutschädigenden (M) oder fruchtschädigenden (R) Gefahrstoffen (CMR-Stoffe) arbeiten. Das Verzeichnis ist bis 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren bzw. bei Ende des Arbeitsverhältnisses dem Mitarbeiter die ihn betreffenden Daten auszuhändigen.

 



Lars Peter Frohn, Apotheker, Autor DAZ.online
radaktion@daz.online


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