Das kann in den Müll…

Verschiedene Unterlagen, die im Jahr 2008 und früher erstellt wurden – etwa Bankbürgschaften, Betriebsprüfungsberichte, Depotauszüge, Finanz- und Gehaltsberichte, Geschäftsbriefe, Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel, Preislisten, Schriftwechsel, Versicherungspolicen – sowie diverse Unterlagen aus dem Jahr 2004 und früher – beispielsweise Abrechnungsunterlagen, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bankbelege, Betriebskostenrechnungen, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kontoauszüge, Kreditunterlagen, Lieferscheine, Quittungen, Steuer- und Versandunterlagen – können laut der Liste seit Anfang dieses Jahres in den Müll wandern.

Darüber hinaus gibt die Treuhand einige Hinweise: So muss für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare auf das Kalenderjahr der Erstellung abgestellt werden. Diese Unterlagen dürften nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für eine begonnene Außenprüfung, anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen, ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung. Zudem empfiehlt die Treuhand, von Unterlagen aus Thermopapier Kopien anzufertigen, da Thermopapier je nach Qualität nur vier Jahre haltbar ist. Damit bleibe die Kopie für den Aufbewahrungszeitraum (zehn Jahre) lesbar.

Neben weiteren Informationen zur Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften und der privaten Aufbewahrungspflicht bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück enthält die PDF auch Allgemeines zu aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Etwa zur Frage, welche Unterlagen in welcher Form aufzubewahren sind – in Papierform oder digital? Was gilt für die Speicherung von E-Mails, dem elektronischen Kassenbuch, elektronischen Kontoauszügen beim Online-Banking und Lieferscheinen? Zur Zusammenstellung der Treuhand auf der Internetseite der Apothekerkammer Berlin gelangen Sie hier.